Guía de Instalación de la Integración de WhatsApp y HubSpot

Cómo configurar la integración de WhatsApp con HubSpot usando TimelinesAI

  1. Inicia sesión en TimelinesAI o registra una cuenta de TimelinesAI si aún no la tienes;
  2. Conecta tu cuenta de WhatsApp a TimelinesAI accediendo a la pestaña Mi cuenta en el menú de navegación de WhatsApp y escaneando el código QR con tu aplicación móvil de WhatsApp (funciona tanto con cuentas de WhatsApp normales como de empresa);
  3. Ve a la página de integración de HubSpot en tu cuenta de TimelinesAI y haz clic en "Conectar HubSpot".
  4. Si tu usuario de HubSpot está vinculado a varias cuentas de HubSpot, elige la cuenta de HubSpot que quieres conectar a TimelinesAI (las conversaciones de WhatsApp se sincronizarán con esa cuenta);
  5. Aprueba el acceso a los datos de tu cuenta de HubSpot haciendo clic en "Conectar aplicación";
  6. Configure los ajustes de integración eligiendo la frecuencia de sincronización y la preferencia de creación automática de contactos y ofertas (siempre puede volver aquí más tarde para cambiar los ajustes);
  7. Haz clic en "Probar integración" (se desactivará si aún no has conectado la cuenta de WhatsApp);
  8. Aparecerá una ventana emergente con un enlace a un contacto de prueba creado en tu cuenta de HubSpot, haz clic en él. Si no has visto la ventana emergente, navega a tu cuenta de HubSpot y busca el contacto "TimelinesAI Support";
  9. Ve a la pestaña "Actividad" y selecciona "TimelinesAI - Integración de WhatsApp", para que tu mensaje de WhatsApp se muestre para los contactos;Integración Whatsapp Hubspot
  10. Ve a Ventas / Ofertas y busca "Oferta Whatsapp (Soporte TimelinesAI)". Ve a la pestaña "Actividad" y selecciona "TimelinesAI - Integración de WhatsApp".
  11. ¡Ya está todo listo! A partir de este momento, los mensajes de las cuentas de WhatsApp conectadas en tu espacio de trabajo de TimelinesAI aparecerán automáticamente en la cronología de actividad de los contactos y tratos correspondientes (según la configuración de la integración).

How WhatsApp <> HubSpot integration works on TimelinesAI

  • Los contactos de tu cuenta de WhatsApp se emparejarán automáticamente con los contactos de Hubspot en función de su número de WhatsApp. El emparejamiento funcionará con cualquier formato de número de teléfono en el que guardes los números (con o sin signo más/código de país/etc.).
  • Los mensajes de WhatsApp se insertan como un elemento de actividad personalizado en el feed de actividad de un contacto y la última transacción relacionada actualizada (si existe). Las entradas se agregarán según la configuración de "Frecuencia de sincronización". El ajuste "En tiempo real" sincronizará los mensajes instantáneamente, pero puede optar por una frecuencia diferente, que sincronizará y agregará los mensajes una vez cada pocas horas. Deberías considerar elegir una frecuencia de 12 horas o incluso de 24 horas si tienes una comunicación de WhatsApp muy ocupada, para evitar saturar el feed de actividad y llegar a los límites de llamadas API en tu cuenta de HubSpot.
  • Los archivos adjuntos enviados o recibidos en los chats de WhatsApp con tus contactos se cargarán automáticamente en la sección Archivos de tu cuenta de HubSpot y se vincularán a los mensajes correspondientes en los feeds de Actividad de contactos y tratos.

Creación automática y asignación de propiedad para Contactos y Negociaciones

  • Para crear automáticamente un Contacto en tu cuenta de HubSpot en caso de que no se encuentre ninguna coincidencia por número de teléfono, activa "Crear nuevas Personas automáticamente" en la página de configuración de la integración.
  • Para crear automáticamente un trato en caso de que no haya ningún trato vinculado al contacto creado automáticamente, active "Crear nuevos tratos automáticamente" en la página de configuración de la integración.
  • Cuando se crea automáticamente un Contacto o una Transacción, el usuario de HubSpot que creó la integración será asignado como Propietario por defecto.
  • Si un Contacto y/o Trato es auto-creado en HubSpot por TimelinesAI cuando se recibe el primer mensaje en un nuevo chat, es probable que la única información que se conozca sobre el nuevo contacto sea su número de WhatsApp. Por lo tanto, el nuevo Contacto / Trato en HubSpot será nombrado de acuerdo con el número. Una vez que dicho contacto sea renombrado en TimelinesAI o en la cuenta de WhatsApp, también será renombrado automáticamente en HubSpot. Un Contacto o Trato que no haya sido auto-creado, no será renombrado automáticamente.

Cómo sincronizar varias cuentas de WhatsApp en HubSpot a través de TimelinesAI

  • Tu equipo puede conectar varios números de WhatsApp. Puede ser útil en caso de que tus vendedores utilicen números individuales, o si tienes varios departamentos que utilizan Whatsapp para distintos fines (ventas, atención al cliente, evaluación de clientes potenciales, etc.).
  • Para conectar números de WhatsApp adicionales, solo tienes que invitar al miembro del equipo a TimelinesAI y pedirle que escanee el código QR de la pestaña WhatsApp con su aplicación Whatsapp. Un perfil de usuario puede conectar un único número de WhatsApp, pero todos los usuarios de tu espacio de trabajo pueden hacerlo. Técnicamente, es posible conectar un número ilimitado de números de Whatsapp de esta forma (sujeto a la compra de plazas en tu plan).
  • Si tienes la integración de HubSpot activa en este espacio de trabajo, todos los chats de todas las cuentas de WhatsApp conectadas se sincronizarán sin problemas, igual que en el caso de una sola cuenta de WhatsApp.
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