Playbook quản lý WhatsApp cho ngành y tế

Chào mừng bạn đến với Playbook tích hợp WhatsApp Shared Inbox & CRM cho Du lịch Y tế. Trong cẩm nang này, chúng ta sẽ khám phá cách hộp thư đến được chia sẻ WhatsApp có thể cách mạng hóa cách các nhà cung cấp dịch vụ du lịch y tế giao tiếp, tương tác với bệnh nhân và quản lý hoạt động của họ. Cho dù bạn là cơ sở y tế, đại lý du lịch hay nhà cung cấp dịch vụ trong ngành du lịch y tế, hướng dẫn này sẽ giúp bạn khai thác sức mạnh của WhatsApp để nâng cao trải nghiệm khách hàng, hoạt động hiệu quả và kết quả thành công.

WhatsApp: Hộp thư đến dùng chung cho nhiều số

Hộp thư đến chia sẻ WhatsApp cho nhiều số WhatsApp là một nền tảng nhắn tin cho phép các doanh nghiệp và nhóm quản lý nhiều số WhatsApp từ một giao diện duy nhất. Nó phục vụ như một nơi tập trung cho tất cả các cuộc trò chuyện WhatsApp, giúp xử lý các yêu cầu của khách hàng dễ dàng hơn, cộng tác với các thành viên trong nhóm và hợp lý hóa giao tiếp.

Lợi ích của hộp thư đến dùng chung WhatsApp trong du lịch y tế

Các tính năng và chức năng chính:

1. Thay vì quản lý nhiều số WhatsApp riêng biệt, hộp thư đến được chia sẻ kết hợp tất cả các cuộc hội thoại vào một nơi. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình giám sát và trả lời tin nhắn.

2. Nhiều thành viên trong nhóm có thể truy cập và trả lời tin nhắn trong hộp thư đến được chia sẻ. Điều này tạo điều kiện làm việc theo nhóm, cho phép thời gian phản hồi tốt hơn và đảm bảo rằng không có câu hỏi nào của khách hàng không được trả lời.

3. Để lại ghi chú nội bộ. Ghi chú nội bộ cung cấp không gian để các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin chuyên sâu, cập nhật hoặc hướng dẫn. Các thành viên trong nhóm có thể thêm thông tin hoặc ngữ cảnh cần thiết về truy vấn hoặc lịch sử của khách hàng. Điều này đặc biệt có giá trị khi nhiều nhân viên xử lý cùng một cuộc trò chuyện, vì nó cung cấp tính liên tục và cái nhìn toàn diện về các tương tác của khách hàng.

4. Thiết lập lời nhắc. Bạn có thể thiết lập lời nhắc cho tin nhắn cụ thể. Lời nhắc giúp các thành viên trong nhóm luôn ngăn nắp bằng cách đặt ngày và giờ cụ thể cho các hành động tiếp theo. Điều này đảm bảo rằng các theo dõi quan trọng không bị lãng quên và được giải quyết kịp thời. Với lời nhắc, các thành viên trong nhóm có thể ưu tiên và trả lời các câu hỏi quan trọng một cách nhanh chóng. Điều này dẫn đến giảm thời gian phản hồi và sự hài lòng của khách hàng cao hơn.

5. Chỉ định các cuộc trò chuyện cho các đại lý cụ thể. Chỉ định các cuộc trò chuyện cho các đại lý cụ thể mang lại một số lợi thế cho các doanh nghiệp và nhóm quản lý các yêu cầu và thông tin liên lạc của khách hàng. Nó đảm bảo rằng mỗi yêu cầu hoặc nhiệm vụ được chuyển đến nhân viên hoặc thành viên nhóm phù hợp nhất.

6. Áp dụng nhãn cho các cuộc trò chuyện. Tin nhắn có thể được phân loại bằng nhãn, giúp dễ dàng sắp xếp và ưu tiên các cuộc hội thoại dựa trên các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như mức độ khẩn cấp, chủ đề hoặc bất kỳ thông tin nào khác.

