Conectar varios números de WhatsApp a una sola cuenta de Pipedrive
Conecta un número de WhatsApp por cada perfil de TimelinesAI y añade más invitando a compañeros o creando perfiles adicionales. Todos los números se sincronizan con una sola cuenta de Pipedrive.
Conecta un número de WhatsApp por cada perfil de TimelinesAI y añade más invitando a compañeros a conectar el suyo o creando perfiles adicionales en el mismo espacio de trabajo. Todos los números se sincronizan con una sola cuenta de Pipedrive. Los roles controlan quién ve qué chats. Cada número se conecta en unos dos minutos con un código QR, sin registro en la Business API.
La mayoría de las guías responden a una pregunta distinta de la que la gente realmente tiene. Explican cómo conectar un número y ahí se detienen, sin decir qué ocurre en cuanto un segundo número de ventas, una línea de soporte o un equipo regional se suma a la misma cuenta de Pipedrive.
Un caso habitual: un equipo comercial de cinco personas donde cada una ya escribe a sus contactos desde su propio teléfono, más un número compartido para consultas generales que nadie quiere tener en un dispositivo personal. Son dos problemas distintos —conectar números personales ya existentes y conectar un número que no es de nadie en particular— y tienen dos respuestas distintas.
El mecanismo es sencillo una vez que se nombra: un número de WhatsApp se conecta a un perfil. Más números significa más perfiles, no un interruptor que se activa. Esta guía cubre las dos formas de añadirlos, cómo organizarlos con roles y cómo confirmar que cada número llega de verdad a Pipedrive. Para la mecánica de cómo se sincroniza un solo número —coincidencia, Negocios, actividades— consulta nuestra guía sobre cómo funciona la sincronización de WhatsApp con Pipedrive.
Qué significa realmente "varios números" aquí
Cada número vive en su propio perfil, y todos los perfiles del espacio de trabajo comparten la misma conexión con Pipedrive. En Pipedrive no cambia nada por número: lo autorizas una vez, y cada número conectado después se sincroniza automáticamente con la misma cuenta.
Vale la pena decirlo con claridad, porque es la parte que la gente espera repetir y no hace falta repetir. Conecta Pipedrive una vez. Cada número que se une al espacio de trabajo después ya está conectado.
Antes de empezar
- Una cuenta de Pipedrive con permisos de administrador — para autorizar la integración una vez, a nivel de espacio de trabajo.
- Un espacio de trabajo de TimelinesAI.
- Un teléfono por cada número de WhatsApp que añadas, cada uno con WhatsApp instalado y conectado a internet durante la configuración.
- Cualquier tipo de cuenta de WhatsApp — WhatsApp normal, la app Business, la Business API o Coexistence. Ningún número necesita darse de baja ni migrarse.
- Unos dos minutos por número.
Paso 1: Conecta tu primer número de WhatsApp
Abre Cuentas de WhatsApp en TimelinesAI, genera un código QR, abre WhatsApp en el teléfono de ese número, ve a Dispositivos vinculados y escanéalo — el mismo flujo que WhatsApp Web.
Por qué importa: esta primera conexión crea el perfil sobre el que se construye todo lo demás en el espacio de trabajo. El teléfono debe permanecer encendido y conectado durante la configuración, pero no necesita seguir conectado después para que los mensajes sigan sincronizándose.
Paso 2: Autoriza Pipedrive una vez, para todo el espacio de trabajo
Instala la aplicación del Marketplace de Pipedrive y autorízala con una cuenta de administrador de Pipedrive.
Por qué importa: este paso ocurre una vez por espacio de trabajo, no una vez por número. Cada número de WhatsApp que conectes después —con cualquiera de los métodos siguientes— se sincroniza automáticamente con esta misma cuenta de Pipedrive. No hay nada que volver a autorizar.
Paso 3: Añade un número invitando a un compañero
Si un segundo número pertenece a una persona real del equipo, invítala al espacio de trabajo y haz que conecte su propio número de la misma forma que conectaste el tuyo: código QR, Dispositivos vinculados, escanear.
Por qué importa: cada perfil de TimelinesAI se conecta a una cuenta de WhatsApp a la vez, así que una segunda persona con su propio número es la forma más directa de añadir una segunda línea. Sus mensajes se sincronizan con el mismo espacio de trabajo compartido de Pipedrive que los de todos los demás.
