HubSpot-Workflows: WhatsApp-Nachricht senden

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Mit HubSpot-Workflows können Sie Automatisierungen für Ihren HubSpot-Arbeitsbereich erstellen. Sie können automatisierte WhatsApp-Nachrichten von HubSpot über TimelinesAI senden.

Wir werden den Prozess zur Erstellung eines Workflows in HubSpot überprüfen, mit dem Sie eine automatisierte WhatsApp-Nachricht basierend auf bestimmten Auslösern senden können.

Es ist imperativ, dass Sie vor der Erstellung dieses Workflows bereits Ihre TimelinesAI-HubSpot-Integration konfiguriert haben. Sie können diesen Artikel konsultieren, um sicherzustellen, dass die Integration ordnungsgemäß eingerichtet wurde: WhatsApp- und HubSpot-Integration: Installationsanleitung

Schritt 1: Workflow in HubSpot erstellen

Um zu beginnen, müssen wir zu HubSpot gehen und einen Workflow erstellen. Es ist wichtig zu erwähnen, dass diese Funktion ein Professional- oder Enterprise-HubSpot-Konto erfordert.

Klicken Sie in HubSpot auf das Dropdown-Menü “Automatisierung”, das sich in der oberen Leiste befindet. Wählen Sie dann “Workflows”.

Wenn dies das erste Mal ist, dass Sie einen Automatisierungs-Workflow erstellen, zeigt HubSpot Folgendes an:

Andernfalls können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche “Workflow erstellen” → “Von Grund auf neu” in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms einen neuen Workflow erstellen.

In beiden Fällen wird Ihnen die im vorherigen Bild gezeigte Option angezeigt. Wählen Sie “Kontaktbasiert” und dann “Leerer Workflow”. Diese Auswahl ermöglicht es uns, einen Workflow von Grund auf neu zu erstellen, bei dem wir den gesamten Workflow nach unseren besonderen Anforderungen gestalten.

Schritt 2: Auslöser bearbeiten

Hier können Sie Ihre Workflow-Details bearbeiten. Sie können Ihren Workflow hier benennen, je nach dem beabsichtigten Zweck, den Sie mit diesem Workflow haben können. Zu Illustrationszwecken erstellen wir einen Workflow, der Kontakte benachrichtigt, wenn ein neuer Deal erstellt wird.

Zunächst beginnen wir mit dem Auslöser:

Klicken Sie auf “Auslöser einrichten”. Dies öffnet eine Seitenleiste auf Ihrer rechten Seite, in der Sie Folgendes auswählen müssen:

– Deal-Eigenschaften
– Suchen Sie nach “Erstellungsdatum” und wählen Sie es aus
– Klicken Sie auf “ist bekannt”
– Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “Filter anwenden” und dann auf “Speichern”

Nach Abschluss der Auslöserkriterien sehen Sie die Details des Auslöserelements in Ihrem Workflow. Jetzt können wir mit der Aktion fortfahren, indem wir auf die Schaltfläche “+” unter Ihrem Auslöser klicken.

Schritt 3: Aktion erstellen und bearbeiten

Wenn Sie auf die Schaltfläche “+” klicken, können Sie eine neue Aktion erstellen. Klicken Sie auf dieses neue Feld und Sie sehen eine Seitenleiste auf der rechten Seite Ihres Bildschirms, in der Sie die folgenden Details festlegen:

– Scrollen Sie nach unten und wählen Sie “WhatsApp-Nachricht senden” im Abschnitt “TimelinesAI: WhatsApp-Synchronisierung”
– Wenn Sie fertig sind, werden Sie Folgendes sehen:

– Absendernummer: Hier wählen Sie eine der in Ihrem TimelinesAI-Arbeitsbereich verbundenen WhatsApp-Konten aus. Ihre Kontakte können diese Nummer als Absender Ihrer Nachricht sehen.
– Empfängernummer: Die Telefonnummer Ihres Kontakts. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und dann auf “Kontakt in diesem Workflow”. Dies öffnet eine Suchleiste, in der Sie nach “Telefon” suchen müssen. Je nachdem, wie Sie die Telefonnummer Ihrer Kontakte speichern, wählen Sie den Wert entsprechend aus (“Mobiltelefonnummer”, “Telefonnummer” oder “WhatsApp-Telefonnummer”)
– Nachricht: Der Text Ihrer Nachricht. Sie können “Kontakt-Token” einfügen, die als Variablen in Ihrer Nachricht fungieren:

– Medien-URL: In diesem Abschnitt können Sie alle Dokumente freigeben, die mit Ihrem Kontakt in HubSpot verknüpft sind. Sie können auch einen direkten Download-Link einfügen, um alle relevanten Dokumente freizugeben.

Wenn Sie fertig sind, können Sie auf “Speichern” klicken.

Schritt 4: Workflow testen

Nachdem wir den Erstellungsprozess abgeschlossen haben, können Sie Ihren Workflow speichern, indem Sie auf die Schaltfläche “Überprüfen und veröffentlichen” klicken, die sich in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms befindet. Dies bringt Sie zu einem Abschnitt, in dem Sie die letzten Details des erstellten Workflows überprüfen können. Nachdem Sie alles nach Ihren Anforderungen konfiguriert haben, können Sie diesen Workflow aktivieren.

Dann sendet HubSpot die von Ihnen konfigurierte Nachricht. Sie sieht in TimelinesAI wie folgt aus (in WhatsApp wird sie genauso aussehen!):

Sie können versuchen, Workflows mit verschiedenen Auslösern und mit weiteren Aktionen zu erstellen, je nach Ihren Anforderungen!