Collegare più numeri WhatsApp a un unico account Pipedrive

Collega un numero WhatsApp per ogni profilo TimelinesAI, poi aggiungine altri invitando i colleghi a collegare il proprio o creando profili aggiuntivi nello stesso spazio di lavoro. Tutti i numeri si sincronizzano con un unico account Pipedrive. I ruoli decidono chi vede quali chat. Ogni numero si collega in circa due minuti con un codice QR, senza registrazione alla Business API.

La maggior parte delle guide risponde a una domanda diversa da quella che i team hanno davvero. Spiegano come collegare un numero e si fermano lì — senza dire cosa succede nel momento in cui un secondo numero commerciale, una linea di assistenza o un team regionale entra nello stesso account Pipedrive.

Un caso frequente: un team commerciale di cinque persone in cui ognuno scrive già ai contatti dal proprio telefono, più un numero condiviso per le richieste generiche che nessuno vuole su un dispositivo personale. Sono due problemi diversi — collegare numeri personali già esistenti e collegare un numero che non appartiene a nessuno in particolare — con due risposte diverse.

Il meccanismo è semplice una volta nominato: un numero WhatsApp si collega a un profilo. Più numeri significa più profili, non un interruttore da attivare. Questa guida copre entrambi i modi per aggiungerli, come organizzarli con i ruoli e come confermare che ogni numero raggiunga davvero Pipedrive. Per la meccanica di sincronizzazione di un singolo numero — corrispondenza, Affari, attività — vedi la nostra guida su come funziona la sincronizzazione WhatsApp con Pipedrive.

Cosa significa davvero "più numeri" in questo contesto

Ogni numero vive sul proprio profilo, e tutti i profili nello spazio di lavoro condividono la stessa connessione con Pipedrive. Lato Pipedrive non cambia nulla per numero: lo autorizzi una volta, e ogni numero collegato dopo si sincronizza automaticamente con lo stesso account.

Vale la pena dirlo chiaramente, perché è la parte che ci si aspetta di dover ripetere e non serve ripetere. Collega Pipedrive una volta. Ogni numero che entra nello spazio di lavoro in seguito è già collegato.

Prima di iniziare

• Un account Pipedrive con diritti di amministratore — per autorizzare l'integrazione una volta, a livello di spazio di lavoro.
• Uno spazio di lavoro TimelinesAI.
• Un telefono per ogni numero WhatsApp da aggiungere, ciascuno con WhatsApp installato e connesso a internet durante la configurazione.
• Qualsiasi tipo di account WhatsApp — WhatsApp normale, l'app Business, la Business API o Coexistence. Nessun numero deve essere disconnesso o migrato.
• Circa due minuti per numero.

Passaggio 1: Collega il tuo primo numero WhatsApp

Apri Account WhatsApp in TimelinesAI, genera un codice QR, poi apri WhatsApp sul telefono di quel numero, vai su Dispositivi collegati e scansionalo — lo stesso flusso di WhatsApp Web.

Perché è importante: questa prima connessione crea il profilo su cui si costruisce tutto il resto dello spazio di lavoro. Il telefono deve restare acceso e online durante la configurazione, ma non deve restarlo dopo perché i messaggi continuino a sincronizzarsi.

Passaggio 2: Autorizza Pipedrive una volta, per l'intero spazio di lavoro

Installa l'app del Marketplace Pipedrive e autorizzala con un account amministratore Pipedrive.

Perché è importante: questo passaggio avviene una volta per spazio di lavoro, non una volta per numero. Ogni numero WhatsApp che colleghi in seguito — con uno qualsiasi dei metodi seguenti — si sincronizza automaticamente con questo stesso account Pipedrive. Non c'è nulla da autorizzare di nuovo.

Passaggio 3: Aggiungi un numero invitando un collega

Se un secondo numero appartiene a una persona reale del team, invitala nello spazio di lavoro e falle collegare il proprio numero nello stesso modo in cui hai collegato il tuo — codice QR, Dispositivi collegati, scansione.

Perché è importante: ogni profilo TimelinesAI si collega a un account WhatsApp alla volta, quindi una seconda persona con un proprio numero è il modo più diretto per aggiungere una seconda linea. I suoi messaggi si sincronizzano con lo stesso spazio di lavoro Pipedrive condiviso di tutti gli altri.

