Cómo apropiarse de la comunicación de su empresa de forma que aumente sus ingresos y su productividad

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Multi-number WhatsApp management and integration platform

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Ishay Tentser

Dirijo Initech, una empresa israelí de desarrollo de software. La fundamos hace más de 10 años. Ahora nuestra empresa tiene más de 20 miembros, así que mucha de la comunicación interna y externa pasa primero por los directores y luego por mí y mi cofundador. 

Aunque delegamos las responsabilidades, nos sigue costando mucho tiempo asegurarnos de que no haya cambios inesperados en el flujo acordado con nuestros clientes.

Lo ideal es que cada movimiento, solicitud y cambio de planes quede documentado, de modo que usted sólo tenga que revisar el resumen, dar instrucciones y seguir adelante.

Pero en el mundo real, la mayoría de las decisiones empresariales se aprueban de manera informal. La mayoría de las veces se hace a través de correos electrónicos, mensajes, reuniones y llamadas de alarma. Reenviar mensajes de un lado a otro solo crea más confusión, y si la aprobación informal se pierde o el cliente la olvida, reclamar las horas no pagadas puede convertirse en una tarea imposible.

Este problema no era tan tangible cuando Initech era un equipo pequeño formado sólo por Igor, mi cofundador técnico y director de tecnología, e Igor, mi cofundador técnico y director de tecnología. Pero desde que la empresa creció con clientes, desarrolladores, gestores de proyectos, proveedores y contratistas, nuestro tiempo empezó a escasear demasiado como para gestionarlo nosotros solos.

Como resultado, se necesita mucho tiempo y esfuerzo sólo para mantenerse al día. ¿Cómo mantenerse al día sobre los acuerdos situacionales y el cambio de planes sin hundirse en la microgestión a medida que crece la empresa? 

Siga conmigo y descubrirá por qué hemos desarrollado Timelines, una aplicación que almacena la información de su empresa y la pone a disposición de su equipo o sus clientes cuando la necesiten. También puedes registrarte para utilizarla de forma totalmente gratuita.

Prueba TimelinesAI gratis

Acceda fácilmente a los mensajes de sus clientes y asegúrese de que nunca se pierden

La historia empezó hace 5 años. Perdimos unos 5.000 dólares y varios días laborables en operaciones varias mientras teníamos que pasar por un proceso de litigio. El problema principal era una enorme pérdida de tiempo y atención que no te permite centrarte en el negocio principal.

Casi sientes cómo se consume tu dinero cuando pierdes el tiempo recopilando manualmente mensajes, documentos y construyendo una cronología visual para que el abogado pueda entender mejor el caso y presentarlo ante el tribunal. Mi cofundador Igor tuvo que pasar varios días copiando/pegando manualmente cada mensaje... si éramos capaces de encontrarlo. Nuestro tiempo dedicado a buscar mensajes de varios años de antigüedad se valoraba en miles de dólares al día, sin incluir la pérdida de nuevas oportunidades que no pudimos aprovechar.

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Encontrar mensajes que pertenecen al mismo tema es más difícil de lo que parece

 

Además, una parte importante de esa comunicación pasó por la bandeja de entrada de nuestro jefe de proyecto, que para entonces ya había dejado la empresa. ya había dejado la empresa para entonces. Vaya, ¿verdad?

conocimientos y pruebas

No hay una manera fácil de transferir la información que concierne a la historia de la contabilidad de tu empresa a todo el equipo. Y si se pierde, se pierde para siempre. Además, a veces nuestros clientes olvidan que han aprobado trabajos adicionales, por lo que tener a mano su mensaje como prueba es útil para cobrar.

Así fue como se nos ocurrió la idea de crear una herramienta que almacenara la comunicación empresarial en un único lugar, con los mensajes organizados en torno a un tema o proyecto determinado. Un sistema así te permitiría entrar en el contexto de cualquier discusión de un vistazo y compartir la información con tus compañeros de equipo o clientes cuando la necesitaran. de un vistazo y compartir la información con tus compañeros o clientes.

