Cómo configurar HubSpot WhatsApp MCP con Claude o ChatGPT (probado)

Tu pipeline vive en HubSpot. Las conversaciones que lo mueven ocurren en WhatsApp: en el móvil de cada comercial, en grupos de clientes, a última hora de la tarde. TimelinesAI ya sincroniza esos chats con el contacto y el negocio correctos de HubSpot, así que no se pierde nada cuando un comercial está fuera o se va del equipo.

Esta guía cubre el siguiente paso: hacer preguntas que necesitan ambas fuentes a la vez. ¿Qué negocios se han quedado en silencio? ¿Qué dijo realmente el cliente? ¿Quién del equipo le debe una respuesta? Con el conector oficial de HubSpot y el servidor MCP de TimelinesAI activados en el mismo chat de IA, puedes preguntar exactamente eso, en lenguaje natural, y obtener una sola respuesta.

Configuramos esto en nuestra propia cuenta de HubSpot y en nuestro propio espacio de WhatsApp antes de escribir una sola palabra. Todo lo que sigue es lo que vimos, incluido lo que no funcionó a la primera.

Puntos clave

• El conector de HubSpot sabe cuándo hablaste por última vez con un cliente por WhatsApp. No puede ver qué se dijo. El servidor MCP de TimelinesAI sí lee la conversación.
• Activa ambos en un mismo chat —en Claude, ChatGPT o cualquier otro asistente que acepte un servidor MCP remoto— y pregunta "qué negocios nos están esperando" en lenguaje natural. La configuración lleva unos 10 minutos, sin código.
• HubSpot puede quedarse en solo lectura. Todas las preguntas de esta guía funcionan con sus permisos por defecto.
• Empareja a los clientes por número de teléfono, no por nombre, y agrupa "quién está esperando" por el asignado en WhatsApp, no por el propietario del negocio.
• Sin coste adicional de TimelinesAI ni de HubSpot. El MCP de WhatsApp está incluido en tu plan de TimelinesAI, y los conectores de HubSpot están disponibles en todos los niveles. Solo necesitas un plan de IA de pago.

Qué significa "HubSpot WhatsApp MCP"

MCP (Model Context Protocol) es el estándar abierto que usan los asistentes de IA para conectarse a otras aplicaciones. Una configuración de HubSpot WhatsApp MCP significa que tu asistente de IA —Claude, ChatGPT u otro— está conectado a dos servidores MCP al mismo tiempo:

• El conector oficial de HubSpot — la conexión propia de HubSpot con tu CRM, disponible para Claude, ChatGPT, Microsoft 365 Copilot y Gemini.
• El servidor MCP de WhatsApp de TimelinesAI — la conexión con las conversaciones de WhatsApp de tu equipo, en todos los números.

No escribes código ni ejecutas ningún servidor. Añades dos conectores a tu asistente, y él decide a cuál preguntar en cada parte de tu pregunta.

No sustituye la sincronización. TimelinesAI sigue copiando cada conversación a HubSpot como hace hoy. El MCP es la forma de hacer preguntas que abarcan ambos.

Qué asistentes de IA funcionan

Necesitas un asistente que pueda mantener ambas conexiones a la vez. HubSpot ofrece una conexión oficial para cuatro asistentes. TimelinesAI se conecta a cualquier asistente que acepte un servidor MCP remoto.

Hicimos todas las pruebas de esta guía con Claude. El conector de HubSpot para ChatGPT funciona con el mismo modelo de permisos —un superadministrador lo aprueba y elige a qué puede acceder—, así que la configuración, los prompts y las trampas se aplican igual.

Qué puede hacer cada conector y qué no

En una frase: el conector de HubSpot sabe cuándo hablaste por última vez con un cliente. TimelinesAI sabe qué se dijo. Necesitas ambos para responder "quién nos está esperando".

El conector de HubSpot, en detalle

HubSpot muestra todo lo que su conector puede tener permitido hacer en la pantalla que ves al conectarlo.