7. Lọc các cuộc trò chuyện. Lọc các cuộc trò chuyện liên quan đến việc phân loại và tổ chức các cuộc trò chuyện dựa trên các tiêu chí hoặc đặc điểm cụ thể. Bạn có thể tạo các phân đoạn trò chuyện theo các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như theo nhãn, nhân viên chịu trách nhiệm, buồng điện thoại, tên cuộc trò chuyện, v.v.

Phân đoạn trò chuyện giúp các doanh nghiệp tổ chức và ưu tiên các cuộc trò chuyện, giúp nhân viên quản lý khối lượng công việc của họ dễ dàng hơn. Điều này dẫn đến việc phân phối và xử lý nhiệm vụ hiệu quả hơn. Bằng cách phân đoạn các cuộc trò chuyện, các doanh nghiệp có thể nhắm mục tiêu các nhóm khách hàng cụ thể cho các chiến dịch tiếp thị, khuyến mãi hoặc các sáng kiến hỗ trợ. Điều này dẫn đến giao tiếp hiệu quả và phù hợp hơn.

8. Gửi trả lời hàng loạt. Gửi trả lời hàng loạt trên WhatsApp có thể mang lại một số lợi ích cho các doanh nghiệp và nhóm quản lý các yêu cầu và thông tin liên lạc của khách hàng. Bạn có thể gửi phản hồi được xác định trước hoặc tùy chỉnh cho nhiều khách hàng hoặc nhóm trò chuyện cùng một lúc.

Trả lời hàng loạt giúp tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách cho phép các doanh nghiệp trả lời nhiều câu hỏi cùng một lúc. Điều này hợp lý hóa quá trình giao tiếp và đảm bảo rằng khách hàng nhận được phản hồi nhanh chóng.

9. Xem lại Analytics theo số WhatsApp của bạn. Hộp thư đến dùng chung thường cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để theo dõi thời gian phản hồi, khối lượng cuộc trò chuyện và sự hài lòng của khách hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hỗ trợ của họ. Bạn có thể tìm thấy cái nhìn tổng quát về thống kê không gian làm việc (hoặc thành viên nhóm) của mình, dựa trên các chỉ số sau:

Tin nhắn đã gửi: Tin nhắn mà nhóm/thành viên của bạn đã gửi
Tin nhắn đã đọc: Số lượng thư được đọc bởi người nhận, trong số tất cả các thư được gửi trong khoảng thời gian
Tin nhắn đã nhận: Tin nhắn mà nhóm / thành viên của bạn nhận được
Cuộc trò chuyện mới nhận: Các cuộc trò chuyện mới đã được nhóm / thành viên của bạn nhận được
Cuộc trò chuyện mới bắt đầu: Số lượng cuộc trò chuyện mới đã được nhóm / thành viên của bạn bắt đầu
Cuộc trò chuyện độc đáo: Số lượng cuộc trò chuyện duy nhất được thực hiện bởi nhóm / thành viên của bạn trong khoảng thời gian đã chọn
Thời gian phản hồi trung bình: Nó đề cập đến thời gian cần thiết để nhóm / thành viên của bạn gửi tin nhắn đầu tiên đến một cuộc trò chuyện mới đến.

10. Sử dụng các mẫu trả lời nhanh. Mẫu trả lời nhanh giúp tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách cho phép nhân viên trả lời các câu hỏi chỉ với vài cú nhấp chuột. Bạn có thể tạo các mẫu trả lời nhanh trong một vài cú nhấp chuột. Không cần bất kỳ sự chấp thuận nào.

Trường hợp sử dụng:

Hỗ trợ khách hàng

Các doanh nghiệp có thể sử dụng Hộp thư đến dùng chung WhatsApp để quản lý các yêu cầu của khách hàng, giải quyết sự cố và cung cấp hỗ trợ kịp thời trên nhiều số WhatsApp.

Bán hàng

Các nhóm bán hàng có thể sử dụng hộp thư đến dùng chung để tương tác với khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình bán hàng và đảm bảo khách hàng tiềm năng nhận được phản hồi nhanh chóng.

Lên lịch cuộc hẹn

Các doanh nghiệp trong nhiều ngành khác nhau, chẳng hạn như nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hoặc dịch vụ, có thể sử dụng hộp thư đến dùng chung để lên lịch cuộc hẹn và quản lý đặt chỗ.

