İsrailli bir yazılım geliştirme şirketi olan Initech'i yönetiyorum. Şirketimizi 10 yıldan daha uzun bir süre önce kurduk. Şu anda şirketimizin 20'den fazla ekip üyesi var, bu nedenle birçok iç ve dış iletişim önce yöneticiler aracılığıyla, ancak daha sonra ben ve kurucu ortağım aracılığıyla gerçekleşiyor.
Sorumlulukları delege ediyor olsak da, müşterilerimizle mutabık kaldığımız akışta beklenmedik değişiklikler olmadığından emin olmak bize hala çok zaman kaybettiriyor.
İdeal olarak, her hareket, talep ve plan değişikliği belgelenmelidir, böylece özeti gözden geçirebilir, talimatlar verebilir ve yolunuza devam edebilirsiniz.
Ancak gerçek dünyada, iş kararlarının çoğu gayri resmi olarak onaylanır. Çoğu zaman e-postalar, mesajlar, toplantılar ve alarm aramaları yoluyla gerçekleşir. Mesajları ileri geri iletmek sadece daha fazla karışıklık yaratır ve bu tür gayri resmi onaylar müşteriniz tarafından kaybolur veya unutulursa, ödenmemiş saatleri talep etmek imkansız bir görev haline gelebilir.
Bu sorun şu anki kadar Initech sadece ben ve teknik kurucu ortağım ve CTO'm olan Igor'dan oluşan küçük bir ekipken elle tutulur bir şeydi. Ancak şirket müşteriler, geliştiriciler, proje yöneticileri, tedarikçiler ve yüklenicilerle büyüdüğünden, zamanımız bunları tek başımıza yönetmek için çok kısıtlı hale geldi.
Sonuç olarak, sadece döngüde kalmak bile çok fazla zaman ve çaba gerektiriyor. Şirketiniz büyüdükçe mikro yönetime düşmeden durumsal anlaşmalar ve plan değişiklikleri hakkında nasıl güncel kalabilirsiniz?
Biraz sabredin ve Timelines'ı neden geliştirdiğimizi öğrenin - işletmenizin içgörülerini depolayan ve bunları ekibiniz veya müşterileriniz tarafından talep üzerine erişilebilir hale getiren bir uygulama. Ayrıca tamamen ücretsiz olarak kullanmak için kaydolabilirsiniz.
TimelinesAI'yi ücretsiz deneyin
Müşterilerinizden gelen mesajlara kolayca erişin ve asla kaybolmadığından emin olun
Hikaye 5 yıl önce başladı. Bir dava sürecinden geçmek zorunda kaldığımız için çeşitli operasyonlarda ~5 bin dolar ve birkaç iş günü kaybettik. Asıl sorun, ana işe odaklanmanıza izin vermeyen büyük bir zaman ve dikkat kaybıydı.
Neredeyse paranızın nasıl yandığını hissediyorsunuz Avukatın davayı daha iyi anlayabilmesi ve mahkemede sunabilmesi için mesajları, belgeleri manuel olarak toplamak ve görsel bir zaman çizelgesi oluşturmak için zaman harcadığınızda. Kurucu ortağım Igor, bulabildiğimiz her bir mesajı manuel olarak kopyalayıp yapıştırmak için birkaç gün harcamak zorunda kaldı. Birkaç yıllık mesajları aramak için harcadığımız zaman, takip edemediğimiz yeni fırsatların kaybı da dahil olmak üzere, günde binlerce $ değerindeydi.
Üstelik bu iletişimin önemli bir kısmı, proje yöneticimizin gelen kutusundan geçiyordu. o zamana kadar çoktan şirketten ayrılmıştı. Oops, değil mi?
İşletmenizin muhasebe geçmişini ilgilendiren bilgileri ekip içinde aktarmanın kolay bir yolu yoktur. Ve eğer kaybolursa, sonsuza kadar kaybolur. Ayrıca, bazen müşterilerimiz ek işi onayladıklarını unuturlar, bu nedenle mesajlarının bir kanıt olarak ellerinde olması ödeme almak için yararlıdır.
İşle ilgili iletişimi tek bir yerde saklayacak ve mesajları belirli bir konu veya proje etrafında organize edecek bir araç fikri de bu şekilde ortaya çıktı. Böyle bir sistem, aşağıdaki durumlarda herhangi bir tartışmanın bağlamına girmenizi sağlayacaktır bir bakışta görebilir ve bilgileri ekip arkadaşlarınızla veya müşterilerinizle talep üzerine paylaşabilirsiniz.
Bu vizyon kısa sürede, gelecekteki davalara hazırlıklı olmaktan çok daha öte bir şeye dönüştü.