• Por defecto: leer contactos, empresas, negocios y tickets.
• Con permisos de lectura opcionales: notas, llamadas, reuniones, tareas, emails uno a uno, conversaciones de la bandeja de entrada, usuarios y equipos, leads, listas, presupuestos, facturas y más.
• Con permisos de escritura opcionales: crear y actualizar contactos, empresas, negocios, tickets, notas, tareas y más. El acceso de escritura tiene que autorizarlo un superadministrador de HubSpot.
• No disponible en ningún nivel de permisos: enviar un mensaje en ningún canal, responder o asignar una conversación de la bandeja de entrada, y el tipo de registro que usa HubSpot para los mensajes de WhatsApp registrados.

El servidor MCP de TimelinesAI, en detalle

34 herramientas, que cubren números de la app de WhatsApp Business y números de la API de WhatsApp Business en todo tu equipo:

• Buscar y leer: buscar chats por teléfono, nombre, etiqueta, miembro del equipo o estado de lectura; leer el historial completo, incluidos los chats de grupo; ver si la ventana de 24 horas de un chat de la API sigue abierta.
• Organizar: asignar o desasignar a un miembro del equipo, añadir o quitar etiquetas, cerrar o reabrir un chat.
• Actuar (configúralas para pedir confirmación primero): enviar un mensaje, responder a un mensaje concreto, reaccionar, enviar una plantilla aprobada, iniciar un nuevo chat de la API.
• Espacio de trabajo: listar tus números, tu equipo y tu consumo.

Cómo funcionan juntos los dos conectores

Tomemos la pregunta "qué negocios se han quedado en silencio, y por qué". Tu asistente la responde en cuatro pasos:

1. Tú preguntas en lenguaje natural, en un chat normal.
2. HubSpot encuentra los negocios sin actividad reciente, sus contactos y números de teléfono.
3. TimelinesAI encuentra el chat de cada cliente por su número de teléfono y lee los últimos mensajes.
4. Tu asistente combina ambas fuentes en una sola respuesta: quién está esperando, desde cuándo y sobre qué.

Si luego pides una respuesta, el asistente la redacta, tú la apruebas, y TimelinesAI la envía desde el número de tu equipo. El mensaje llega a tu bandeja de entrada compartida y al registro de HubSpot, como cualquier otro mensaje de WhatsApp.

Cuatro formas de conectar HubSpot, WhatsApp e IA

Si estás eligiendo una configuración, así es como se diferencian las opciones.

Si tu equipo ya usa WhatsApp a través del canal de bandeja de entrada propio de HubSpot, el conector de HubSpot puede leer esos hilos, pero todavía no puede responder. Si estás en cualquier otro nivel de HubSpot, usas números de la app de WhatsApp Business, o quieres que tu asistente actúe sobre una conversación, necesitas un conector de WhatsApp adicional.

Antes de empezar

• Un asistente de IA que admita ambos conectores: Claude en un plan de pago (Pro, Max, Team o Enterprise), o ChatGPT en Plus, Pro, Business, Enterprise o Education.
• HubSpot en cualquier nivel, incluidos Free y Starter, y una cuenta de usuario de HubSpot.
• TimelinesAI con la integración de HubSpot activada, y los números de tu equipo conectados. El MCP de WhatsApp está incluido en tu plan. ¿Es nuevo para ti? Empieza por sincronizar WhatsApp con HubSpot.
• Permiso para conectar aplicaciones en HubSpot. Los usuarios con acceso al App Marketplace pueden conectar directamente; el resto necesita que un superadministrador apruebe antes el conector.
• Un plan de IA acorde a tu volumen. Las preguntas ocasionales funcionan bien con los planes de pago estándar. Un equipo que hace esto cada mañana sobre una bandeja grande consume mucho más — nuestra guía de configuración de WhatsApp MCP tiene cifras medidas.

