Müşteri Hizmetleri için WhatsApp Kullanma Rehberi

By TimelinesAI
Reading Time: 7 Min

The article is Powered by TimelinesAI

Multi-number WhatsApp management and integration platform

İşletmelerin insanlarıyla bulundukları yerde buluşmaları gerekiyor ve eğer rakamlara inanılacak olursa, insanlar WhatsApp'ta. Aylık iki milyardan fazla aktif kullanıcısıyla en popüler üçüncü sosyal medya platformu.

WhatsApp anında, kişiselleştirilmiş konuşmaları teşvik ederek soruları yanıtlamanıza, sorunları çözmenize ve gerçek zamanlı destek sağlamanıza olanak tanır. Müşteri hizmetleri için WhatsApp'tan yararlanarak müşterileriniz için daha rahat ve olumlu bir deneyim yaratabilirsiniz.

Peki ne için bekliyorsunuz? İşletmenizin müşteri desteği için WhatsApp'ı kullanarak nasıl fayda sağlayabileceğinden bahsedelim.

Müşteri Hizmetleri için Neden WhatsApp Kullanmayı Düşünmelisiniz?

Yine WhatsApp'ın aylık 2 milyardan fazla aktif kullanıcısı var.

Yapılan bir anket, kullanıcıların %68 'inin bir işletmeyle iletişim kurmanın en kolay yöntemi olarak WhatsApp'ı seçtiğini ortaya koydu.

Bu rakamlar yeterince konuşmadıysa, müşterilerinizle bağlantı kurmak için WhatsApp kullanmanın neden akıllıca bir hareket olabileceğine dair birkaç neden var.

Anında İletişim: WhatsApp, gerçek zamanlı etkileşimler sağlayarak işletmelerin müşteri sorularına, şikayetlerine veya geri bildirimlerine anında yanıt vermesine olanak tanır. Bu anındalık, müşteri memnuniyetini artırabilir ve sorunların hızla çözülmesine yardımcı olabilir. Bu da daha az hayal kırıklığı ve daha mutlu bir müşteri anlamına gelir!

Maliyet Etkinliği: Telefon görüşmeleri veya fiziksel mağazalar gibi geleneksel müşteri hizmetleri kanallarıyla karşılaştırıldığında, WhatsApp daha uygun maliyetlidir. Kapsamlı çağrı merkezi operasyonlarına ve fiziksel varlığa olan ihtiyacı azaltarak işletmelerin kaynakları daha verimli bir şekilde tahsis etmesine olanak tanır.

Güvenlik ve Gizlilik: WhatsApp uçtan uca şifreleme sunarak işletmeler ve müşterileri arasındaki konuşmaların gizli ve güvenli kalmasını sağlar. Bu, güven oluşturur ve müşterilerinizin kendilerini güvende hissetmelerini sağlar.

Müşteri Geri Bildirimi Toplama: WhatsApp, anketler veya doğrudan mesajlar aracılığıyla gerçek zamanlı geri bildirim toplamak için etkili bir araç olabilir. Bu bilgiler ürünleri, hizmetleri ve hatta müşteri hizmetleri yaklaşımınızı geliştirmenize yardımcı olur. Ayrıca, müşteriler sohbetin bir parçası olarak kendilerini değerli hissederler - herkes için gerçek bir kazan-kazan.

Kişiselleştirilmiş Bağlantı: WhatsApp, müşteri hizmetlerini kişiselleştirerek bir adım öteye taşır. İşletmeler müşterileri isimleriyle selamlayabilir, geçmiş konuşmaları hatırlayabilir ve özel ihtiyaçlarına uygun çözümler sunabilir. Bu kişiselleştirilmiş yaklaşım, daha güçlü müşteri ilişkilerine yol açan bir bağlantı duygusu oluşturur.

Müşteriler için Kolaylık: Son olarak, müşteri hizmetleri için WhatsApp kullanmak müşteriler için son derece uygundur. Ek uygulamalara veya karmaşık web sitelerinde gezinmeye gerek kalmadan, boş zamanlarında işletmelerle iletişim kurmak için tanıdık bir platform kullanmalarına olanak tanır.

Neden konusunu ele aldığımıza göre şimdi de Nerede konusuna geçelim.

WhatsApp Business'ı Müşteri Hizmetleri için Nerede Kullanabilirsiniz?

WhatsApp Business, işletme faaliyetlerinizin çeşitli yönlerinde müşteri hizmetlerini geliştirmek için çok yönlü bir araç olabilir. Daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin.

