אני מנהל את איניטק, חברת פיתוח תוכנה ישראלית. הקמנו אותה לפני יותר מ-10 שנים. כיום החברה שלנו מונה יותר מ-20 חברי צוות, כך שהרבה תקשורת פנימית וחיצונית עוברת קודם כל דרך המנהלים, ורק אחר כך דרך אני והמייסד השותף שלי.
למרות שאנחנו מאצילים את האחריות, זה עדיין עולה לנו הרבה זמן לוודא שאין שינויים בלתי צפויים בתזרים שסוכם עם הלקוחות שלנו.
באופן אידיאלי, כל מהלך, בקשה ושינוי של תוכניות חייב להיות מתועד, כך שתוכל פשוט לעבור על הסיכום, להוציא הוראות ולהמשיך הלאה.
אבל בעולם האמיתי, רוב ההחלטות העסקיות מאושרות באופן לא רשמי. לעתים קרובות יותר מאשר לא זה קורה באמצעות דואר אלקטרוני, הודעות, פגישות ושיחות אזעקה. העברת הודעות הלוך ושוב רק יוצרת בלבול נוסף, ואם אישור לא רשמי כזה הולך לאיבוד או נשכח על ידי הלקוח שלך, תביעת השעות שלא שולמו עלולה להפוך למשימה בלתי אפשרית.
בעיה זו לא הייתה מוחשית כאשר איניטק הייתה צוות קטן שכלל רק אותי ואת איגור, המייסד הטכני וה-CTO שלי. אבל מכיוון שהחברה גדלה עם לקוחות, יזמים, מנהלי פרויקטים, ספקים וקבלנים, הזמן שלנו הפך נדיר מכדי לנהל את זה בעצמנו.
כתוצאה מכך, זה לוקח הרבה זמן ומאמץ רק כדי להישאר בלופ. איך אתה נשאר מעודכן לגבי הסכמי המצב ושינוי התוכניות מבלי לשקוע במיקרו-ניהול ככל שהחברה שלך גדלה?
הישאר איתי, ותגלה מדוע פיתחנו את Timelines - אפליקציה המאחסנת את התובנות מהעסק שלך והופכת אותן לנגישות על ידי הצוות או הלקוחות שלך לפי דרישה. אתה יכול גם להירשם כדי להשתמש בו לגמרי בחינם.
קבל גישה קלה להודעות מהלקוחות שלך וודא שהיא לעולם לא תלך לאיבוד
הסיפור התחיל לפני 5 שנים. הפסדנו ~ $5K וכמה ימי עבודה לפעולות שונות מכיוון שהיינו צריכים לעבור תהליך ליטיגציה. הבעיה העיקרית הייתה בזבוז עצום של זמן ותשומת לב שלא מאפשר לך להתמקד בעסק הראשי.
אתה כמעט מרגיש איך הכסף שלך נשרף כאשר אתה מבזבז את הזמן שלך באופן ידני איסוף הודעות, מסמכים, ובניית ציר זמן חזותי כך עורך הדין יכול להבין טוב יותר את המקרה ולהציג אותו בבית המשפט. המייסד השותף שלי איגור נאלץ לבלות מספר ימים בהעתקה / הדבקה ידנית של כל הודעה... אם היינו יכולים למצוא אותו. הזמן שלנו שהוקדש לחיפוש הודעות בנות כמה שנים הוערך באלפי דולרים ליום, לא כולל אובדן הזדמנויות חדשות שלא הצלחנו לממש.
יתר על כן, חלק ניכר מתקשורת זו עבר דרך תיבת הדואר הנכנס של מנהל הפרויקט שלנו, שכבר עזב את החברה באותה תקופה. אופס, נכון?
אין דרך קלה להעביר את המידע הנוגע להיסטוריה של הנהלת החשבונות העסקית שלך ברחבי הצוות. ואם הוא אבוד, הוא אבוד לנצח. חוץ מזה, לפעמים הלקוחות שלנו שוכחים שהם אישרו עבודה נוספת, כך שהמסר שלהם בהישג יד כהוכחה שימושי לקבלת תשלום.
כך קיבלנו רעיון לכלי שיאחסן תקשורת עסקית במקום אחד, עם מסרים המאורגנים סביב נושא או פרויקט מסוים. מערכת כזו תאפשר לך להיכנס להקשר של כל דיון במבט חטוף ולשתף את המידע עם חברי הצוות או הלקוחות שלך לפי דרישה.
החזון גדל במהירות למשהו שהוא יותר מסתם הכנה לכל התדיינות משפטית עתידית.