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Compartir mensajes de Whatsapp ahora es fácil con TimelinesAI

La visión se convirtió rápidamente en algo más que estar preparado para cualquier litigio futuro.

Siempre es mejor mantener buenas relaciones con sus clientes, contratistas y socios a largo plazo de primera mano. Para conseguirlo, Timelines permite a tu equipo tomar decisiones con conocimiento de causa, ya que todo lo que has hablado con tus socios queda almacenado y se puede compartir fácilmente bajo demanda. 

Ponga en práctica la información sobre las negociaciones recientes y las actualizaciones de los proyectos

Parecería que la implantación de un CRM resolvería el problema de la gestión de clientes, ¿verdad? Nosotros también lo pensamos. Intentamos utilizar ZohoCRM y más tarde PipeDrive para gestionar a nuestros clientes. Ninguno de los dos ha ayudado realmente a nuestra situación.

Hemos aprendido que los CRM son más adecuados para organizar ciclos de ventas bien estructurados y repetibles. Pero si necesitas ver y compartir rápidamente mensajes específicos en el contexto de proyectos vivos, los CRM no cumplen tus objetivos. 

imagen 4Los CRM suelen cubrir sólo los primeros pasos de la comunicación. Así que cuando los clientes potenciales se convierten en clientes e incluso en socios a largo plazo, el ticket suele estar cerrado desde hace mucho tiempo. Pero, irónicamente, las asociaciones a largo plazo también tienen el historial más rico de negociaciones, matices, acuerdos afinados y descuentos personales, por lo que enterrar esta información bajo un montón de años de mensajes de ida y vuelta sería una gran pérdida, ¿verdad?

Para nosotros, Timelines se convirtió en la solución óptima. En Initech, la utilizamos para almacenar e intercambiar los mensajes más importantes de nuestros clientes, socios y proveedores. Prestamos especial atención a garantizar que puedan transferirse fácilmente entre los miembros del equipo e incluso a terceros, con un control granular del acceso. Para nuestra satisfacción, nos ha resultado útil más a menudo de lo que esperábamos.

los años de negociaciones

Por ejemplo, nos sentimos seguros en caso de que alguien de nuestro equipo dimita, coja días de baja por enfermedad y vacaciones o si otra persona se hace cargo del proyecto. Podemos pasar fácilmente el Timeline al miembro adecuado del equipo y sabrá tanto como si llevara años trabajando en el caso.

Además, no es la única parte que puede perder información vital para sus operaciones.
La semana pasada nuestro cliente había despedido a su gestor de proyectos y se puso a trabajar directamente con nosotros. Estaba completamente al margen del flujo de trabajo y de sus obligaciones de pago con Initech. Cuando emitimos las horas de trabajo no pagadas, el cliente nos pidió pruebas. Lo bueno es que ya utilizábamos Timelines, así que encontrar y compartir todos los mensajes apropiados de su gestor de proyectos en un Timeline ordenado fue sencillo. Nos pagaron sin objeciones.

aportar pruebas

Además, nos ahorra a Igor y a mí mucho tiempo a la hora de planificar proyectos y desarrollar la cooperación con nuestros clientes. Todas las semanas tenemos una reunión con nuestros jefes de proyecto para mantenernos al día y saber si hace falta alguna aportación por nuestra parte.

Antes de introducir Timelines en nuestra rutina, esas reuniones podían durar fácilmente un par de horas. A veces pedíamos detalles sobre cómo y por qué se había acordado algo, y nuestros jefes no tenían las respuestas a mano. En ese caso, barajaban los correos electrónicos mientras esperábamos. Lo entiendo, nos pasa a los mejores, pero las pausas para buscar cosas son demasiado incómodas, largas y cuestan tiempo a todos. Lo más probable es que tampoco encuentres el mensaje correcto, por lo que eres propenso a revisar un montón de correos reenviados cuando la reunión ya ha terminado... ¿y si el asunto se trató en Messenger o Slack? 