Müşteri Geri Bildirimlerinin Toplanması ve Anketlerin Yapılması

Uzun e-postalardan ve hantal formlardan kurtulun! WhatsApp, hızlı anketler aracılığıyla gerçek zamanlı geri bildirim toplamak için etkili bir araç olabilir. Bu bilgiler ürünlerinizi, hizmetlerinizi ve hatta müşteri hizmetleri yaklaşımınızı geliştirmenize yardımcı olabilir. Ayrıca, müşteriler sohbetin bir parçası olarak kendilerini değerli hissederler. Örneğin bir kafe, müşterilerden yemek deneyimlerini 1-5 arasında derecelendirmelerini isteyen bir mesaj gönderebilir.

E-Ticaret Güncellemeleri ve Sipariş Takibi

Online perakendeciler için WhatsApp Business, siparişlerle ilgili güncellemeleri zamanında göndermek için yararlı bir platform olabilir. Giden bildirimleri kullanarak, müşterilere siparişlerinin onaylanmasından teslimatına kadar her aşamada güncellemeler gönderebilirler. Örneğin bir cilt bakım ürünü sipariş eden bir müşteri, sipariş kabul edildiğinde, kargoya verildiğinde ve teslim edildiğinde bir takip bağlantısıyla birlikte bildirim alacaktır. Bu, müşteriyi sadece döngü içinde tutmakla kalmaz, aynı zamanda satın alımlarıyla ilgili güven ve güvenlik duygusu oluşturur.

Rezervasyonların ve Rezervasyonların Kolaylaştırılması

WhatsApp, işletmelerin rezervasyon ve rezervasyonları doğrudan sohbet içinde yönetmelerine yardımcı olarak, dağınık e-postalara ve kafa karıştırıcı onay çağrılarına olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Müşteriler, tarihler, saatler ve ayrıntılar dahil olmak üzere anında rezervasyon ayrıntılarını doğrudan WhatsApp üzerinden alır. Bu merkezi konum, tüm bilgilerin hem işletme hem de müşteri için kolayca erişilebilir olmasını sağlar. Rezervasyon sürecini kolaylaştırarak kafa karışıklığını azaltır.

Zamanında Hatırlatıcı Gönderme

Hepimiz o yollardan geçtik - bir randevuyu unutmak ya da son ödeme tarihini kaçırmak. WhatsApp, işletmelerin doğrudan müşterilerin gelen kutularına nazik hatırlatıcılar göndermesine olanak tanır.

Bir diş hekiminin yaklaşan bir randevu hakkında hatırlatma gönderdiğini veya bir spor salonunun süresi dolan bir üyelik hakkında bildirim gönderdiğini düşünün - hepsi hızlı bir WhatsApp mesajı aracılığıyla. Bu proaktif yaklaşım, randevuya gelmemeleri ve geç ödemeleri azaltarak genel verimliliği artırır.

Ürün ve Hizmetlerin Sergilenmesi

WhatsApp metin mesajlarının ötesine geçiyor. İşletmeler iletişimi geliştirmek için resimler, videolar ve sesli notlar paylaşabilir. Karmaşık bir ürün montajını mı açıklamanız gerekiyor? Hızlı bir açıklayıcı video gönderin!

Ayrıca WhatsApp Business, bu özelliği daha da geliştiren bir ürün kataloğu özelliğine sahiptir. İşletmeler, uygulama içinde ürün veya hizmetlerinin dijital bir kataloğunu oluşturabilir ve müşterilerin tekliflerine düzenli ve erişilebilir bir şekilde göz atmalarına olanak tanır.

Satış Sonrası Destek Sağlama

WhatsApp Business'ı kullanarak müşterilerinize hızlı ve verimli satış sonrası hizmet sağlayabilirsiniz. Yeni bir cihaz için sorun giderme rehberliğine ihtiyaç duyan bir müşteri düşünün. WhatsApp üzerinden kolayca ulaşabilir ve sorun giderme kılavuzları, kurulum talimatları, garanti ayrıntıları ve iade politikaları gibi gerekli bilgileri aynı sohbet penceresi içinde alabilirler. Bu kolaylık, mutlu ve sadık müşteriler anlamına gelir.

Anında Müşteri Desteği

WhatsApp Business, gerçek zamanlı müşteri desteği sağlayarak soruların ve sorunların derhal ele alınmasına olanak tanır. Ayrıca, durmak bilmeyen sorular için harika bir özellik var - sohbet botları. Bu botlar SSS'lerle ilgilenir ve rutin soruları ele alır. Müşterileriniz ihtiyaç duydukları yardımı istedikleri zaman alabilir ve ekibiniz de parladıkları alanlara odaklanabilir. Tam bir kazan-kazan!

Neden ve Nerede konularını ele aldığımıza göre, şimdi Nasıl konusuna geçelim.

WhatsApp Business'ı Müşteri Hizmetleri için nasıl kullanabilirsiniz?