Passaggio 4: Aggiungi un numero senza un collega — crea un secondo profilo

Se un numero appartiene all'azienda piuttosto che a una persona specifica — una linea di assistenza, un numero regionale, una casella senza titolare — crea un secondo profilo nello stesso spazio di lavoro e collega quel numero ad esso.

Perché è importante: questa è la strada che la maggior parte delle guide salta, perché presuppone che ogni numero abbia sempre una persona dedicata alle spalle. Molte aziende hanno numeri che non ce l'hanno — una linea per richieste generiche, un numero fuori orario, uno per sede. Un secondo profilo risolve esattamente questo, senza dover assumere o riassegnare nessuno. Le due strade non si escludono a vicenda — una configurazione con dieci numeri è spesso un misto di entrambe: alcuni numeri sui profili personali dei colleghi, altri su profili dedicati che non appartengono a nessuno in particolare.

Passaggio 5: Raggruppa i numeri in Team

Se i numeri appartengono a parti davvero separate dell'azienda — reparti diversi, regioni diverse, o clienti diversi nel caso di un'agenzia — organizzali in Team all'interno dello spazio di lavoro invece di lasciare tutti i numeri in un unico elenco piatto.

Perché è importante: i Team sono ciò che mantiene gestibile un numero crescente di numeri collegati. Un membro di un Team non vede gli account o le chat di un altro Team a meno che non sia Proprietario o Amministratore dello spazio di lavoro — quindi questo passaggio è tanto una decisione di controllo degli accessi quanto organizzativa.

È esattamente ciò di cui ha bisogno un'agenzia che gestisce WhatsApp per più clienti — un Team per cliente, così chi segue l'account del Cliente A non vede mai le conversazioni del Cliente B, anche se entrambi passano dallo stesso spazio di lavoro TimelinesAI e dallo stesso account Pipedrive.

Passaggio 6: Imposta i ruoli perché ognuno veda solo le proprie chat

Assegna a ogni persona il ruolo corrispondente a ciò che dovrebbe effettivamente vedere: Owner, Admin, Teammate, Agent o Collaborator.

• Owner / Admin — accesso completo a ogni numero e a ogni impostazione, tranne la gestione dell'abbonamento, che resta all'Owner.
• Teammate — accesso completo a qualsiasi account WhatsApp e chat che chiunque altro nello spazio di lavoro abbia collegato.
• Agent — accesso solo alle chat del proprio numero collegato, o alle chat altrove dove è specificamente assegnato come responsabile.

Perché è importante: con un solo numero questa decisione conta poco. Con cinque o dieci, è la differenza tra una persona del supporto che vede solo la propria linea e una che vede ogni conversazione di ogni collega. Agent è molto spesso l'impostazione predefinita corretta, non Teammate.

Passaggio 7: Conferma che ogni numero arrivi a Pipedrive

Apri Pipedrive e verifica che un messaggio da ogni numero collegato compaia come attività sulla Persona o sull'Affare previsto, non solo che il numero risulti collegato dentro TimelinesAI.

Fallo dal lato Pipedrive, non dal lato TimelinesAI — apri la Persona o l'Affare che il messaggio di prova avrebbe dovuto raggiungere, e cerca l'attività nella sua cronologia. Un numero mostrato in verde come "collegato" dentro TimelinesAI dimostra che il lato WhatsApp funziona. Non dimostra che Pipedrive abbia ricevuto qualcosa.

Perché è importante: un numero può essere completamente collegato in TimelinesAI e comunque non essere visibile in Pipedrive se il ruolo del profilo che lo ha collegato limita cosa si sincronizza, o se l'autorizzazione Pipedrive dello spazio di lavoro va riconfermata. Questo passaggio è ciò che dimostra davvero che la configurazione funziona end-to-end — vedi la nostra guida su cosa si sincronizza e come se manca un messaggio specifico.

Problemi comuni e come risolverli

Il codice QR scade prima che finisca di scansionarlo. Si rinnova dopo una breve finestra. Generane uno nuovo e scansiona subito — non uscire dalla schermata prima.

Un numero smette di sincronizzarsi dopo qualche giorno. Probabilmente il telefono è andato offline o WhatsApp è stato disconnesso. La connessione dipende dal fatto che quel telefono resti raggiungibile; ricollegalo nello stesso modo della prima volta.

