Je dirige Initech, une société israélienne de développement de logiciels. Nous l'avons créée il y a plus de 10 ans. Aujourd'hui, notre entreprise compte plus de 20 membres d'équipe, de sorte qu'une grande partie de la communication interne et externe passe d'abord par les directeurs, et ensuite seulement par moi et mon cofondateur.
Même si nous déléguons les responsabilités, cela nous coûte beaucoup de temps pour nous assurer qu'il n'y a pas de changements inattendus dans le flux convenu avec nos clients.
Dans l'idéal, chaque mouvement, demande et changement de plan doit être documenté, de sorte que vous puissiez simplement consulter le résumé, donner des instructions et passer à autre chose.
Mais dans le monde réel, la plupart des décisions commerciales sont approuvées de manière informelle. Le plus souvent, cela se fait par le biais d'e-mails, de messages, de réunions et de coups de téléphone. Le fait de transférer des messages d'un côté à l'autre ne fait qu'ajouter à la confusion, et si cette approbation informelle est perdue ou oubliée par votre client, réclamer les heures non rémunérées peut devenir une tâche impossible.
Ce problème n'était pas aussi tangible lorsqu'Initech était une petite équipe composée uniquement d'Igor, mon cofondateur technique et directeur technique, et de moi-même. Mais au fur et à mesure que l'entreprise s'est développée avec des clients, des développeurs, des chefs de projet, des fournisseurs et des sous-traitants, notre temps est devenu trop limité pour que nous puissions gérer tout cela seuls.
Par conséquent, il faut beaucoup de temps et d'efforts pour rester dans le coup. Comment rester informé des accords situationnels et des changements de plans sans sombrer dans la microgestion au fur et à mesure que votre entreprise grandit ?
Suivez-moi et vous comprendrez pourquoi nous avons développé Timelines - une application qui stocke les données de votre entreprise et les rend accessibles à votre équipe ou à vos clients sur demande. Vous pouvez également vous inscrire pour l'utiliser gratuitement.
Essayez TimelinesAI gratuitement
Accédez facilement aux messages de vos clients et assurez-vous qu'ils ne sont jamais perdus.
L'histoire a commencé il y a 5 ans. Nous avons perdu environ 5 000 dollars et plusieurs jours de travail pour des opérations diverses, car nous devions passer par une procédure de litige. Le problème principal était une énorme perte de temps et d'attention qui ne permet pas de se concentrer sur l'activité principale.
Vous avez presque l'impression que votre argent s'envole lorsque vous perdez votre temps à collecter manuellement des messages et des documents et à établir une chronologie visuelle afin que l'avocat puisse mieux comprendre l'affaire et la présenter au tribunal. Mon cofondateur Igor a dû passer plusieurs jours à copier/coller manuellement chaque message... si nous parvenions à le trouver. Le temps que nous avons passé à rechercher des messages vieux de plusieurs années a été évalué à des milliers de dollars par jour, sans compter la perte de nouvelles opportunités que nous n'avons pas pu saisir.
En outre, une grande partie de cette communication est passée par la boîte de réception de notre chef de projet, qui avait déjà quitté l'entreprise à ce moment-là. déjà quitté l'entreprise à ce moment-là. Oups, n'est-ce pas ?
Il n'existe pas de moyen facile de transférer les informations relatives à l'historique de la comptabilité de votre entreprise au sein de l'équipe. Et si elles sont perdues, elles le sont pour toujours. En outre, il arrive que nos clients oublient qu'ils ont approuvé des travaux supplémentaires, et il est donc utile d'avoir leur message à portée de main comme preuve pour se faire payer.
C'est ainsi que nous avons eu l'idée d'un outil qui stockerait les communications professionnelles en un seul endroit, avec des messages organisés autour d'un certain sujet ou projet. Un tel système vous permettrait de connaître le contexte d'une discussion en un coup d'œil et de partager l'information avec vos coéquipiers ou clients sur demande. d'un coup d'œil et de partager l'information avec vos coéquipiers ou vos clients sur demande.