Con las líneas de tiempo, puedes pedirle a un compañero que cree y comparta contigo la línea de tiempo adecuada. Puede hacerse con carácter retroactivo, y siempre puedes volver a ella más tarde, ya que existe la comodidad de que estará ahí para ti. 

Nos ayuda a reducir los gastos generales de gestión de dos reuniones semanales a solo una reunión de una hora. Así que, teniendo en cuenta que hemos duplicado el número de proyectos que llevamos a cabo, de 7-8 a 15, ¡es un gran ahorro de tiempo!

Como resultado, todos los miembros de nuestro equipo de gestión están siempre al día de los últimos cambios que se producen en nuestros proyectos. Nosotros mismos conocemos el estado de cada cuenta sin necesidad de participar directamente en cada conversación.

Es impresionante cuando cito algunos detalles importantes del proyecto palabra por palabra, aunque mis clientes sólo los hayan compartido antes con el jefe de proyecto. Y todo lo que tengo que hacer es abrir la línea de tiempo correspondiente. 

Así es como funciona para mí ahora:

  1. Cuando necesito conocer los detalles de lo que se habló con un cliente, no tengo más que pedir a mi compañero de equipo que lo comparta a través de Timelines.
  2. Cualquier miembro del equipo que haya tenido una conversación importante suele dejar una breve nota de resumen en Timelines (a menos que se envíe un resumen por escrito a un cliente, que también va a Timelines).
  3. Los mensajes se organizan cronológicamente y se deduplican automáticamente. La aplicación es compatible con clientes de correo electrónico y mensajes de WhatsApp, y pronto habrá más integraciones, como Slack. 
  4. Puedo ver un mensaje y ampliarlo a toda la conversación si creo que necesito más detalles. También se importan todos los archivos adjuntos, así que siempre los tengo a mano.

Así que si quieres reducir significativamente el tiempo dedicado a revisar y discutir mensajes en las reuniones, prueba a utilizar Timelines. 

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Utilizar TimelinesAI a medida que evoluciona y aporta valor adicional a las empresas que tienen muchas negociaciones en su flujo de trabajo. 

Mi equipo y yo mismo utilizamos Timelines, por lo que conocemos de primera mano las molestias que alivia y nos esforzamos por hacerla aún más valiosa para las empresas. Tenemos una visión sólida del valor que Timelines aporta a una empresa. En dos palabras, TimelinesAI le permite ser dueño de la comunicación de su empresa.

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La aplicación almacena información sobre tus cuentas, acuerdos y el historial de las negociaciones del proyecto. Timelines facilita el intercambio de esta información entre todo el equipo, de forma que nunca se pierdan estos conocimientos. Te ayuda a tomar decisiones con conocimiento de causa y a mejorar las relaciones con tus clientes. Además, puede compartir estos mensajes como prueba en casos excepcionales de desacuerdo.

En un futuro no muy lejano, vamos a añadir más integraciones con canales en los que tiene lugar la comunicación de tu empresa. Slack es el obvio (ya lo estamos probando internamente), pero ¿quizás deberíamos considerar otros canales que son vitales para tu negocio?  

¿Qué más deberíamos añadir? Todo depende de usted, porque estamos dispuestos a escucharle.
Nuestro objetivo es hacer que la aplicación ofrezca un nivel de valor por el que estarías encantado de pagar. Por eso ahora es completamente gratuita: te ofrecemos nuestro esfuerzo y nuestros recursos para que nos des tu opinión.

Prueba Timelines y cuéntame qué te parece. 

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He cofundado TimelinesAI para ayudar a directivos y directores generales a revisar la comunicación en un abrir y cerrar de ojos y compartir los mensajes empresariales más importantes con todo el equipo con facilidad.

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TimelinesAI ayuda a las empresas con varios números individuales a obtener una visibilidad de 360° e impulsar el rendimiento en WhatsApp.

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