Configúralo en Claude (unos 10 minutos)

Paso 1: Conecta HubSpot

En Claude, ve a Personalizar → Conectores, busca HubSpot y haz clic en Conectar. Inicia sesión en HubSpot y elige tu cuenta.

HubSpot te muestra entonces a qué puede acceder Claude. Los permisos por defecto —leer contactos, empresas, negocios y tickets— bastan para todas las preguntas de esta guía. Si quieres más, marca solo los permisos de Ver:

• Notas, llamadas, reuniones y tareas — para "qué ha pasado en este negocio"
• Usuarios y equipos — para que "mis negocios" funcione sin escribir tu nombre
• Ejecutar consultas — para totales y desgloses de todo el pipeline

No necesitas nada que diga crear, cambiar o publicar. Si esas opciones aparecen en gris, un superadministrador de HubSpot tiene que habilitarlas.

Paso 2: Conecta TimelinesAI

Sigue en Personalizar → Conectores, haz clic en + y luego en Añadir conector personalizado. Llámalo TimelinesAI y pega la URL del servidor: https://mcp.services.timelines.ai/mcp. Haz clic en Añadir y luego en Conectar, inicia sesión en TimelinesAI y aprueba el acceso. No hay ninguna clave de API que copiar.

En un plan Team o Enterprise, un propietario añade el conector una sola vez en Configuración de la organización → Conectores; después cada persona conecta su propia cuenta (la guía de Claude).

Por último, abre la configuración de herramientas de cada conector y pon en "pedir confirmación" todo lo que envía, actualiza o asigna; pedir confirmación. HubSpot recomienda lo mismo para su propio conector.

Paso 3: Activa ambos en el mismo chat

En un chat nuevo, haz clic en + abajo a la izquierda, abre Conectores y asegúrate de que HubSpot y TimelinesAI estén ambos activados. Los conectores se activan por conversación.

Paso 4: Comprueba que funciona

Haz dos preguntas rápidas. Si ambas responden, ya estás listo:

¿Cuántos negocios abiertos tenemos en HubSpot, por etapa?

Lista nuestros números de WhatsApp en TimelinesAI e indica si cada uno está conectado.

La primera pregunta es de HubSpot; la segunda, de TimelinesAI.

Configúralo en ChatGPT

1. Conecta HubSpot. Añade el conector de HubSpot para ChatGPT e inicia sesión. Se aplican la misma aprobación de superadministrador y los mismos permisos de datos que en Claude.
2. Activa el modo desarrollador. En ChatGPT en la web, abre Configuración → Seguridad e inicio de sesión y activa Modo desarrollador. Está disponible en Plus, Pro, Business, Enterprise y Education; en una cuenta de empresa, puede que tu administrador tenga que habilitarlo (la guía de OpenAI).
3. Añade TimelinesAI. Crea una app en modo desarrollador con la URL del servidor https://mcp.services.timelines.ai/mcp y luego inicia sesión en TimelinesAI.
4. Pregunta con ambos activados. Activa TimelinesAI para el chat e incluye la palabra "HubSpot" en tu pregunta — es el propio consejo de HubSpot para traer su conector a la conversación.
5. Mantén las acciones bajo confirmación. Configura el conector de HubSpot para que pida confirmación antes de actualizar, tal y como recomienda HubSpot, y revisa cada envío propuesto antes de confirmarlo.

Configúralo en Claude Code, Cursor o Codex

Para analistas y equipos técnicos. TimelinesAI se configura con una sola línea en cada herramienta — los fragmentos de código están en nuestra guía de configuración de WhatsApp MCP. Del lado de HubSpot, los desarrolladores se conectan al servidor MCP remoto de HubSpot, que necesita una app de autenticación MCP de HubSpot. Hicimos las pruebas de esta guía desde Claude Code con ambos conectores conectados.

Una revisión de pipeline del lunes, de principio a fin

Esta es la pregunta que justifica toda la configuración. Pregunta:

Muéstrame mis negocios abiertos sin actividad en los últimos 7 días. Para cada uno, busca la conversación de WhatsApp del cliente en TimelinesAI y dime qué dijo por última vez y si le respondimos.

