Dirijo a Initech, uma empresa israelita de desenvolvimento de software. Criámo-la há mais de 10 anos. Agora a nossa empresa tem mais de 20 membros de equipa, pelo que muita comunicação interna e externa vem primeiro através dos gestores, e só depois através de mim e do meu co-fundador.
Apesar de delegarmos as responsabilidades, ainda nos custa muito tempo assegurarmo-nos de que não há mudanças inesperadas no fluxo que foi acordado com os nossos clientes.
Idealmente, cada movimento, pedido e mudança de planos deve ser documentado, para que se possa apenas rever o resumo, emitir instruções e seguir em frente.
Mas no mundo real, a maioria das decisões empresariais são aprovadas informalmente. A maior parte das vezes acontece através de e-mails, mensagens, reuniões e chamadas de alarme. O reencaminhamento de mensagens para a frente e para trás apenas cria confusão adicional, e se essa aprovação informal se perder ou for esquecida pelo seu cliente, alegar as horas não pagas pode tornar-se uma tarefa impossível.
Este problema não era como tangível quando Initech era uma pequena equipa constituída apenas por mim e Igor, o meu co-fundador técnico e CTO. Mas como a empresa cresceu com clientes, promotores, gestores de projectos, fornecedores e empreiteiros, o nosso tempo tornou-se demasiado escasso para o gerirmos por conta própria.
Como resultado, é preciso muito tempo e esforço apenas para se manter no circuito. Como se mantém actualizado sobre os acordos situacionais e mudança de planos sem se afundar na microgestão à medida que a sua empresa cresce?
Tenha paciência comigo, e descobrirá porque desenvolvemos Timelines - uma aplicação que armazena os conhecimentos do seu negócio, tornando-os acessíveis pela sua equipa ou clientes a pedido. Pode também inscrever-se para o utilizar completamente de graça.
Experimente o TimelinesAI de graça
Obtenha acesso fácil às mensagens dos seus clientes e certifique-se de que nunca se perde
A história começou há 5 anos atrás. Perdemos ~$5K e vários dias de trabalho para operações diversas, pois tivemos de passar por um processo litigioso. O principal problema foi uma enorme perda de tempo e atenção que não permite concentrarmo-nos no negócio principal.
Quase sentimos que o nosso dinheiro se está a gastar quando se perde tempo a recolher manualmente mensagens, documentos e a construir uma linha de tempo visual para que o advogado possa compreender melhor o caso e apresentá-lo em tribunal. O meu cofundador Igor teve de passar vários dias a copiar/colar manualmente todas as mensagens... se as conseguíssemos encontrar. O nosso tempo gasto na procura de mensagens com vários anos foi avaliado em milhares de dólares por dia, sem contar com a perda de novas oportunidades que não pudemos aproveitar.
Além disso, uma parte significativa dessa comunicação passou pela caixa de entrada do nosso gestor de projectos, que tinha já tinha abandonado a empresa nessa altura. Oops, certo?
Não existe uma forma fácil de transferir a informação que diz respeito à história da sua contabilidade empresarial através da equipa. E se está perdida, está perdida para sempre. Além disso, por vezes os nossos clientes esquecem-se de que aprovaram trabalho adicional, pelo que ter a sua mensagem à mão como prova é útil para ser pago.
Foi assim que tivemos uma ideia para uma ferramenta que armazenasse a comunicação relacionada com negócios num único local, com mensagens organizadas em torno de um determinado tópico ou projecto. Tal sistema permitir-lhe-ia entrar no contexto de qualquer discussão em um olhar e partilhar a informação com os seus colegas de equipa ou clientes a pedido.
A visão rapidamente se transformou em algo mais do que apenas estar preparado para qualquer litígio futuro.
É sempre melhor manter boas relações com os seus clientes, empreiteiros, e parceiros a longo prazo em primeira mão. Para o conseguir, os prazos permitem à sua equipa tomar decisões informadas, uma vez que tudo o que discutiu com os seus parceiros é armazenado e facilmente partilhável a pedido.
Colocar em acção as informações sobre as recentes negociações e actualizações do projecto
Parece que a implementação de um CRM iria abordar a questão da gestão do cliente, certo? Nós também pensávamos que sim. Tentámos utilizar ZohoCRM e mais tarde PipeDrive para gerir os nossos clientes. Nenhum dos dois tem realmente ajudado a nossa situação.
Aprendemos que os MRC são mais adequados para organizar ciclos de vendas bem estruturados e repetíveis. Mas se precisar de ver e partilhar rapidamente mensagens específicas no contexto de projectos em directo, os MRC não atingem os seus objectivos.
Os CRM normalmente cobrem apenas os primeiros passos na comunicação. Assim, quando os leads se tornam clientes e mesmo parceiros a longo prazo, o bilhete é normalmente muito tempo fechado. Mas ironicamente, as parcerias a longo prazo também têm a mais rica história de negociações, nuances, acordos afinados e descontos pessoais, por isso enterrar esta informação sob uma pilha de anos de mensagens de ida e volta seria uma enorme perda, certo?
Para nós, as linhas do tempo tornaram-se a solução ideal. Na Initech, utilizamo-la para armazenar e trocar as mensagens mais importantes dos nossos clientes, parceiros, e fornecedores. Prestamos especial atenção para garantir a sua fácil transferência entre os membros da equipa e mesmo entre terceiros com controlo granular sobre o acesso. Para nosso regozijo, tem sido útil mais vezes do que esperávamos.
