Flux de travail HubSpot : Envoyer un message WhatsApp

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Avec les flux de travail HubSpot, vous pouvez créer des automations pour votre espace de travail HubSpot. Vous pouvez envoyer des messages WhatsApp automatisés depuis HubSpot, via TimelinesAI.

Nous examinons le processus de création d'un flux de travail sur HubSpot, où vous pouvez envoyer un message WhatsApp automatisé, basé sur des déclencheurs spécifiques.

Il est impératif que, avant de créer ce flux de travail, vous ayez déjà configuré votre Intégration TimelinesAI-HubSpot. Vous pouvez consulter cet article pour vous assurer que l'intégration a été correctement configurée : Guide d'installation de l'intégration WhatsApp et HubSpot

Étape 1 : Créer un flux de travail sur HubSpot

Pour commencer, nous devons nous rendre sur HubSpot et créer un flux de travail. Il est important de noter que cette fonctionnalité nécessite un compte HubSpot Professional ou Enterprise.

Sur HubSpot, cliquez sur le menu déroulant “Automation”, situé dans la barre en haut. Ensuite, sélectionnez “Workflows”.

Si c'est la première fois que vous créez un flux de travail d'automatisation, HubSpot affichera ce qui suit :

Sinon, HubSpot vous permettra de créer un nouveau flux de travail en cliquant sur le bouton déroulant “Create Workflow” → “From scratch” situé en haut à droite de votre écran.

Dans les deux cas, vous verrez les options affichées dans l'image précédente. Sélectionnez “Contact-based” puis “Blank workflow”. Cette sélection nous permettra de créer un flux de travail à partir de zéro, où nous procédons à la conception du flux de travail entier en fonction de nos besoins particuliers.

Étape 2 : Édition du déclencheur

Ici, vous pourrez éditer les détails de votre flux de travail. Vous pouvez nommer votre flux de travail ici, en fonction de l'objectif prévu que vous pourriez avoir avec ce flux de travail. À titre d'illustration, nous créerons un flux de travail qui notifie les contacts chaque fois qu'une nouvelle affaire est créée.

Commençons par le déclencheur :

Cliquez sur “Set up triggers”. Cela ouvrira une barre latérale sur votre droite, où vous devrez sélectionner ce qui suit :

– Deal properties
– Recherchez et sélectionnez “Create date”
– Cliquez sur “is known”
– Une fois terminé, procédez en cliquant sur “Apply filter” puis cliquez sur “Save”

Après avoir complété les critères du déclencheur, vous verrez les détails contenus dans l'élément de déclencheur dans votre flux de travail. Maintenant, nous pouvons procéder à l'action, en cliquant sur le bouton “+” qui se trouve sous votre déclencheur.

Étape 3 : Création et édition de l'action

Lorsque vous cliquez sur le bouton “+”, HubSpot vous permettra de créer une nouvelle action. Cliquez sur ce nouveau champ et vous verrez une barre latérale sur le côté droit de votre écran, où vous procéderez à la configuration des détails suivants :

– Faites défiler vers le bas et sélectionnez “Send WhatsApp message”, dans la section “TimelinesAI: WhatsApp sync”
– Une fois terminé, vous verrez ce qui suit :

– Numéro de téléphone de l'expéditeur : Ici, vous sélectionnerez l'un des comptes WhatsApp connectés dans votre espace de travail TimelinesAI. Vos contacts pourront voir ce numéro comme l'expéditeur de votre message.
– Numéro de téléphone du destinataire : Le numéro de téléphone de votre contact. Cliquez sur le menu déroulant puis “Contact in this workflow”. Cela ouvrira une barre de recherche, où vous devez rechercher “Phone” ; en fonction de la façon dont vous enregistrez le numéro de téléphone de vos contacts, vous sélectionnerez la valeur en conséquence (“Mobile phone number”, “Phone number”, ou “WhatsApp Phone Number”)
– Message : Le corps de votre message. Vous pouvez insérer des “Contact tokens”, qui agissent comme des variables dans votre message :

– URL des médias : Cette section vous permettra de partager tous les documents associés à votre contact sur HubSpot. Vous pouvez également insérer un lien de téléchargement direct pour partager tout document pertinent.

Une fois terminé, vous pouvez cliquer sur “Save”.

Étape 4 : Test du flux de travail

Maintenant que nous avons terminé le processus de création, vous pouvez enregistrer votre flux de travail en cliquant sur le bouton “Review and publish” qui se trouve en haut à droite de votre écran. Cela vous mènera à une section où vous pourrez revoir les derniers détails du flux de travail que vous avez créé. Après avoir tout configuré selon vos besoins, vous pourrez activer ce flux de travail.

Ensuite, HubSpot procèdera à l'envoi du message que vous avez configuré. Voici à quoi il ressemblera sur TimelinesAI (il aura le même aspect sur WhatsApp !) :

Vous pouvez essayer de créer des flux de travail avec différents déclencheurs et avec plus d'actions, en fonction de vos besoins !