תמיד עדיף לשמור על יחסים טובים עם הלקוחות, הקבלנים והשותפים לטווח ארוך ממקור ראשון. כדי להשיג זאת, צירי זמן מאפשרים לצוות שלך לקבל החלטות מושכלות, מכיוון שכל מה שדיברת עליו עם השותפים שלך מאוחסן וניתן לשיתוף בקלות לפי דרישה.
הפעל את המידע אודות המשא ומתן ועדכוני הפרוייקט האחרונים
נראה כי יישום CRM יטפל בבעיית ניהול הלקוחות, נכון? גם אנחנו חשבנו כך. ניסינו להשתמש ב-ZohoCRM ומאוחר יותר ב-PipeDrive כדי לנהל את הלקוחות שלנו. אף אחד מהם לא ממש עזר למצבנו.
למדנו ש- CRM מתאים יותר לארגון מחזורי מכירות מובנים היטב וחוזרים על עצמם. אך אם אתה צריך להציג ולשתף הודעות ספציפיות בהקשר של פרויקטים חיים במהירות, CRM אינו עומד ביעדים שלך.
CRM בדרך כלל מכסה רק את הצעדים הראשונים בתקשורת. לכן, כאשר לידים הופכים ללקוחות ואפילו לשותפים לטווח ארוך, הכרטיס בדרך כלל סגור מזמן. אבל למרבה האירוניה, לשותפויות ארוכות הטווח יש גם את ההיסטוריה העשירה ביותר של משא ומתן, ניואנסים, עסקאות מכווננות היטב והנחות אישיות, כך שקבורת המידע הזה תחת ערימה של שנים של מסרים הלוך ושוב תהיה הפסד עצום, נכון?
עבורנו, צירי זמן הפכו לפתרון האופטימלי. באיניטק אנו משתמשים בו כדי לאחסן ולהחליף את המסרים החשובים ביותר מלקוחותינו, שותפינו וספקינו. אנו מקדישים תשומת לב מיוחדת כדי להבטיח שניתן יהיה להעביר אותו בקלות בין חברי צוות ואפילו צדדים שלישיים עם שליטה פרטנית על הגישה. לשמחתנו, זה היה שימושי לעתים קרובות יותר ממה שציפינו.
לדוגמה, אנו מרגישים בטוחים במקרה שמישהו מהצוות שלנו מתפטר, לוקח ימי מחלה וחופשה או אם מישהו אחר עומד למשימה. אנו עשויים בקלות להעביר את ציר הזמן לחבר הצוות המתאים והוא יידע כאילו הוא עבד על התיק במשך שנים.
חוץ מזה, אתה לא הצד היחיד שעלול לאבד מידע חיוני לפעילות שלך.
בשבוע שעבר הלקוח שלנו פיטר את מנהל הפרויקט שלו ונכנס לנהל את העסק ישירות איתנו. הוא היה לגמרי מחוץ ללופ של תהליך העבודה והתחייבויות התשלום שלו לאיניטק. כשהוצאנו שעות עבודה ללא תשלום, הלקוח ביקש הוכחות. הדבר הטוב הוא שכבר השתמשנו בקווי זמן, כך שלמצוא ולשתף את כל אוסף ההודעות המתאימות ממנהל הפרוייקט שלו בציר זמן מסודר אחד היה פשוט. שילמו לנו בלי התנגדויות.
חוץ מזה, זה חוסך לי ולאיגור הרבה זמן בתכנון פרויקטים ופיתוח שיתופי פעולה עם הלקוחות שלנו. בכל שבוע יש לנו פגישה עם מנהלי הפרויקטים שלנו כדי לעדכן אותנו וללמוד אם יש תשומות שנדרשות מהצד שלנו.
לפני שהכנסנו צירי זמן לשגרה שלנו, פגישות כאלה יכלו בקלות לקחת כמה שעות. מדי פעם יכולנו לבקש פרטים על איך ולמה הוסכם על משהו, ולמנהלים שלנו לא היו את התשובות בהישג יד. במקרה כזה, הם היו מדשדשים במיילים בזמן שחיכינו. אני מבין את זה, זה קורה לטובים שבנו, אבל הפסקות לחפש דברים הן פשוט מביכות מדי, ארוכות וגוזלות זמן לכולם. רוב הסיכויים שגם אתה לא מוצא את ההודעה הנכונה, כך שאתה נוטה לבדוק כמה הודעות דוא"ל שהועברו לאחר שהפגישה כבר הסתיימה... ומה אם העניין נדון במסנג'ר או בסלאק?