La vision s'est rapidement transformée en quelque chose de plus qu'une simple préparation à tout litige futur.
Il est toujours préférable d'entretenir de bonnes relations avec vos clients, vos entrepreneurs et vos partenaires à long terme. Pour y parvenir, Timelines permet à votre équipe de prendre des décisions en connaissance de cause, car tout ce que vous avez discuté avec vos partenaires est stocké et facilement partageable à la demande.
Mettre en pratique les informations sur les récentes négociations et les mises à jour des projets
Il semblerait que la mise en œuvre d'un système de gestion de la relation client (CRM) résoudrait le problème de la gestion des clients, n'est-ce pas ? C'est ce que nous pensions aussi. Nous avons essayé d'utiliser ZohoCRM puis PipeDrive pour gérer nos clients. Ni l'un ni l'autre n'ont vraiment amélioré notre situation.
Nous avons appris que les CRM sont mieux adaptés à l'organisation de cycles de vente bien structurés et reproductibles. Mais si vous avez besoin de visualiser et de partager rapidement des messages spécifiques dans le contexte de projets en cours, les CRM ne répondent pas à vos objectifs.
Les CRM ne couvrent généralement que les premières étapes de la communication. Ainsi, lorsque les prospects deviennent des clients, voire des partenaires à long terme, le ticket est généralement fermé depuis longtemps. Paradoxalement, les partenariats à long terme sont aussi les plus riches en négociations, en nuances, en accords peaufinés et en remises personnelles. Enterrer ces informations sous une pile d'années d'échanges de messages serait donc une perte énorme, n'est-ce pas ?
Pour nous, Timelines est devenu la solution optimale. Chez Initech, nous l'utilisons pour stocker et échanger les messages les plus importants de nos clients, partenaires et fournisseurs. Nous veillons tout particulièrement à ce qu'ils puissent être transférés facilement entre les membres de l'équipe et même les tiers, avec un contrôle granulaire de l'accès. Nous sommes ravis de constater qu'il s'est avéré utile plus souvent que nous ne l'avions prévu.
Par exemple, nous nous sentons rassurés en cas de démission d'un membre de notre équipe, de congés maladie ou de vacances, ou si quelqu'un d'autre se substitue au projet. Nous pouvons facilement transmettre la ligne du temps au membre de l'équipe concerné, qui en saura autant que s'il travaillait sur le dossier depuis des années.
En outre, vous n'êtes pas le seul à pouvoir perdre des informations vitales pour vos activités.
La semaine dernière, notre client a licencié son chef de projet et s'est mis à travailler directement avec nous. Il n'était absolument pas au courant du déroulement des opérations et de ses obligations de paiement envers Initech. Lorsque nous avons émis des heures de travail non payées, le client a demandé des preuves. La bonne chose, c'est que nous utilisions déjà Timelines, et qu'il a donc été facile de trouver et de partager l'ensemble des messages appropriés de son chef de projet dans une Timeline bien ordonnée. Nous avons été payés sans aucune objection.
En outre, cela nous permet, à Igor et à moi, de gagner beaucoup de temps dans la planification des projets et le développement de la coopération avec nos clients. Chaque semaine, nous avons une réunion avec nos chefs de projet pour nous tenir au courant et savoir si nous avons besoin de contributions.
Avant l'introduction des lignes du temps dans notre routine, ces réunions pouvaient facilement durer deux heures. Nous pouvions parfois demander des détails sur le comment et le pourquoi d'un accord, et nos responsables n'avaient pas les réponses sous la main. Dans ce cas, ils parcouraient les courriels pendant que nous attendions. Je comprends, cela arrive aux meilleurs d'entre nous, mais les pauses pour chercher quelque chose sont trop gênantes, trop longues et font perdre du temps à tout le monde. Il y a de fortes chances que vous ne trouviez pas le bon message non plus, ce qui vous pousse à consulter un tas d'e-mails transférés après la fin de la réunion... et que se passe-t-il si le sujet a été abordé dans Messenger ou Slack ?