WhatsApp Business, müşterilerle doğrudan ve kişisel iletişimi kolaylaştırmak amacıyla küçük işletmeler için tasarlanmıştır. İşte özelliklerini kendi yararınıza nasıl kullanabileceğiniz:

Bir İşletme Profili oluşturun: Halihazırda bir WhatsApp Business hesabınız yoksa hemen bir hesap oluşturun. Ardından, işletme açıklamanızı, e-posta adresinizi, mağaza adresinizi ve web sitenizi içeren kapsamlı bir işletme profili oluşturun. Bu, müşterilerin önemli bilgileri kolayca bulmasına yardımcı olur.

Hızlı Yanıtlar ayarlayın: Sık gönderdiğiniz mesajları kaydedin ve yeniden kullanın, böylece sık sorulan sorulara daha hızlı yanıt verin.

Otomatik Mesajları Ayarlayın: Müşterileri karşılamak için karşılama mesajları ve müsait olmadığınızda dışarıda mesajları ayarlayın. Dışarıda mesajları, işletmenin kapalı olduğu veya müsait olmadığı zamanlarda müşterileri bilgilendirmek için planlanabilir. Bu şekilde, soruları her zaman kabul edilir ve gözetimsiz bırakılmazlar.

Etiketler Oluşturun: Kişileri ve sohbet konularını etiketlerle düzenleyerek müşteri etkileşimlerini ve takiplerini yönetmeyi kolaylaştırın. "Sipariş Sorgulama" veya "Teknik Destek" gibi etiketler atayabilirsiniz.

Bu özellikler, müşteri hizmetlerine daha düzenli ve verimli bir yaklaşım sağlar. Bununla birlikte, WhatsApp Business'ın belirli sınırlamaları olabilir.

WhatsApp Business'ın Sınırlamaları ve WhatsApp Business API'sinin Rolü

WhatsApp Business birçok kullanışlı özellik sunsa da, özellikle yüksek hacimli mesajlara sahip daha büyük işletmeler için sınırlamaları vardır:

WhatsApp Business öncelikle küçük işletmeler için tasarlanmıştır ve yüksek hacimli müşteri etkileşimlerini verimli bir şekilde yönetemeyebilir.
Birden fazla ekip üyesi tarafından kullanımı yerel olarak desteklemez, bu da müşteri hizmetleri ekiplerine sahip işletmeler için faydasını sınırlar.
CRM sistemleri veya diğer iş araçlarıyla sınırlı entegrasyon yeteneklerine sahiptir ve bu da müşteri yönetimini daha zor hale getirir.

WhatsApp, bu sınırlamaları ele almak için orta ve büyük ölçekli işletmeler için tasarlanan WhatsApp Business API'yi tanıttı. API aşağıdakilere izin verir:

Ölçeklenebilirlik: Yüksek müşteri etkileşimi olan işletmeler için uygun olan büyük hacimli mesajları zahmetsizce işleyin.
Çoklu Kullanıcı Desteği: Birden fazla ekip üyesinin tek bir WhatsApp numarası aracılığıyla müşteri sorgularını yönetmesini ve yanıtlamasını sağlayın.
Gelişmiş Entegrasyonlar: Müşteri etkileşimlerini ve veri yönetimini kolaylaştırmak için CRM sistemleri de dahil olmak üzere mevcut iş araçları ve yazılımlarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olun.
Otomatik Yanıtlar ve Sohbet Robotları: SSS'leri ve yaygın sorguları ele almak için sohbet robotları kullanın ve daha karmaşık sorunlar için insan temsilcileri ayırın.

Üçüncü Taraf Araçlarla Bir Adım Daha İleri Gidin

WhatsApp Business'ın yerel işlevlerinin ve WhatsApp Business API'sinin ötesinde, üçüncü taraf araçların entegre edilmesi müşteri hizmetleri deneyimini daha da geliştirebilir. Bu araçlar, çok sayıda paylaşılan gelen kutusu, gelişmiş analizler, gelişmiş chatbot işlevleri, birden fazla iletişim kanalını yönetmek için merkezi gösterge tabloları ve daha sofistike CRM entegrasyonları sağlayabilir. Bu sadece verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda müşteri davranışları ve tercihleri hakkında daha derin içgörüler sağlar.

Timelines AI, WhatsApp'ı Müşteri Hizmetleri için optimize etmeye nasıl yardımcı olabilir?

Timelines AI, işletmelerin popüler mesajlaşma platformunda müşterileriyle etkileşim kurma şeklini geliştirmek için tasarlanmış bir WhatsApp yönetim çözümüdür. İletişimleri merkezileştirerek, iş akışlarını otomatikleştirerek ve gelişmiş analizler sağlayarak Timelines AI, WhatsApp'ı müşteri hizmetleri için birkaç önemli şekilde optimize eder:

Merkezi İletişim: Birden fazla WhatsApp numarasından gelen mesajları tek bir paylaşılan gelen kutusunda birleştirerek müşteri hizmetleri ekiplerinin iletişimleri sorunsuz bir şekilde yönetmesine ve daha hızlı yanıt vermesine olanak tanır.