Thiết lập Hộp thư đến chia sẻ WhatsApp của bạn

Thiết lập Hộp thư đến chia sẻ WhatsApp của bạn để quản lý nhiều số WhatsApp là một quá trình đơn giản. Dưới đây là các bước đơn giản để bắt đầu:

Đăng ký tài khoản TimelinesAI miễn phí.
Sau khi đăng ký, bạn sẽ được đưa đến kết nối số WhatsApp của mình bằng cách quét mã QR. Không cần API WhatsApp Business, mọi thứ diễn ra trong một vài cú nhấp chuột.
Để cộng tác hiệu quả, hãy chuyển đến tab "Nhóm" trong TimelinesAI và mời các thành viên trong nhóm của bạn. Mỗi thành viên trong nhóm có thể kết nối số WhatsApp của họ.

Khi các bước này được hoàn thành, bạn đã sẵn sàng! Bạn sẽ tìm thấy tất cả các cuộc trò chuyện của mình được sắp xếp trong danh sách trò chuyện. Ngoài ra, bạn sẽ có quyền truy cập vào các công cụ cộng tác để hợp lý hóa giao tiếp và quản lý các tương tác WhatsApp của mình một cách hiệu quả.

Với các bước đơn giản này, bạn có thể nhanh chóng thiết lập Hộp thư đến chia sẻ WhatsApp của mình và bắt đầu quản lý nhiều số WhatsApp một cách dễ dàng.

Tích hợp WhatsApp và CRM

Tích hợp WhatsApp cho phép các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe tương tác với bệnh nhân trên nền tảng mà họ đã quen thuộc. Nó mở ra các kênh liên lạc trực tiếp để lên lịch hẹn, theo dõi và cung cấp thông tin liên quan đến sức khỏe.

TimelinesAI cung cấp tích hợp WhatsApp và CRM gốc bằng một cú nhấp chuột với các CRM sau:

Ngoài ra, chúng tôi cung cấp webhook và API công khai giúp bạn tích hợp với bất kỳ CRM nào khác.

Với sự trợ giúp của tích hợp CRM và WhatsApp, bạn có thể:

1. Tự động đồng bộ hóa danh bạ WhatsApp với CRM của bạn

Đồng bộ hóa tự động cho phép các nhà cung cấp dịch vụ du lịch y tế giao tiếp liền mạch với bệnh nhân quốc tế thông qua WhatsApp và lưu trữ dữ liệu WhatsApp quan trọng trong CRM.

2. Đồng bộ hóa các cuộc trò chuyện WhatsApp với CRM

Chức năng này tổ chức dữ liệu bệnh nhân một cách hiệu quả. Các chuyên gia chăm sóc sức khỏe có thể truy cập các cuộc trò chuyện WhatsApp của bệnh nhân từ CRM.

3. Gửi tin nhắn WhatsApp từ CRM

Với chức năng này, bạn có thể quản lý tất cả các thông tin liên lạc WhatsApp từ CRM tránh chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau. Du lịch y tế thường liên quan đến hành trình du lịch phức tạp, yêu cầu thị thực và lên lịch hẹn. Tích hợp WhatsApp với CRM đảm bảo rằng bệnh nhân nhận được cập nhật và nhắc nhở theo thời gian thực về kế hoạch du lịch của họ, giúp họ luôn có tổ chức và đúng tiến độ.

4. Tự động hóa các công việc thường ngày

Tự động hóa giúp loại bỏ sự cần thiết của các nhiệm vụ thủ công và lặp đi lặp lại, cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động chiến lược và giá trị gia tăng hơn. Tiết kiệm thời gian này giúp nâng cao năng suất tổng thể.

Bạn có thể tự động hóa tin nhắn WhatsApp với sự trợ giúp của TimelinesAI, tích hợp WhatsApp gốc và Zapier, API công khai và ngay từ Quy trình làm việc CRM.

