Zoho CRM Workflow Rules: Envía un Mensaje de WhatsApp

Profundiza en los detalles de la Integración de Zoho y WhatsApp y obtén información sobre cómo funciona nuestro sistema integrado.

Puedes crear Zoho CRM Workflow Rules que te permitirán enviar un mensaje de WhatsApp, basándote en ciertos criterios.

En este artículo, revisaremos el proceso de creación de un flujo de trabajo para enviar un mensaje de WhatsApp después de que se haya creado un nuevo contacto en Zoho CRM. Herramientas que necesitaremos durante este proceso:

1. Cuenta de espacio de trabajo de TimelinesAI con una cuenta de WhatsApp conectada



2. Cuenta de Zoho CRM



3. Una conexión activa entre Zoho CRM y TimelinesAI



4. API Pública de TimelinesAI

Paso #1: Primeros Pasos

Primero, necesitaremos ir a Zoho CRM, donde comenzaremos a crear la regla de flujo de trabajo.

Haz clic en el icono de engranaje "Setup" que se encuentra en la esquina superior derecha de tu pantalla, junto a tu foto de perfil. Luego, haz clic en "Workflow Rules", dentro de la sección "Automation":

Una vez que accedas a las Workflow Rules, puedes hacer clic en el botón azul "+ Create New Rule". Esto abrirá una ventana con los siguientes campos:

– Module: Selecciona "Contacts"
– Rule Name: Elige un nombre para esta regla, para ayudarte a identificarla
– Description: Puedes añadir una breve descripción sobre esta regla aquí

Puedes hacer clic en "Next" después.

Paso #2: Configuración de la Estructura de la Regla de Flujo de Trabajo

Ahora que hemos creado la nueva regla, procederemos a construir su estructura, para definir cómo funcionará.

Estructura de la Regla de Flujo de Trabajo: "When"

Esta sección actúa como el disparador en tu regla de flujo de trabajo.

Verás un menú desplegable dentro de esta sección, donde seleccionarás "Record Action".

Un menú desplegable secundario aparecerá después, donde seleccionarás "Create". Procede a hacer clic en "Next" una vez que hayas terminado.

Estructura de la Regla de Flujo de Trabajo: "Condition 1"

Inmediatamente después de completar el "When", comenzarás a trabajar en el "Condition 1". Dentro de esta sección, necesitarás configurar lo siguiente:

– "Which contacts would you like to apply the rule to?": Haz clic en "Contacts matching certain conditions"

Verás tres menús desplegables dentro de esta sección, donde elegirás:

– "Lead Source"
– "is"
– "TimelinesAI"

Esto permitirá que la regla de flujo de trabajo proceda solo bajo estas condiciones.

Estructura de las Workflow Rules: Instant Actions

Después de definir las condiciones para esta regla de flujo de trabajo, verás un botón "Instant Actions" que aparece justo debajo de la sección de condiciones. Cuando hagas clic en él, podrás seleccionar las acciones que se ejecutarán; selecciona "Webhook" y luego, haz clic en el botón "+ New Webhook".

Configuración del Webhook

Este paso te permitirá crear un webhook, que puede ser utilizado para esta y otras Workflow Rules que crees dentro de Zoho CRM que involucren a TimelinesAI.

Primero, verás los siguientes campos:

1. Name: Puedes asignar un nombre a tu webhook aquí, para ayudarte a identificarlo para esta y futuras reglas de flujo de trabajo
2. Description: Una breve descripción sobre el propósito de este webhook
3. Method: Selecciona "POST"
4. URL to Notify: Necesitarás pegar una URL de TimelinesAI

Cómo obtener la URL de TimelinesAI:

Ve a tu espacio de trabajo de TimelinesAI y luego, haz clic en la sección "Integrations", que se encuentra en la barra lateral izquierda. Luego, asegúrate de hacer clic en "API Documentation":

Esto te llevará a una página donde verás diferentes elementos. Asegúrate de hacer clic en "Send message to phone number" y luego, en la parte superior derecha de tu pantalla, haz clic en el desplegable "POST: /message" y copia la URL que verás allí:

Importante: Ahora, vuelve a TimelinesAI, donde accediste a "API Documentation", y luego haz clic en el botón "Generate new token". Copia ese token y guárdalo, ya que lo usaremos más adelante durante este proceso.

5. Authorization Type: Selecciona "General"

Ahora, desplazaremos un poco hacia abajo dentro de esta sección, donde verás "Custom Parameters", donde necesitaremos añadir algunos detalles:

– Parameter Name: Escribe Authorization
– Parameter Value: Escribe "Bearer" + el token que copiaste de TimelinesAI. Debería verse así: "Bearer 09wdczr9-2899-4ea3-89f9-2e469e8a25de"

Después de rellenar los campos anteriores, haz clic en el icono "+" que está al lado de "Parameter Value", ya que esto abrirá otra fila de campos que también necesitan ser rellenados:

– Parameter Name: Escribe Content-Type
– Parameter Value: Escribe application/json

Debería verse algo como esto:

Por último, desplazaremos hacia abajo hasta el final de esta ventana, para configurar los últimos detalles de nuestro webhook:

1. "Type": Selecciona "Raw"
2. "Format": Selecciona "JSON"

Dentro del cuadro de texto que aparece debajo de estos, añadirás la muestra de solicitud, que también se puede encontrar dentro de la "API Documentation" en TimelinesAI. La dejo aquí para tu conveniencia:

{

"phone": "+14840000000",
"whatsapp_account_phone": "+14841111111",
"text": "hello, world!",
"file_url": "https://some.host/image.png",
"file_name": "image.png",
"label": "customer"
}

Puedes usar la muestra anterior y añadirla al cuerpo de tu webhook; siéntete libre de editarla según tus necesidades. Aquí hay un ejemplo:

Ahora que hemos terminado, haz clic en "Save and Associate" y luego, procede a hacer clic en el botón "Save" que está en la parte inferior de esta estructura de Workflow Rule. Después de hacer esto, Zoho CRM te llevará de vuelta a tu panel de Workflow Rules, donde verás esta regla que acabamos de crear activada.

Ahora, siempre que se cree un nuevo contacto desde TimelinesAI o con Lead Source establecido en "TimelinesAI", se enviará un nuevo mensaje automatizado. Aquí hay un ejemplo de cómo se ve el mensaje que creamos aquí en TimelinesAI:

Esperamos que este artículo te sea de utilidad. Si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos a través de nuestro Chat Support o envíanos un correo electrónico a hello@timelines.ai