Un collega vede chat che non dovrebbe. Il suo ruolo è impostato su Teammate quando dovrebbe essere Agent, oppure non è assegnato al Team giusto. Rivedi insieme il Passaggio 5 e il Passaggio 6 — queste due impostazioni interagiscono.

Due numeri continuano a unirsi in un solo contatto Pipedrive. È il comportamento di corrispondenza per numero di telefono descritto nella nostra guida alla sincronizzazione con Pipedrive — di solito significa che esistono già record Persona duplicati in Pipedrive, non un difetto della configurazione multi-numero in sé.

Un profilo appena creato non compare per il resto del team. I nuovi profili vanno invitati nello spazio di lavoro, non basta crearli — un profilo che esiste ma non è mai stato invitato resta invisibile a tutti gli altri, anche nelle assegnazioni ai Team.

Alcuni numeri si sincronizzano, altri no. Verifica che l'autorizzazione Pipedrive sia stata concessa da un account amministratore, e che nessuna impostazione di visibilità di un Team stia escludendo silenziosamente un numero dalla sincronizzazione.

Come verificare che funzioni

1. Collega il numero e conferma che il suo profilo risulti attivo in TimelinesAI.
2. Invia un messaggio di prova da quel numero a un contatto che non esiste ancora in Pipedrive.
3. Conferma che venga creata una nuova Persona in Pipedrive a partire da quel messaggio.
4. Accedi come la persona incaricata di quel numero e conferma che possa vedere la chat.
5. Accedi come qualcuno che non dovrebbe avere accesso e conferma che non lo abbia.

Ripeti questo per ogni numero man mano che lo aggiungi, invece di testare tutto solo alla fine — un difetto individuato numero per numero si corregge in un minuto; lo stesso difetto scoperto dopo aver aggiunto dieci numeri richiede molto più tempo da rintracciare.

Domande frequenti

Quanti numeri WhatsApp posso collegare a un account Pipedrive?

Non c'è un tetto fisso da parte di TimelinesAI. Ogni numero richiede un proprio profilo, aggiunto o da un collega che collega il proprio, oppure creando un profilo aggiuntivo — il limite pratico è quindi quanti profili e telefoni sei disposto a gestire, non una restrizione della piattaforma.

Serve un telefono separato per ogni numero?

Sì, almeno durante la configurazione. Ogni numero richiede un proprio telefono con WhatsApp installato per generare la connessione tramite codice QR, lo stesso requisito per collegare qualsiasi dispositivo a WhatsApp Web.

Due persone possono condividere la responsabilità di un unico numero WhatsApp?

Sì. Assegna il proprietario del numero come al solito, poi assegna chat specifiche a un collega come responsabile — ottiene l'accesso a quelle conversazioni con il ruolo Agent senza bisogno di un proprio numero separato.

Cosa succede se il telefono dietro un numero va offline?

Quel numero smette di sincronizzare i nuovi messaggi finché il telefono non si riconnette. Gli altri numeri collegati nello spazio di lavoro non ne risentono — la connessione di ogni profilo è indipendente.

Serve la WhatsApp Business API per collegare più numeri?

No. Funziona qualsiasi tipo di account — WhatsApp normale, l'app WhatsApp Business, la Business API o Coexistence — e nessuno richiede registrazione alla Business API o migrazione del numero.

Posso limitare un collega alle sole chat del proprio numero?

Sì, con il ruolo Agent. Limita l'accesso alle chat del numero collegato da quella persona, più qualsiasi chat altrove dove è assegnata individualmente come responsabile.

Aggiungere più numeri rallenta la sincronizzazione o costa di più per numero?

La velocità di sincronizzazione non dipende da quanti numeri sono collegati — ognuno funziona in modo indipendente. Il costo in TimelinesAI è per postazione, non per numero WhatsApp, quindi la domanda sul prezzo riguarda davvero quante persone hanno bisogno di un proprio accesso, non quante linee telefoniche colleghi.

Devo autorizzare Pipedrive separatamente per ogni numero?

No. Pipedrive si autorizza una volta, a livello di spazio di lavoro. Ogni numero WhatsApp collegato in seguito, da qualsiasi membro del team o su qualsiasi profilo, si sincronizza automaticamente con quello stesso account Pipedrive.

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