עם צירי זמן, תוכל פשוט לבקש מעמית ליצור ולשתף איתך את ציר הזמן המתאים. זה יכול להיעשות בדיעבד, ואתה תמיד יכול לחזור לזה מאוחר יותר כי יש את הנוחות שזה יהיה שם בשבילך.
זה עוזר לנו להפחית את תקורת הניהול משתי פגישות בשבוע לפגישה של שעה בלבד. אז בהתחשב בכך שהכפלנו את מספר הפרויקטים שאנחנו מריצים מ-7-8 ל-15, זה חוסך זמן עצום!
כתוצאה מכך, כולם בצוות הניהול שלנו מעודכנים תמיד בשינויים האחרונים שקורים לפרויקטים שלנו. אנו עצמנו יודעים את הסטטוס של כל חשבון ללא צורך להיות מעורבים ישירות בכל שיחה.
זה מרשים כשאני מצטט כמה פרטי פרויקט חשובים מילה במילה, למרות שהלקוחות שלי שיתפו אותם רק למנהל הפרויקט בעבר. וכל שעליי לעשות הוא לפתוח את ציר הזמן המתאים.
ככה זה עובד אצלי עכשיו:
- כשאני צריך ללמוד את הפרטים של מה שנדון עם לקוח, אני פשוט מבקש מחבר הצוות שלי לשתף אותו באמצעות צירי זמן.
- כל חבר צוות שניהל דיון חשוב משאיר בדרך כלל הערת סיכום קצרה בתוך צירי זמן (אלא אם כן יש סיכום כתוב שהועבר ללקוח, שעובר גם לקווי זמן)
- הודעות מאורגנות באופן כרונולוגי ומבוטלות כפילויות באופן אוטומטי. האפליקציה תומכת בלקוחות דואר אלקטרוני ובהודעות מוואטסאפ, עם אינטגרציות נוספות כמו סלאק שיגיעו בקרוב.
- אני יכול לראות הודעה ויכול להתרחב לשיחה כולה אם אני מרגיש שאני זקוק לפרטים נוספים. כל ההחזקות מיובאות גם כן, כך שהן תמיד בהישג יד.
לכן, אם ברצונך לצמצם באופן משמעותי את הזמן המושקע בסקירה ובדיון בהודעות בפגישות, נסה להשתמש בצירי זמן.
השתמש ב- TimelinesAI כשהוא מתפתח ומביא ערך נוסף לעסקים שיש להם הרבה משא ומתן בזרימת העבודה שלהם
הצוות שלי ואני משתמשים ב-Timelines בעצמנו, כך שאנחנו מכירים את הכאב שהוא מקל עליו ממקור ראשון ושואפים להפוך אותו לבעל ערך רב עוד יותר עבור עסקים. יש לנו חזון מוצק של הערך ש-Timelines מביאה לחברה. בשתי מילים, TimelinesAI מאפשר לך להיות הבעלים של התקשורת העסקית שלך.
האפליקציה מאחסנת מידע על החשבונות, ההסכמים וההיסטוריה של המשא ומתן על הפרויקט. צירי זמן מקלים על שיתוף מידע זה בין כל הצוות, באופן שמבטיח שידע זה לעולם לא ילך לאיבוד. זה עוזר לך לקבל החלטות מושכלות ולשפר את היחסים שלך עם הלקוחות שלך. כבונוס, תוכל לשתף הודעות אלה כראיה במקרה החריג של חילוקי דעות.
בעתיד הלא רחוק, נוסיף אינטגרציות נוספות עם ערוצים שבהם התקשורת העסקית שלך מתרחשת. סלאק הוא המובן מאליו (אנחנו כבר בודקים אותו מבפנים), אבל אולי כדאי לשקול ערוצים אחרים שחיוניים לעסק שלכם?
מה עוד עלינו להוסיף? זה לגמרי תלוי בכם כי אנחנו מוכנים להקשיב.
המטרה שלנו היא לגרום לכך שהאפליקציה תספק רמת ערך שתשמח לשלם עליה. לכן זה לגמרי בחינם עכשיו: אנו מציעים את המאמץ והמשאבים שלנו עבור המשוב שלך.
נסה צירי זמן בעצמך וספר לי מה אתה חושב!
ישי טנצר
ייסדתי את TimelinesAI כדי לעזור למנהלים ולמנכ"לים לסקור תקשורת תוך זמן קצר ולשתף את המסרים העסקיים החשובים ביותר בין כל הצוות בקלות.