Müşterileriniz, yüklenicileriniz ve uzun vadeli ortaklarınızla iyi ilişkileri ilk elden sürdürmek her zaman daha iyidir. Bunu başarmak için Timelines, ortaklarınızla görüştüğünüz her şey depolandığından ve talep üzerine kolayca paylaşılabildiğinden ekibinizin bilinçli kararlar almasını sağlar.
Son müzakereler ve proje güncellemeleri hakkındaki bilgileri eyleme dönüştürün
Bir CRM uygulamak müşteri yönetimi sorununu çözecek gibi görünüyor, değil mi? Biz de öyle düşündük. Müşterilerimizi yönetmek için ZohoCRM ve daha sonra PipeDrive kullanmayı denedik. İkisi de durumumuza gerçekten yardımcı olmadı.
CRM'lerin iyi yapılandırılmış ve tekrarlanabilir satış döngülerini düzenlemek için daha uygun olduğunu öğrendik. Ancak canlı projeler bağlamında belirli mesajları hızlı bir şekilde görüntülemeniz ve paylaşmanız gerekiyorsa, CRM'ler hedeflerinizi karşılamıyor.
CRM'ler genellikle iletişimin yalnızca ilk adımlarını kapsar. Dolayısıyla müşteri adayları müşteriye ve hatta uzun vadeli ortaklara dönüştüğünde, bilet genellikle uzun süre kapalı kalır. Ancak ironik bir şekilde, uzun vadeli ortaklıklar aynı zamanda en zengin müzakere geçmişine, nüanslara, ince ayarlı anlaşmalara ve kişisel indirimlere sahiptir, bu nedenle bu bilgileri yıllarca süren ileri geri mesajlaşma yığınının altına gömmek büyük bir kayıp olur, değil mi?
Bizim için Timelines en uygun çözüm oldu. Initech'te, müşterilerimizden, ortaklarımızdan ve tedarikçilerimizden gelen en önemli mesajları depolamak ve paylaşmak için kullanıyoruz. Ekip üyeleri ve hatta erişim üzerinde granüler kontrol ile 3. taraflar arasında kolayca aktarılabilmesini sağlamak için özel dikkat gösteriyoruz. Memnuniyetle, beklediğimizden daha sık kullanışlı hale geldi.
Örneğin, ekibimizden biri işten ayrılırsa, hastalık izni veya tatile çıkarsa ya da proje için başka biri vekalet ederse kendimizi güvende hissederiz. Zaman çizelgesini kolayca uygun ekip üyesine devredebiliriz ve o da sanki yıllardır bu dosya üzerinde çalışıyormuş gibi bilgi sahibi olur.
Ayrıca, operasyonlarınız için hayati önem taşıyan bilgileri kaybedebilecek tek taraf siz değilsiniz.
Geçen hafta müşterimiz onun proje yöneticisi ve doğrudan bizimle iş yürütmek için devreye girdi. İş akışının ve Initech'e olan ödeme yükümlülüklerinin tamamen dışındaydı. Ödenmemiş çalışma saatlerini yayınladığımızda, müşteri kanıt istedi. İşin iyi yanı, Zaman Çizelgelerini zaten kullanıyorduk, bu nedenle proje yöneticisinden gelen tüm uygun mesajları tek bir Zaman Çizelgesinde bulmak ve paylaşmak basitti. Hiçbir itiraz olmadan paramızı aldık.
Bunun yanı sıra, projeleri planlarken ve müşterilerimizle işbirliği geliştirirken bana ve Igor'a çok zaman kazandırıyor. Her hafta proje yöneticilerimizle bir toplantı yaparak bizi güncel tutuyor ve bizim tarafımızdan gerekli girdilerin olup olmadığını öğreniyoruz.
Zaman Çizelgelerini rutinimize dahil etmeden önce, bu tür toplantılar kolayca birkaç saat sürebiliyordu. Bazen bir şeyin nasıl ve neden kararlaştırıldığına dair ayrıntılar isteyebiliyorduk ve yöneticilerimiz cevapları ellerinde bulundurmuyorlardı. Böyle bir durumda, biz beklerken onlar e-postaları karıştırırlardı. Anlıyorum, bu en iyilerimizin bile başına gelir, ancak bir şeyler aramak için duraklamak çok garip, uzun ve herkesin zamanına mal oluyor. Muhtemelen doğru mesajı da bulamazsınız, bu yüzden toplantı çoktan bittikten sonra bir sürü iletilmiş e-postayı gözden geçirmeye eğilimlisiniz... peki ya konu Messenger veya Slack'te tartışıldıysa?