Avec les lignes du temps, vous pouvez simplement demander à un collègue de créer et de partager avec vous la ligne du temps appropriée. Cela peut être fait rétroactivement et vous pouvez toujours y revenir plus tard, car vous avez la certitude qu'elle sera là pour vous.
Il nous permet de réduire les frais de gestion de deux réunions par semaine à une réunion d'une heure seulement. Si l'on considère que nous avons doublé le nombre de projets que nous gérons, passant de 7-8 à 15, c'est un énorme gain de temps !
Par conséquent, tous les membres de notre équipe de gestion sont toujours au courant des derniers changements survenus dans nos projets. Nous connaissons nous-mêmes l'état de chaque compte sans avoir besoin d'être directement impliqués dans chaque conversation.
C'est impressionnant lorsque je cite mot pour mot les détails d'un projet important, même si mes clients ne les ont communiqués qu'au chef de projet auparavant. Et tout ce que j'ai à faire, c'est d'ouvrir la Timeline appropriée.
Voici comment cela fonctionne pour moi maintenant :
- Lorsque j'ai besoin de connaître les détails de ce qui a été discuté avec un client, il me suffit de demander à mon coéquipier de les partager via Timelines.
- Tout membre de l'équipe qui a eu une discussion importante laisse généralement un bref résumé dans Timelines (à moins qu'il ne s'agisse d'un résumé écrit transmis à un client, qui va également dans Timelines).
- Les messages sont organisés chronologiquement et dédupliqués automatiquement. L'application prend en charge les clients de messagerie et les messages de WhatsApp, et d'autres intégrations telles que Slack seront bientôt disponibles.
- Je peux consulter un message et étendre la conversation à l'ensemble du message si j'ai besoin de plus de détails. Toutes les pièces jointes sont également importées, de sorte que je les ai toujours à portée de main.
Par conséquent, si vous souhaitez réduire de manière significative le temps consacré à l'examen et à la discussion des messages lors des réunions, essayez d'utiliser les lignes de temps.
Utilisez TimelinesAI au fur et à mesure qu'il évolue et qu'il apporte une valeur ajoutée aux entreprises qui ont beaucoup de négociations dans leur flux de travail.
Mon équipe et moi-même utilisons Timelines nous-mêmes, nous connaissons donc les difficultés qu'il permet de surmonter et nous nous efforçons de le rendre encore plus précieux pour les entreprises. Nous avons une vision claire de la valeur que Timelines apporte à une entreprise. En deux mots, TimelinesAI vous permet de vous approprier la communication de votre entreprise.
L'application stocke des informations sur vos comptes, vos accords et l'historique des négociations du projet. Timelines facilite le partage de ces informations avec l'ensemble de l'équipe, de manière à ce que ces connaissances ne soient jamais perdues. Elle vous aide à prendre des décisions éclairées et à améliorer vos relations avec vos clients. En prime, vous pouvez partager ces messages à titre de preuve dans le cas exceptionnel d'un désaccord.
Dans un avenir pas trop lointain, nous allons ajouter des intégrations avec des canaux où se déroule la communication de votre entreprise. Slack est la solution la plus évidente (nous la testons déjà en interne), mais peut-être devrions-nous envisager d'autres canaux qui sont essentiels pour votre entreprise ?
Que devrions-nous ajouter ? C'est à vous de décider, car nous sommes à votre écoute.
Notre objectif est de faire en sorte que l'application offre un niveau de valeur pour lequel vous seriez heureux de payer. C'est la raison pour laquelle l'application est entièrement gratuite : nous offrons nos efforts et nos ressources pour que vous puissiez nous faire part de vos commentaires.
Essayez Timelines vous-même et dites-moi ce que vous en pensez !
Ishay Tentser
J'ai cofondé TimelinesAI pour aider les managers et les PDG à revoir leur communication en un rien de temps et à partager les messages les plus importants avec l'ensemble de l'équipe en toute simplicité.