Entre bastidores, HubSpot encuentra los negocios en silencio y el número de teléfono de cada contacto; TimelinesAI encuentra el chat de cada uno por ese número y lee los últimos mensajes. La respuesta llega en una sola tabla: qué negocios te están esperando, desde cuándo y sobre qué.

Después, pide los seguimientos, sin enviar nada todavía:

Redacta un seguimiento breve para los tres que nos están esperando, en el idioma en el que escribieron. No envíes nada.

Tu asistente redacta cada respuesta en el idioma del cliente. Cuando dices "envía la primera", pide confirmación antes de que TimelinesAI envíe nada. Nada llega al cliente hasta que tú lo autorizas.

Biblioteca de prompts

Copia estos tal cual, o cambia tus propias etapas, nombres y rangos de tiempo. Más ideas en casos de uso de WhatsApp MCP.

Pipeline

• "¿Qué negocios en la etapa Contrato enviado cierran este mes y no han tenido actividad en 7 días? Para cada uno, ¿qué dijo el cliente por última vez en WhatsApp?"
• "Antes de mi llamada con [empresa]: resume el negocio en HubSpot y nuestros últimos 30 mensajes de WhatsApp con ellos."
• "¿Qué negocios avanzaron esta semana en WhatsApp pero siguen en la misma etapa de HubSpot?"

Equipo

• "¿Qué clientes nos escribieron por última vez y todavía no han recibido respuesta? De más antiguo a más reciente, con el miembro del equipo asignado."
• "¿A cuántos clientes está esperando responder cada miembro del equipo ahora mismo?"
• "¿Qué chats de WhatsApp de esta semana no están asignados a nadie?"

Cliente

• "¿Qué le prometimos a [empresa] por WhatsApp este mes, y lo cumplimos?"
• "En el grupo de WhatsApp con [cliente], ¿quién pidió qué, y qué sigue pendiente?"
• "Traduce al español los últimos 10 mensajes de [cliente] y dime qué necesita."

Acción (pedir confirmación primero)

• "Redacta respuestas para todos los que llevan esperando más de 24 horas, en su idioma. No envíes nada."
• "Asigna los chats sin asignar de esta semana a [miembro del equipo]."
• "¿Qué chats de nuestra API de WhatsApp Business siguen con la ventana de 24 horas abierta?"

¿Prefieres la terminal? Los mismos datos de WhatsApp funcionan en Claude Code — mira analítica de WhatsApp con Claude Code.

Lo que aprendimos al configurarlo

1. La conexión por defecto de HubSpot es más limitada de lo que parece. Cubre cuatro tipos de registro: contactos, empresas, negocios y tickets. Pide notas, llamadas, tu propio usuario o un recuento del pipeline, y Claude responde: "Este conector requiere permisos adicionales". Reconectar por sí solo no lo solucionó en nuestro caso: un superadministrador tiene que autorizar antes los permisos adicionales, y luego cada usuario se reconecta.
2. Empareja por número de teléfono, no por nombre. Un contacto de HubSpot en nuestra prueba tenía cuatro chats de WhatsApp — uno por cada miembro del equipo que había hablado con él — y ninguno se llamaba como el contacto en HubSpot. Los negocios creados desde WhatsApp también conservan el nombre del chat del día en que se crearon. Pide al asistente que empareje por teléfono y use el chat con el mensaje más reciente.
3. El propietario del negocio no siempre es quien responde en WhatsApp. En nuestra cuenta, todos los negocios creados desde WhatsApp pertenecían a un único propietario en HubSpot, mientras que los chats estaban asignados a distintos miembros del equipo. Para saber "quién le debe una respuesta a quién", guíate por el asignado en WhatsApp.
4. La sincronización es muy precisa. La hora de "último contacto" de HubSpot y el último mensaje de TimelinesAI estaban a 14 segundos de diferencia. Confía en las fechas de HubSpot para "quién se quedó en silencio" y en TimelinesAI para "qué se dijo".
5. Los números desconectados siguen contando. Tu asistente puede leer el historial de un número que se ha desconectado, pero no puede enviar mensajes desde él — útil cuando un comercial se va del equipo.