Kolaylaştırılmış Operasyonlar: Timelines AI, etiketleme ve görüşme atama gibi rutin görevleri otomatikleştirerek ekiplerin daha karmaşık müşteri sorularına odaklanmasını sağlar ve genel hizmet verimliliğini artırır.

Kapsamlı Analitik: İşletmelere mesajlaşma istatistikleri, yanıt süreleri ve performans içgörüleri dahil olmak üzere birçok önemli ölçüm sağlar. Bu veriler, şirketlerin WhatsApp'ta ne kadar iyi olduklarını ve bundan sonra ne yapmaları gerektiğini anlamalarına yardımcı olur. İyileştirme alanlarını belirleyebilir ve müşteri hizmetleri stratejilerini buna göre uyarlayabilirler.

CRM Entegrasyonu: İşletmeler bu aracı kullanarak WhatsApp'larını PipeDrive, Hubspot ve Zapier gibi CRM sistemleriyle birkaç tıklamayla entegre edebilirler. Tüm WhatsApp etkileşimlerinin otomatik olarak kaydedilmesini sağlayarak daha kişiselleştirilmiş ve etkili takipler için müşteri iletişimlerinin eksiksiz bir görünümünü sağlar.

Gelişmiş Müşteri İletişimi: Timelines AI yardımıyla işletmeler, mesajları otomatik olarak yanıtlamak için bir WhatsApp ve ChatGPT otomatik yanıtlayıcı oluşturabilir. Bu otomatik yanıtlayıcı birden fazla dilde iletişim kurabilir ve herhangi bir kodlama becerisine ihtiyaç duymadan kolayca kurulabilir.

Müşteri Hizmetlerinde WhatsApp Kullanımı için En İyi Uygulamalar

Yanıt süreleriniz konusunda çok net olun. Müşteri beklentilerini yönetmek için ekibiniz müsait olmadığında bir dış mesaj kullanmayı düşünün.

Çalışma saatleri içinde makul bir süre içinde soruları yanıtlamaya çalışın. Bu, duyarlılığınızı gösterir ve müşterilerinizi bilgilendirir.

Profesyonel ama samimi bir üslup kullanın. Geniş bir kitlenin anlaması kolay, açık ve özlü bir dil kullanın.

Zamandan tasarruf etmek ve tutarlılığı sağlamak için sık sorulan sorular (SSS) için önceden yazılmış yanıtlar kullanın. Ancak, daha kişiselleştirilmiş bir dokunuş gerektiren karmaşık sorular için genel yanıtlardan kaçının.

Her zaman işletme adınızı, iletişim bilgilerinizi, web sitesi bağlantınızı ve tekliflerinizin net bir açıklamasını içeren ayrıntılı bir profil oluşturun.

Bir ürün kataloğu özelliğiniz varsa, bunu iyi görseller, ayrıntılı açıklamalar ve doğru fiyatlandırma ile güncel tutun. Bu, müşterilerin WhatsApp sohbetinde tekliflerinize göz atmalarını sağlar.

WhatsApp sohbetlerinde anketler veya yoklamalar yoluyla proaktif olarak müşteri geri bildirimi talep edin. Bu bilgiler, yaklaşımınızı iyileştirmenize ve müşteri ihtiyaçlarını etkili bir şekilde ele almanıza yardımcı olacaktır.

Sonuç

WhatsApp, her büyüklükteki işletmenin mükemmel müşteri hizmetleri sunmasını kolaylaştırır. Etkileşimleri basitleştirmek isteyen küçük işletmelerden verimli iletişime ihtiyaç duyan küresel işletmelere kadar, WhatsApp Business ve WhatsApp Business API herkes için çözümlere sahiptir. Bunu müşterilerinize doğrudan bir hat olarak düşünün, soruları yanıtlamanıza, sorunları çözmenize ve anında destek sağlamanıza olanak tanır.

Ama neden burada duralım? Timelines AI gibi araçları entegre etmek bunu bir adım öteye taşıyabilir. Timelines AI, tüm sohbetlerinizi tek bir yerde incelemenizi sağlayarak ekibinize müşteri etkileşimlerinin eksiksiz bir resmini sunar. Ayrıca CRM Entegrasyonu sağlar ve WhatsApp'ı ChatGPT ile entegre etmenize olanak tanır. Ücretsiz denemenizi bugün başlatın ve müşteri hizmetlerinizi nasıl iyileştirdiğini görün!