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Integração do TimelinesAI e do Zoho CRM

Criado em

É possível sincronizar novos contactos do WhatsApp para o Zoho CRM (e CRM Plus) através da Integração TimelinesAI-Zoho CRM.

Como configurar a integração do Zoho CRM no TimelinesAI

Aspectos a ter em conta antes de integrar o TimelinesAI no Zoho CRM:

  1. Esta integração sincroniza os contactos e as conversas do WhatsApp com o Zoho CRM
  2. Apenas o proprietário do espaço de trabalho pode estabelecer a ligação (ligação principal)

Verá a secção Zoho CRM disponível na barra lateral à esquerda:

Ao clicar no botão "Connect Zoho CRM" (Ligar ao Zoho CRM), será encaminhado para uma página OAuth onde permitirá o acesso ao seu Zoho CRM. Depois de aprovar o acesso, será levado de volta à secção Zoho CRM no TimelinesAI.

Definições de integração

Agora que estabelecemos uma ligação entre o TimelinesAI e o Zoho CRM, vamos proceder à sua configuração antes de ativar a integração.

  • Estes passos devem ser seguidos para configurar e ativar com êxito a integração do Zoho CRM.

Verá as seguintes definições de integração:

  • Destino de sincronização:

Aqui poderá selecionar o módulo Zoho CRM para o qual pretende sincronizar os seus contactos. É importante notar que apenas os módulos que têm um campo "Número de telefone" serão elegíveis neste menu pendente.

Se não encontrar um módulo que pretenda utilizar para sincronizar contactos, certifique-se de que este tem o campo "Número de telefone" disponível.

  • Seleccione o campo para sincronizar o número de WhatsApp do contacto:

Esta opção permite-lhe determinar o campo que o número WhatsApp do seu contacto terá - pode selecionar "Telefone" ou "Telemóvel".

  • Seleccione o campo para sincronizar o nome do contacto:

Tal como o anterior, este menu pendente permite-lhe escolher o campo no qual o nome do seu contacto será sincronizado.

  • Seleccione o campo para sincronizar a ligação de conversação:

Esta opção permite-lhe selecionar o campo para o qual pretende que o link/URL do chat seja sincronizado. É útil, pois permite-lhe aceder ao tópico de chat no TimelinesAI quando clicado. Sugerimos que crie um campo personalizado que o identifique corretamente, para que seja mais fácil sempre que reveja as informações dos seus contactos.

  • Seleccione o campo para sincronizar a fonte principal:

A fonte de leads permite-lhe filtrar facilmente os contactos no Zoho CRM. Será criada uma fonte de contactos "TimelinesAI", graças à nossa integração. Esta será aplicada a todos os contactos criados através da integração e estará disponível para ser utilizada em tarefas como as regras de fluxo de trabalho do Zoho.

Depois de definir tudo em conformidade, verá um botão verde "Ativar integração" abaixo. Pode clicar nele para ativar a integração, para que os contactos possam ser sincronizados com base nas definições que acabou de configurar.

Teste e modificação das opções de integração

  • Ao clicar no botão "Ativar integração", será criado um contacto de teste. Se tal não acontecer, o sistema fornecer-lhe-á uma mensagem de erro indicando o problema que o originou.
  • Além disso, quando ativar a integração, não poderá editar as definições. Terá de clicar no botão "Desativar e editar definições" (aparecerá depois de ativar a integração), para poder modificar as definições em conformidade:

  • Se modificar o destino de sincronização, as outras definições abaixo serão apagadas.
  • Por último, se atualizar (ou sair) da página antes de guardar as suas alterações aqui, o sistema limpará os seus campos e esquecerá tudo o que configurou. Por conseguinte, certifique-se de que guarda sempre as suas alterações clicando no botão "Ativar integração".

Como é que a integração funciona?

A integração fará corresponder os seus contactos do WhatsApp e do Zoho CRM com base no respetivo número de telefone. Se não existir um número de telefone correspondente no Zoho CRM, será automaticamente criado um novo contacto. Os contactos criados no Zoho CRM apresentarão os seus números em Formato internacional .

  • Nota: Os contactos nos chats de grupo não serão sincronizados

O(s) contacto(s) criado(s) conterá(ão) os seguintes elementos:

1. Proprietário do contacto: Será atribuído com base no seguinte:

  • O utilizador do Zoho CRM (dentro da conta da organização Zoho): Faremos corresponder o endereço de e-mail do utilizador no Zoho com o e-mail do proprietário da conta do WhatsApp no TimelinesAI, de onde veio o contacto
  • Se não houver correspondência, o utilizador do Zoho CRM que estabeleceu a ligação entre o TimelinesAI e o Zoho CRM será atribuído como proprietário do referido contacto

2. Contact Name: Contacts will be named as “New WhatsApp contact: <phone number>”.

Tenha em atenção que, se o contacto for renomeado no WhatsApp, o mesmo contacto também será renomeado no Zoho

3. Telefone: Este campo conterá o número de telefone do contacto
4. Lead Source (Fonte do contacto): Será definido como "TimelinesAI"
5. Criado por: Este campo indicará o proprietário do contacto, juntamente com um carimbo de data/hora
6. Descrição: Aqui encontrará a ligação de chat do TimelinesAI (por exemplo: https://app.timelines.ai/chat/7004887/messages/)

Sincronização do Chat do WhatsApp nos Contactos do Zoho CRM

O TimelinesAI sincronizará as conversas nos seus Contactos no Zoho CRM. As conversas aparecerão na secção Notas.

  1. Todas as mensagens de conversação do WhatsApp que ocorreram durante uma data específica serão agrupadas numa Nota
  2. O título da nota será definido como "Conversa do WhatsApp com [Nome do contacto] (DD/MM/AAAA)":

  • Anexos: Iremos sincronizar os anexos enviados nas suas conversas do WhatsApp - estes estarão disponíveis nas respectivas Notas
  • URL do chat direto: Esta ligação permite-lhe verificar a mensagem no TimelinesAI, revendo a conversa com esse contacto

Se a conversa continuar noutra data, o sistema criará uma nova Nota dentro desse contacto no Zoho, detalhando a data relevante e agrupando todas as mensagens que foram enviadas.

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