Por exemplo, sentimo-nos seguros no caso de alguém da nossa equipa desistir, tirar dias de doença e férias ou se outra pessoa se candidatar ao projecto. Podemos facilmente passar a Linha do Tempo ao membro apropriado da equipa e ele saberá tanto como se estivesse a trabalhar no caso durante anos.
Além disso, não é a única pessoa que pode perder informações vitais para as suas operações.
Na semana passada, o nosso cliente tinha despedido o seu gestor de projectos e passou a gerir o negócio diretamente connosco. Estava completamente fora do circuito do fluxo de trabalho e das suas obrigações de pagamento à Initech. Quando emitimos horas de trabalho não pagas, o cliente pediu um comprovativo. O bom é que já estávamos a utilizar as linhas de tempo, pelo que foi simples encontrar e partilhar todas as mensagens apropriadas do seu gestor de projeto numa única linha de tempo. Fomos pagos sem objecções.
Além disso, poupa-me a mim e ao Igor muito tempo no planeamento de projectos e no desenvolvimento da cooperação com os nossos clientes. Todas as semanas temos uma reunião com os nossos gestores de projecto para nos manter actualizados e saber se há algum contributo necessário da nossa parte.
Antes de introduzirmos os prazos na nossa rotina, tais reuniões poderiam facilmente demorar algumas horas. Ocasionalmente podíamos pedir detalhes sobre como e porquê algo foi acordado, e os nossos gestores não teriam as respostas à mão. Nesse caso, eles baralhariam através de e-mails enquanto esperávamos. Já percebi, acontece aos melhores de nós, mas as pausas para procurar coisas são demasiado incómodas, longas e custam o tempo de todos. É provável que também não encontre a mensagem certa, por isso está propenso a rever um monte de e-mails reencaminhados após a reunião já ter terminado... e se o assunto fosse discutido no Messenger ou no Slack?
Com o Timeline, pode simplesmente pedir a um colega para criar e partilhar consigo o Timeline apropriado. Pode ser feita retroactivamente, e pode sempre voltar a ela mais tarde, uma vez que há a conveniência de ela estar lá para si.
Ajuda-nos a reduzir as despesas de gestão de duas reuniões por semana para apenas uma hora de reunião. Assim, considerando que duplicámos o número de projectos que executamos de 7-8 para 15, é uma enorme poupança de tempo!
Como resultado, todos na nossa equipa de gestão estão sempre actualizados sobre as recentes mudanças que acontecem aos nossos projectos. Nós próprios conhecemos o estado de cada conta sem a necessidade de estar directamente envolvidos em cada conversa.
É impressionante quando cito alguns detalhes importantes do projecto palavra por palavra, apesar de os meus clientes já o terem partilhado anteriormente apenas com o gestor do projecto. E tudo o que preciso de fazer é abrir a Linha do Tempo apropriada.
Aqui está como funciona para mim agora:
- Quando preciso de saber os detalhes do que foi discutido com um cliente, peço apenas ao meu colega de equipa que o partilhe através de linhas de tempo.
- Qualquer membro da equipa que tenha tido uma discussão importante deixa geralmente uma breve nota resumida dentro das linhas de tempo (a menos que haja um resumo escrito enviado a um cliente, que também vai para as linhas de tempo)
- As mensagens são organizadas cronologicamente e deduplicadas automaticamente. A aplicação suporta clientes de correio electrónico e mensagens da WhatsApp, com mais integrações como Slack para vir em breve.
- Posso ver uma mensagem e posso expandir-me a toda a conversa se sentir que preciso de mais detalhes. Todos os anexos são também importados, pelo que os tenho sempre à mão.
Assim, se quiser reduzir significativamente o tempo gasto na revisão e discussão de mensagens em reuniões, tente usar linhas de tempo.
Usar o TimelinesAI à medida que evolui e traz valor adicional às empresas que têm muitas negociações no seu fluxo de trabalho
A minha equipa e eu próprio utilizamos as linhas do tempo, pelo que conhecemos a dor que alivia em primeira mão e nos esforçamos por torná-la ainda mais valiosa para as empresas. Temos uma visão sólida do valor que o Timelines traz a uma empresa. Em duas palavras, TimelinesAI permite-lhe possuir a sua comunicação empresarial.
O aplicativo armazena informações sobre as suas contas, acordos e a história das negociações do projecto. Os prazos facilitam a partilha desta informação por toda a equipa, de uma forma que garanta que este conhecimento nunca se perderá. Ajuda-o a tomar decisões informadas e a melhorar as suas relações com os seus clientes. Como bónus, pode partilhar estas mensagens como prova no caso excepcional de desacordos.
Num futuro não muito distante, vamos acrescentar mais integrações com os canais onde a sua comunicação empresarial tem lugar. A folga é óbvia (já a estamos a testar internamente), mas talvez devêssemos considerar outros canais que são vitais para o seu negócio?
Que mais devemos acrescentar? Depende totalmente de si, porque estamos prontos a ouvir.
O nosso objetivo é fazer com que a aplicação ofereça um nível de valor pelo qual teria todo o gosto em pagar. É por isso que agora é totalmente gratuita: estamos a oferecer o nosso esforço e os nossos recursos para obter o seu feedback.
Experimente você mesmo as linhas do tempo e diga-me o que pensa!
Ishay Tentser
Fui co-fundador da TimelinesAI para ajudar os gestores e os CEOs a rever a comunicação num instante e a partilhar com facilidade as mensagens comerciais mais importantes em toda a equipa.