Trong tích hợp WhatsApp và CRM, bạn có thể linh hoạt định cấu hình các tin nhắn tự động khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ:

Tin nhắn chào mừng có thể được gửi tự động khi một khách hàng tiềm năng hoặc liên hệ mới được thêm vào CRM của bạn. Đó là một cách tuyệt vời để chào đón khách hàng tiềm năng, thiết lập giọng điệu tích cực và giới thiệu doanh nghiệp của bạn với họ.
Lời nhắc cuộc hẹn có thể được thiết lập để gửi tin nhắn WhatsApp tự động để xác nhận cuộc hẹn. Nó hợp lý hóa các quy trình lên lịch, làm cho nó hiệu quả hơn.
Bất cứ khi nào có bản phát hành sản phẩm hoặc tính năng mới, bạn có thể tự động hóa tin nhắn để thông báo cho khách hàng của mình. Điều này giúp họ luôn cập nhật về các dịch vụ và cải tiến mới nhất của bạn.
Tự động hóa trong CRM có thể được kích hoạt bởi các sự kiện hoặc điều kiện cụ thể trong hệ thống CRM của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể định cấu hình tin nhắn được gửi dựa trên các hoạt động hoặc thay đổi CRM khác nhau, cho phép liên lạc kịp thời và được cá nhân hóa cao với các liên hệ của bạn.

Tăng cường quản lý quan hệ bệnh nhân

Trong chăm sóc sức khỏe, xây dựng và duy trì mối quan hệ bệnh nhân mạnh mẽ là điều cần thiết. Tích hợp WhatsApp và CRM cho phép các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe quản lý mối quan hệ bệnh nhân một cách hiệu quả.

Tích hợp cho phép giao tiếp bệnh nhân được cá nhân hóa, bao gồm nhắc nhở cuộc hẹn, lịch dùng thuốc và mẹo chăm sóc sức khỏe.

Hệ thống CRM được kết nối với WhatsApp giúp các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe duy trì hồ sơ bệnh nhân có tổ chức, cải thiện chất lượng chăm sóc.

Các trường hợp sử dụng tích hợp WhatsApp và CRM:

Các cơ sở chăm sóc sức khỏe phải đối mặt với các nhiệm vụ hành chính quan trọng hàng ngày. Việc tích hợp WhatsApp với các hệ thống CRM tự động hóa nhiều quy trình này, dẫn đến tăng hiệu quả hoạt động.
Tin nhắn WhatsApp tự động nhắc nhở bệnh nhân uống thuốc giúp họ theo dõi kế hoạch điều trị tốt hơn.
WhatsApp có thể phục vụ như một kênh có giá trị cho các cảnh báo và thông báo khẩn cấp.

Thiết lập tích hợp WhatsApp và CRM

Tích hợp CRM và WhatsApp cực kỳ dễ dàng và bạn không cần phải là một chuyên gia công nghệ. Đây là cách đơn giản:

1. Đăng ký tài khoản TimelinesAI miễn phí.

2. Quét mã QR để kết nối số WhatsApp của bạn. Đó là một quá trình nhanh chóng và bạn không cần API WhatsApp Business.

3. Mời các thành viên trong nhóm của bạn qua địa chỉ email của họ.

4. Nếu bạn muốn tích hợp với Zoho, HubSpot, Pipedrive hoặc Monday CRM, hãy chuyển đến tab tương ứng và nhấp vào "Kết nối".

5. Để tích hợp WhatsApp với các CRM khác, hãy sử dụng Webhook, API hoặc tích hợp WhatsApp và Zapier của chúng tôi.

Quy trình đơn giản này đảm bảo bạn có thể kết nối liền mạch CRM của mình với WhatsApp để tăng cường giao tiếp và cộng tác một cách dễ dàng.

Chúng tôi cung cấp bản dùng thử miễn phí toàn diện 10 ngày, cho phép bạn khám phá tất cả các tính năng và lợi ích của nền tảng của chúng tôi. Cho dù bạn đang tìm cách tích hợp WhatsApp với CRM của mình hay có bất kỳ yêu cầu cụ thể nào, thời gian dùng thử thân thiện với người dùng của chúng tôi cho phép bạn kiểm tra chuyên sâu giải pháp của chúng tôi, đảm bảo nó phù hợp hoàn hảo với nhu cầu của bạn.

Hơn nữa, nhóm hỗ trợ tận tâm của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn với bất kỳ tích hợp hoặc thách thức nào bạn có thể gặp phải trên đường đi.