Paso 4: Añade un número sin un compañero — crea un segundo perfil
Si un número pertenece a la empresa y no a una persona concreta —una línea de soporte, un número regional, una bandeja sin dueño—, crea un segundo perfil en el mismo espacio de trabajo y conecta ese número a él.
Por qué importa: esta es la vía que la mayoría de las guías se saltan, porque asumen que cada número tiene siempre una persona detrás. Muchas empresas tienen números que no la tienen: una línea de consultas generales, un número fuera de horario, uno por sede. Un segundo perfil resuelve justamente eso, sin necesidad de contratar ni reasignar a nadie. Las dos vías no son excluyentes — una configuración con diez números suele ser una mezcla de ambas: algunos en los perfiles propios de compañeros, otros en perfiles dedicados que no son de nadie en particular.
Paso 5: Agrupa los números en Equipos
Si los números pertenecen a partes realmente separadas del negocio —distintos departamentos, regiones, o distintos clientes en el caso de una agencia—, organízalos en Equipos dentro del espacio de trabajo en lugar de dejar todos los números en una sola lista plana.
Por qué importa: los Equipos son lo que evita que un número creciente de cuentas conectadas se vuelva inmanejable. Una persona de un Equipo no ve las cuentas ni los chats de otro Equipo salvo que sea Propietaria o Administradora del espacio de trabajo — así que este paso es tanto una decisión de control de acceso como de organización.
Esto es exactamente lo que necesita una agencia que gestiona WhatsApp para varios clientes: un Equipo por cliente, de forma que quien lleva la cuenta del Cliente A nunca vea las conversaciones del Cliente B, aunque ambos pasen por el mismo espacio de trabajo de TimelinesAI y la misma cuenta de Pipedrive.
Paso 6: Define roles para que cada persona vea solo sus propios chats
Asigna a cada persona el rol que corresponde a lo que realmente debería ver: Owner, Admin, Teammate, Agent o Collaborator.
- Owner / Admin — acceso total a cada número y cada ajuste, salvo el control de la suscripción, que queda reservado al Owner.
- Teammate — acceso total a cualquier cuenta de WhatsApp y chat que cualquier otra persona del espacio de trabajo haya conectado.
- Agent — acceso solo a los chats de su propio número conectado, o a chats en otros números donde esté asignada específicamente como responsable.
Por qué importa: con un solo número esta decisión apenas importa. Con cinco o diez, es la diferencia entre que una persona de soporte vea solo su propia línea o vea todas las conversaciones de todos sus compañeros. Agent es, muy a menudo, la opción correcta por defecto, no Teammate.
Paso 7: Confirma que cada número está llegando a Pipedrive
Abre Pipedrive y comprueba que un mensaje de cada número conectado aparece como actividad en la Persona o el Negocio esperado, no solo que el número figura como conectado dentro de TimelinesAI.
Haz esto desde el lado de Pipedrive, no desde TimelinesAI: abre la Persona o el Negocio al que debería haber llegado el mensaje de prueba y busca la actividad en su historial. Que un número aparezca en verde como "conectado" dentro de TimelinesAI demuestra que el lado de WhatsApp funciona. No demuestra que Pipedrive haya recibido nada.
Por qué importa: un número puede estar totalmente conectado en TimelinesAI y aun así no ser visible en Pipedrive si el rol del perfil que lo conectó restringe lo que se sincroniza, o si la autorización de Pipedrive del espacio de trabajo necesita confirmarse de nuevo. Este paso es lo que realmente demuestra que la configuración funciona de principio a fin — consulta nuestra guía sobre qué se sincroniza y cómo si falta un mensaje concreto.
Problemas habituales y cómo resolverlos
El código QR caduca antes de que termine de escanearlo. Se renueva pasado un breve intervalo. Genera uno nuevo y escanéalo de inmediato — no salgas de la pantalla antes.
Un número deja de sincronizarse al cabo de unos días. Es probable que el teléfono se haya quedado sin conexión o que WhatsApp se haya cerrado en él. La conexión depende de que ese teléfono siga accesible; vuelve a conectarlo igual que la primera vez.