Solución de problemas

• "Este conector requiere permisos adicionales." La conexión por defecto de HubSpot cubre cuatro tipos de registro. Pide a un superadministrador que habilite los permisos de Ver que necesitas, y luego reconecta HubSpot.
• Las opciones de permisos aparecen en gris. Tu cuenta restringe a qué puede acceder el conector. Un superadministrador aprueba el conector y sus permisos de datos.
• El asistente responde solo con una de las dos aplicaciones. El otro conector no está activado para este chat. En Claude: + → Conectores, activa ambos. En ChatGPT: activa la app de TimelinesAI e incluye "HubSpot" en tu pregunta. Nombrar la app ("en TimelinesAI") ayuda en todos los casos.
• No encuentra el chat de un cliente. Los nombres de los chats no coinciden con los nombres de HubSpot, o el formato del teléfono es distinto. Pídele que empareje por teléfono en formato internacional (+código de país), y revisa el campo de teléfono del contacto en HubSpot.
• Eligió una conversación antigua. Un cliente puede tener varios chats, uno por cada número de un miembro del equipo. Pide el chat con el mensaje más reciente.
• Los recuentos de "esperando" por comercial parecen incorrectos. El propietario del negocio en HubSpot no es el asignado en WhatsApp. Agrupa por el asignado en WhatsApp.
• La respuesta se detiene o se ralentiza en preguntas grandes. Leer meses de historial alcanza los límites de uso. Acótalo a un rango de fechas, un número o una etiqueta a la vez.
• TimelinesAI te pide iniciar sesión de nuevo. La sesión ha caducado. Reconecta TimelinesAI en la configuración de conectores de tu asistente.
• Un mensaje no se envía. El número está desconectado, o se ha cerrado la ventana de 24 horas de un chat de la API. Reconecta el número, o envía una plantilla aprobada.
• No hay ningún dato de actividad ni de conversaciones desde HubSpot. La opción de Datos sensibles está activada en tu cuenta de HubSpot, y HubSpot los bloquea por diseño — mira la configuración de Datos sensibles de HubSpot.

Permisos y seguridad

• HubSpot se mantiene en solo lectura salvo que un superadministrador autorice permisos de escritura. Nada en esta guía los necesita.
• Nada llega a un cliente sin tu aprobación cuando las herramientas de envío de TimelinesAI están configuradas para pedir confirmación. El asistente redacta; tú decides.
• En Claude, cuidado con el modo Research. Claude puede llamar a las herramientas de los conectores automáticamente durante Research, sin pedir confirmación cada vez. Desactiva TimelinesAI, o mantén bloqueadas sus herramientas de envío, antes de ejecutar Research.
• En ChatGPT, el modo desarrollador es para servidores en los que confías. OpenAI recomienda conectar solo servidores MCP en los que confías, y HubSpot recomienda revisar cada cambio que proponga ChatGPT antes de confirmarlo.
• Solo respuestas y seguimientos, nunca envíos masivos. WhatsApp restringe los números que envían mensajes no solicitados en volumen. Usa esto con personas que ya están hablando contigo — mira nuestra guía de buenas prácticas de WhatsApp para equipos de HubSpot.
• Todo queda registrado. Los cambios hechos a través del conector de HubSpot se registran tanto a nombre del usuario como del conector.
• Datos sensibles de HubSpot: si está activado, HubSpot bloquea los datos de actividad y de conversaciones desde su conector.

Preguntas frecuentes

¿Qué es HubSpot WhatsApp MCP?

