Integración de TimelinesAI y Zoho CRM

Puedes sincronizar nuevos contactos de WhatsApp a Zoho CRM (y CRM Plus) a través de la integración TimelinesAI-Zoho CRM.

Cómo configurar la integración de Zoho CRM en TimelinesAI

Cosas a tener en cuenta antes de integrar TimelinesAI con Zoho CRM:

  1. Esta integración sincroniza los contactos y chats de WhatsApp con Zoho CRM
  2. Sólo el propietario del espacio de trabajo puede establecer la conexión (conexión maestra)

Verás la sección Zoho CRM disponible dentro de la barra lateral que está a la izquierda:

Al hacer clic en el botón "Conectar Zoho CRM" te llevará a una página OAuth donde permitirás el acceso a tu Zoho CRM. Tras aprobar el acceso, volverás a la sección de Zoho CRM en TimelinesAI.

Ajustes de integración

Ahora que hemos establecido una conexión entre TimelinesAI y Zoho CRM, procederemos a configurarlo antes de activar la integración.

  • Estos pasos deben seguirse para configurar y activar con éxito su integración con Zoho CRM.

Verás los siguientes ajustes de integración:

  • Sincronizar destino:

Aquí podrás seleccionar el módulo de Zoho CRM con el que te gustaría sincronizar tus contactos. Es importante tener en cuenta que sólo los módulos que tienen un campo "Número de teléfono" serán elegibles dentro de este menú desplegable.

Si no ves el módulo en el que deseas sincronizar los contactos, asegúrate de que dispone del campo "Número de teléfono".

  • Selecciona el campo para sincronizar el número de WhatsApp del contacto:

Esta opción te permite determinar el campo que tendrá el número de WhatsApp de tu contacto: puedes seleccionar "Teléfono" o "Móvil".

  • Seleccione el campo para sincronizar el nombre del contacto:

Al igual que el anterior, este menú desplegable te permite elegir el campo en el que se sincronizará el nombre de tu contacto.

  • Seleccione el campo para sincronizar el enlace del chat:

Esta opción te permitirá seleccionar en qué campo quieres sincronizar el enlace/URL del chat. Es útil, ya que te permite acceder al hilo de chat en TimelinesAI cuando se hace clic en él. Te sugerimos que crees un campo personalizado que pueda identificarlo correctamente para que te resulte más fácil cuando revises la información de tus contactos.

  • Seleccione el campo para sincronizar la fuente de clientes potenciales:

La fuente de clientes potenciales le permite filtrar fácilmente los contactos en Zoho CRM. Gracias a nuestra integración, se creará un lead source "TimelinesAI". Esto se aplicará a todos los contactos creados a través de la integración y estará disponible para ser utilizado en tareas tales como Zoho Workflow Rules.

Después de configurar todo como corresponde, verás un botón verde "Activar integración" debajo. Puedes hacer clic en él para activar la integración, de modo que los contactos puedan sincronizarse en función de los ajustes que acabas de configurar.

Comprobación y modificación de los parámetros de integración

  • Al hacer clic en el botón "Activar integración " se creará un contacto de prueba. Si esto no sucede, entonces el sistema le proporcionará un mensaje de error indicando el problema que lo causó.
  • Además, cuando actives la integración, no podrás modificar los ajustes. Tendrás que hacer clic en el botón "Desactivar y editar ajustes" (aparecerá después de activar la integración), para poder modificar los ajustes en consecuencia:

  • Si modifica el destino de sincronización, se borrarán los demás ajustes.
  • Por último, si actualizas (o sales) de la página antes de guardar los cambios aquí, el sistema borrará tus campos y olvidará todo lo que hayas configurado. Por lo tanto, asegúrese de guardar siempre los cambios haciendo clic en el botón "Activar integración".

¿Cómo funciona la integración?

La integración emparejará tus contactos de WhatsApp y Zoho CRM basándose en su número de teléfono. Si no coincide ningún número de teléfono en Zoho CRM, se creará automáticamente un nuevo contacto. Los contactos creados en Zoho CRM mostrarán sus números en Formato Internacional .

  • Nota: los contactos de los chats de grupo no se sincronizarán.

Los contactos creados contendrán los siguientes elementos:

1. Propietario del contacto: Se asignará en función de lo siguiente:

  • El usuario de Zoho CRM (dentro de la cuenta de la organización Zoho): Compararemos la dirección de correo electrónico del usuario en Zoho con la del propietario de la cuenta de WhatsApp en TimelinesAI, de donde procede el contacto
  • Si no hay coincidencia, el usuario de Zoho CRM que estableció la conexión entre TimelinesAI y Zoho CRM será asignado como propietario de dicho contacto.

2. Contact Name: Contacts will be named as “New WhatsApp contact: <phone number>”.

Ten en cuenta que, si el contacto se renombra en WhatsApp, el mismo contacto también se renombrará en Zoho

3. Teléfono: Este campo contendrá el número de teléfono del contacto
4. Lead Source: Se establecerá como "TimelinesAI"
5. Creado por: Este campo indicará el propietario del contacto, junto con una marca de tiempo
6. 6. Descripción: Aquí encontrarás el enlace de chat de TimelinesAI (por ejemplo: https://app.timelines.ai/chat/7004887/messages/)


Sincronización del chat de WhatsApp en los contactos de Zoho CRM

TimelinesAI sincronizará los chats dentro de tus Contactos en Zoho CRM. Los chats se mostrarán en la sección Notas.

  1. Todos los mensajes de chat de WhatsApp ocurridos durante una fecha concreta se agruparán en una Nota
  2. El título de la nota será "Chat de WhatsApp con [Nombre de contacto] (DD/MM/AAAA)":

  • Archivos adjuntos: Sincronizaremos los archivos adjuntos enviados dentro de tus chats de WhatsApp: estarán disponibles en sus respectivas Notas.
  • URL del chat directo: Este enlace te permitirá comprobar el mensaje en TimelinesAI, revisando el hilo de chat con ese contacto

Si la conversación continúa en otra fecha, entonces el sistema creará una nueva Nota dentro de ese contacto en Zoho, detallando la fecha relevante y agrupando todos los mensajes que fueron enviados.

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