Un compañero puede ver chats que no debería. Su rol está en Teammate cuando debería estar en Agent, o no está asignado al Equipo correcto. Revisa el Paso 5 y el Paso 6 juntos — estos dos ajustes interactúan entre sí.
Dos números se fusionan constantemente en un solo contacto de Pipedrive. Es el comportamiento de coincidencia por número de teléfono descrito en nuestra guía de sincronización con Pipedrive — normalmente significa que ya existen registros de Persona duplicados en Pipedrive, no un fallo de la configuración de varios números en sí.
Un perfil recién creado no aparece para el resto del equipo. Los perfiles nuevos deben invitarse al espacio de trabajo, no basta con crearlos — un perfil que existe pero nunca fue invitado permanece invisible para todos los demás, también en las asignaciones de Equipo.
Algunos números se sincronizan y otros no. Comprueba que la autorización de Pipedrive la concedió una cuenta de administrador y que ningún ajuste de visibilidad de Equipo está excluyendo silenciosamente un número de la sincronización.
Cómo comprobar que funciona
- Conecta el número y confirma que su perfil aparece como activo en TimelinesAI.
- Envía un mensaje de prueba desde ese número a un contacto que aún no exista en Pipedrive.
- Confirma que se crea una nueva Persona en Pipedrive a partir de ese mensaje.
- Entra con la cuenta de la persona encargada de ese número y confirma que puede ver el chat.
- Entra con la cuenta de alguien que no debería tener acceso y confirma que no puede verlo.
Repite esto con cada número a medida que lo añades, en lugar de probarlo todo solo al final — un fallo detectado por número se corrige en un minuto; el mismo fallo descubierto después de añadir diez números cuesta mucho más rastrear.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos números de WhatsApp puedo conectar a una cuenta de Pipedrive?
No hay un tope fijo por parte de TimelinesAI. Cada número necesita su propio perfil, añadido bien por un compañero que conecta el suyo o creando un perfil adicional — así que el límite práctico es cuántos perfiles y teléfonos estás dispuesto a gestionar, no una restricción de la plataforma.
¿Necesito un teléfono distinto para cada número?
Sí, al menos durante la configuración. Cada número necesita su propio teléfono con WhatsApp instalado para generar la conexión por código QR, el mismo requisito que vincular cualquier dispositivo a WhatsApp Web.
¿Pueden dos personas compartir la responsabilidad de un mismo número de WhatsApp?
Sí. Asigna el propietario del número como de costumbre y después asigna chats concretos a una compañera o compañero como responsable — obtienen acceso a esas conversaciones con el rol Agent sin necesitar su propio número aparte.
¿Qué pasa si el teléfono detrás de un número se queda sin conexión?
Ese número deja de sincronizar mensajes nuevos hasta que el teléfono vuelve a conectarse. El resto de números conectados en el espacio de trabajo no se ven afectados — la conexión de cada perfil es independiente.
¿Necesito la API de WhatsApp Business para conectar varios números?
No. Funciona cualquier tipo de cuenta —WhatsApp normal, la app WhatsApp Business, la Business API o Coexistence— y ninguna requiere registro en la Business API ni migración de número.
¿Puedo limitar a un compañero a solo los chats de su propio número?
Sí, con el rol Agent. Limita el acceso a los chats del número que esa persona conectó, más cualquier chat en otro número donde esté asignada individualmente como responsable.
¿Añadir más números ralentiza la sincronización o cuesta más por número?
La velocidad de sincronización no depende de cuántos números estén conectados — cada uno funciona de forma independiente. El coste en TimelinesAI es por usuario, no por número de WhatsApp, así que la pregunta del precio depende realmente de cuánta gente necesita su propio acceso, no de cuántas líneas telefónicas conectas.
¿Tengo que autorizar Pipedrive por separado para cada número?
No. Pipedrive se autoriza una vez, a nivel de espacio de trabajo. Cada número de WhatsApp conectado después, por cualquier miembro del equipo o en cualquier perfil, se sincroniza automáticamente con esa misma cuenta de Pipedrive.
Empieza ahora
Conecta los números de WhatsApp de tu equipo a Pipedrive en un par de minutos cada uno, con roles que mantienen a cada persona viendo solo lo que debe. Empieza una prueba gratuita — sin tarjeta de crédito. Si primero quieres compararlo con la configuración nativa de varios números de Pipedrive, aquí tienes la comparación.