Zaman Çizelgeleri ile bir iş arkadaşınızdan uygun Zaman Çizelgesini oluşturmasını ve sizinle paylaşmasını isteyebilirsiniz. Bu işlem geriye dönük olarak yapılabilir ve sizin için orada olacağından daha sonra her zaman geri dönebilirsiniz.
Yönetimin genel giderlerini haftada iki toplantıdan sadece bir saatlik bir toplantıya indirmemize yardımcı oluyor. Yani yürüttüğümüz proje sayısını 7-8'den 15'e çıkardığımızı düşünürsek, bu büyük bir zaman tasarrufu!
Sonuç olarak, yönetim ekibimizdeki herkes projelerimizde meydana gelen son değişikliklerden her zaman haberdar oluyor. Her konuşmaya doğrudan dahil olmaya gerek kalmadan her hesabın durumunu kendimiz biliyoruz.
Müşterilerim daha önce sadece proje yöneticisiyle paylaşmış olsa bile, bazı önemli proje ayrıntılarını kelimesi kelimesine aktardığımda etkileyici oluyor. Ve tek yapmam gereken uygun Zaman Çizelgesini açmak.
Şimdi benim için şöyle çalışıyor:
- Bir müşteriyle ne konuşulduğunun ayrıntılarını öğrenmem gerektiğinde, ekip arkadaşımdan bunu Zaman Çizelgeleri aracılığıyla paylaşmasını istiyorum.
- Önemli bir görüşme yapan herhangi bir ekip üyesi genellikle Timelines'a kısa bir özet not bırakır (müşteriye iletilen yazılı bir özet olmadığı sürece, bu da Timelines'a gider)
- Mesajlar kronolojik olarak düzenlenir ve otomatik olarak tekilleştirilir. Uygulama e-posta istemcilerini ve WhatsApp'tan gelen mesajları destekliyor ve yakında Slack gibi daha fazla entegrasyon gelecek.
- Bir mesajı görüntüleyebiliyorum ve daha fazla ayrıntıya ihtiyacım olduğunu hissedersem konuşmanın tamamını genişletebiliyorum. Tüm ekler de içe aktarılıyor, böylece her zaman elimin altında oluyorlar.
Bu nedenle, toplantılarda mesajları gözden geçirmek ve tartışmak için harcanan zamanı önemli ölçüde azaltmak istiyorsanız, Zaman Çizelgelerini kullanmayı deneyin.
TimelinesAI geliştikçe ve iş akışlarında çok fazla müzakere olan işletmelere ek değer getirdikçe kullanın
Ekibim ve ben Timelines'ı kendimiz kullanıyoruz, bu nedenle ilk elden rahatlattığı acıyı biliyoruz ve işletmeler için daha da değerli hale getirmeye çalışıyoruz. Timelines'ın bir şirkete kattığı değer konusunda sağlam bir vizyonumuz var. İki kelimeyle, TimelinesAI iş iletişiminize sahip olmanızı sağlar.
Uygulama, hesaplarınız, anlaşmalarınız ve proje müzakerelerinin geçmişi hakkındaki bilgileri depolar. Timelines, bu bilgilerin asla kaybolmamasını sağlayacak şekilde tüm ekiple paylaşılmasını kolaylaştırır. Bilinçli kararlar almanıza ve müşterilerinizle ilişkilerinizi geliştirmenize yardımcı olur. Bonus olarak, istisnai anlaşmazlık durumlarında bu mesajları kanıt olarak paylaşabilirsiniz.
Çok uzak olmayan bir gelecekte, iş iletişiminizin gerçekleştiği kanallarla daha fazla entegrasyon ekleyeceğiz. Slack en bariz olanı (zaten dahili olarak test ediyoruz), ancak belki de işiniz için hayati önem taşıyan diğer kanalları da düşünmeliyiz?
Başka ne eklemeliyiz? Bu tamamen size kalmış çünkü biz sizi dinlemeye hazırız.
Amacımız, uygulamanın sizin ödemekten mutlu olacağınız bir değer sunmasını sağlamak. Bu yüzden şu anda tamamen ücretsiz: çabamızı ve kaynaklarımızı geri bildirimleriniz için sunuyoruz.
Zaman Çizelgelerini kendiniz deneyin ve ne düşündüğünüzü bana bildirin!
Ishay Tentser
Yöneticilerin ve CEO'ların iletişimi kısa sürede gözden geçirmelerine ve en önemli iş mesajlarını tüm ekiple kolaylıkla paylaşmalarına yardımcı olmak için TimelinesAI'yi kurdum.