Es una configuración en la que un asistente de IA como Claude o ChatGPT se conecta a HubSpot mediante el conector oficial de HubSpot y al WhatsApp de tu equipo mediante el servidor MCP de TimelinesAI, al mismo tiempo. Así puedes hacer una sola pregunta que necesite ambas fuentes — por ejemplo, qué negocios están esperando una respuesta por WhatsApp — sin escribir código.

¿Con qué asistentes de IA funciona?

Claude y ChatGPT para la rutina completa, además de Claude Code, Cursor y Codex para equipos técnicos. Las conexiones de HubSpot con Copilot y Gemini cubren solo preguntas de CRM.

¿Puede la IA propia de HubSpot leer nuestros mensajes de WhatsApp?

No los que sincroniza TimelinesAI. En nuestra prueba, el conector de HubSpot mostraba cuándo se contactó por última vez a un cliente y cuántas veces, pero no los mensajes. Si usas el canal de bandeja de entrada de WhatsApp propio de HubSpot, su conector sí puede leer esos hilos — pero no puede responderlos.

¿Necesito la integración de WhatsApp propia de HubSpot?

No. El canal de WhatsApp de HubSpot necesita Marketing Hub o Service Hub Professional o Enterprise, y no acepta cuentas personales. TimelinesAI funciona en todos los niveles de HubSpot, con números de la app y de la API de WhatsApp Business.

¿Es lo mismo que los resúmenes de IA dentro de HubSpot?

No. Los resúmenes en el registro son la IA propia de HubSpot. Esto es para equipos que ya trabajan en Claude o ChatGPT y quieren hacer una sola pregunta que abarque HubSpot y el WhatsApp de cada comercial.

¿Necesito dar a la IA acceso de escritura a HubSpot?

No. Todas las preguntas de esta guía funcionan con la conexión de solo lectura por defecto de HubSpot.

¿Puede el asistente actualizar negocios, notas y tareas en HubSpot?

Sí, en Claude y ChatGPT, si un superadministrador autoriza permisos de escritura. El conector de ChatGPT actualiza hasta 10 registros a la vez. HubSpot recomienda configurar el conector para que pida confirmación antes de cada actualización.

¿Cuál es la diferencia entre el servidor MCP de HubSpot y el conector de HubSpot para Claude?

El conector es la app ya lista que añades dentro de Claude o ChatGPT — es la que se usa en esta guía. El servidor MCP remoto de HubSpot es a lo que se conectan los desarrolladores con sus propias herramientas de IA.

¿Funciona con números de la app de WhatsApp Business, o solo con la API?

Con ambos, en todo tu equipo.

¿Funciona con HubSpot Free o Starter?

Sí. Tanto el conector de HubSpot como TimelinesAI funcionan en todos los niveles de HubSpot.

¿Puede leer chats de grupo?

Sí, incluido quién envió cada mensaje.

¿Tiene coste adicional?

No por parte de TimelinesAI: el MCP de WhatsApp está incluido en tu plan de TimelinesAI. HubSpot tampoco cobra aparte por sus conectores — están disponibles en todos sus niveles, incluido Free. Lo que sí necesitas es un plan de IA de pago, y un equipo que haga esto cada mañana sobre una bandeja grande debería presupuestar un nivel superior.

¿Puedo usar ChatGPT en lugar de Claude?

Sí. El conector oficial de HubSpot para ChatGPT lee tu CRM y, si se le permite, lo actualiza. TimelinesAI se conecta a través del modo desarrollador de ChatGPT en los planes Plus, Pro, Business, Enterprise y Education.

¿Funciona con Microsoft Copilot o Gemini?

Para preguntas de CRM, sí: HubSpot tiene un agente para Microsoft 365 Copilot y un conector de solo lectura para Gemini. No hemos verificado ninguna forma de añadir TimelinesAI a ninguno de los dos, así que para preguntas que necesiten WhatsApp, usa Claude o ChatGPT.

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• Guía de configuración de WhatsApp MCP
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• Buenas prácticas de WhatsApp y HubSpot
• Casos de uso de WhatsApp MCP
• Analítica de WhatsApp con Claude Code

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