Intégration de TimelinesAI et de Zoho CRM

Vous pouvez synchroniser les nouveaux contacts de WhatsApp avec Zoho CRM (et CRM Plus) grâce à l'intégration TimelinesAI-Zoho CRM.

Comment configurer l'intégration de Zoho CRM sur TimelinesAI

Ce qu'il faut garder à l'esprit avant d'intégrer TimelinesAI à Zoho CRM :

  1. Cette intégration synchronise les contacts et les discussions de WhatsApp avec Zoho CRM.
  2. Seul le propriétaire de l'espace de travail peut établir la connexion (connexion maître).

Vous verrez la section Zoho CRM disponible dans la barre latérale de gauche :

En cliquant sur le bouton "Connecter Zoho CRM", vous accéderez à une page OAuth où vous autoriserez l'accès à votre Zoho CRM. Après avoir approuvé l'accès, vous serez ramené à la section Zoho CRM sur TimelinesAI.

Paramètres d'intégration

Maintenant que nous avons établi une connexion entre TimelinesAI et Zoho CRM, nous allons la configurer avant d'activer l'intégration.

  • Ces étapes doivent être suivies pour configurer et activer avec succès votre intégration Zoho CRM.

Vous verrez les paramètres d'intégration suivants :

  • Destination de la synchronisation :

Ici, vous pourrez sélectionner le module Zoho CRM dans lequel vous souhaitez que vos contacts soient synchronisés. Il est important de noter que seuls les modules qui ont un champ "Numéro de téléphone" seront éligibles dans cette liste déroulante.

Si vous ne voyez pas le module que vous souhaitez utiliser pour synchroniser vos contacts, vérifiez que le champ "Numéro de téléphone" est disponible.

  • Sélectionnez le champ pour synchroniser le numéro WhatsApp du contact :

Cette option vous permet de déterminer le champ du numéro WhatsApp de votre contact - vous pouvez sélectionner "Téléphone" ou "Mobile".

  • Sélectionnez le champ pour synchroniser le nom du contact :

Comme le précédent, ce menu déroulant vous permet de choisir le champ dans lequel le nom de votre contact sera synchronisé.

  • Sélectionnez le champ pour synchroniser le lien du chat :

Cette option vous permet de sélectionner le champ dans lequel vous souhaitez que votre lien/URL de chat soit synchronisé. Il est utile, car il vous permet d'accéder au fil de discussion sur TimelinesAI lorsque vous cliquez dessus. Nous vous suggérons de créer un champ personnalisé qui puisse l'identifier correctement pour vous, de façon à ce que ce soit plus facile lorsque vous consultez les informations sur vos contacts.

  • Sélectionnez le champ pour synchroniser la source de leads :

La source de leads vous permet de filtrer facilement les contacts sur Zoho CRM. Une source de leads "TimelinesAI" sera créée grâce à notre intégration. Elle sera appliquée à tous les contacts créés via l'intégration et sera disponible pour être utilisée dans des tâches telles que les règles de flux de travail Zoho.

Après avoir tout configuré en conséquence, vous verrez un bouton vert "Activer l'intégration" ci-dessous. Vous pouvez cliquer dessus pour activer l'intégration, afin que les contacts puissent se synchroniser en fonction des paramètres que vous venez de configurer.

Test et modification des paramètres d'intégration

  • En cliquant sur le bouton "Activer l'intégration", vous créerez un contact test. Si ce n'est pas le cas, le système vous fournira un message d'erreur indiquant le problème qui l'a provoqué.
  • De plus, lorsque vous activez l'intégration, vous ne pourrez pas modifier les paramètres. Vous devrez cliquer sur le bouton "Désactiver et modifier les paramètres" (qui s'affichera après l'activation de l'intégration), afin de pouvoir modifier les paramètres en conséquence :

  • Si vous modifiez la destination de la synchronisation, les autres paramètres ci-dessous seront effacés.
  • Enfin, si vous actualisez (ou quittez) la page avant d'avoir enregistré vos modifications ici, le système effacera vos champs et oubliera tout ce que vous avez configuré. Veillez donc à toujours enregistrer vos modifications en cliquant sur le bouton "Activer l'intégration".

Comment fonctionne l'intégration ?

L'intégration fera correspondre vos contacts de WhatsApp et de Zoho CRM sur la base de leur numéro de téléphone. Si aucun numéro de téléphone ne correspond à celui de Zoho CRM, un nouveau contact sera automatiquement créé. Les contacts créés sur Zoho CRM afficheront leurs numéros en Format international .

  • Remarque : les contacts des discussions de groupe ne seront pas synchronisés.

Le(s) contact(s) créé(s) contiendra(ont) les éléments suivants :

1. Propriétaire du contact: Il sera attribué en fonction des éléments suivants :

  • L'utilisateur de Zoho CRM (dans le compte de l'organisation Zoho): Nous ferons correspondre l'adresse électronique de l'utilisateur dans Zoho avec celle du propriétaire du compte WhatsApp dans TimelinesAI, d'où provient le contact.
  • S'il n'y a pas de correspondance, l'utilisateur de Zoho CRM qui a établi la connexion entre TimelinesAI et Zoho CRM sera désigné comme propriétaire de ce contact.

2. Contact Name: Contacts will be named as “New WhatsApp contact: <phone number>”.

N'oubliez pas que si le contact est renommé sur WhatsApp, il le sera également sur Zoho.

3. Téléphone: Ce champ contient le numéro de téléphone du contact
4. Lead Source: Il sera défini comme "TimelinesAI"
5. Créé par : Ce champ indiquera le propriétaire du contact, ainsi qu'un horodatage
6. Description: Vous trouverez ici le lien de clavardage de TimelinesAI (c.-à-d. : https://app.timelines.ai/chat/7004887/messages/).


Synchronisation des conversations WhatsApp sur les contacts Zoho CRM

TimelinesAI synchronisera les chats dans vos contacts sur Zoho CRM. Les chats apparaîtront dans la section Notes.

  1. Tous les messages de chat WhatsApp survenus à une date donnée seront regroupés dans une note.
  2. Le titre de la note sera " Chat WhatsApp avec [Nom du contact] (JJ/MM/AAAA) ":

  • Pièces jointes: Nous synchroniserons les pièces jointes envoyées dans le cadre de vos discussions WhatsApp - elles seront disponibles dans leurs notes respectives.
  • URL de chat direct: Ce lien vous permettra de vérifier le message sur TimelinesAI, en consultant le fil de discussion avec ce contact.

Si la conversation se poursuit à une autre date, le système créera une nouvelle note pour ce contact dans Zoho, détaillant la date en question et regroupant tous les messages envoyés.

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