Dirigo Initech, una società israeliana di sviluppo software. L'abbiamo fondata più di 10 anni fa. Ora la nostra azienda conta più di 20 membri del team, quindi molte comunicazioni interne ed esterne passano prima attraverso i manager e solo successivamente attraverso me e il mio cofondatore.
Anche se deleghiamo le responsabilità, ci costa comunque molto tempo assicurarci che non ci siano cambiamenti imprevisti nel flusso concordato con i nostri clienti.
Idealmente, ogni spostamento, richiesta e cambiamento di programma deve essere documentato, in modo da poter rivedere il riepilogo, dare istruzioni e andare avanti.
Ma nel mondo reale, la maggior parte delle decisioni aziendali viene approvata in modo informale. Il più delle volte avviene tramite e-mail, messaggi, riunioni e telefonate. L'inoltro dei messaggi crea solo ulteriore confusione e, se questa approvazione informale viene persa o dimenticata dal cliente, rivendicare le ore non retribuite può diventare un compito impossibile.
Questo problema non era così Quando Initech era un piccolo team composto solo da me e Igor, il mio cofondatore tecnico e CTO, il problema non era così tangibile. Ma quando l'azienda è cresciuta con clienti, sviluppatori, project manager, fornitori e appaltatori, il nostro tempo è diventato troppo scarso per gestirlo da soli.
Il risultato è che ci vuole un sacco di tempo e di sforzi solo per rimanere nel giro. Come si fa a rimanere aggiornati sugli accordi e sui cambiamenti di programma senza cadere nella microgestione quando l'azienda cresce?
Seguitemi e scoprirete perché abbiamo sviluppato Timelines, un'applicazione che archivia gli insight della vostra attività e li rende accessibili al vostro team o ai vostri clienti su richiesta. Potete anche iscrivervi per utilizzarla in modo completamente gratuito.
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Ottenere un facile accesso ai messaggi dei clienti e assicurarsi che non vadano mai persi
La storia è iniziata 5 anni fa. Abbiamo perso circa 5.000 dollari e diverse giornate lavorative per operazioni varie, dovendo affrontare un processo di contenzioso. Il problema principale era un'enorme perdita di tempo e di attenzione che non permetteva di concentrarsi sull'attività principale.
Si ha quasi la sensazione che il proprio denaro stia bruciando quando si perde tempo a raccogliere manualmente messaggi, documenti e a costruire una cronologia visiva in modo che l'avvocato possa capire meglio il caso e presentarlo in tribunale. Il mio co-fondatore Igor ha dovuto passare diversi giorni a copiare/incollare manualmente ogni singolo messaggio... se riuscivamo a trovarlo. Il tempo speso per cercare messaggi vecchi di anni è stato valutato in migliaia di dollari al giorno, senza contare la perdita di nuove opportunità che non abbiamo potuto perseguire.
Inoltre, una parte significativa di queste comunicazioni è passata attraverso la casella di posta del nostro project manager, che a quel punto aveva già lasciato l'azienda. che a quel punto aveva già lasciato l'azienda. Ops, giusto?
Non esiste un modo semplice per trasferire le informazioni che riguardano la storia della contabilità aziendale all'interno del team. E se vengono perse, sono perse per sempre. Inoltre, a volte i nostri clienti dimenticano di aver approvato un lavoro aggiuntivo, quindi avere il loro messaggio a portata di mano come prova è utile per essere pagati.
È così che ci è venuta l'idea di uno strumento che archiviasse le comunicazioni aziendali in un unico luogo, con i messaggi organizzati intorno a un determinato argomento o progetto. Un sistema di questo tipo consentirebbe di entrare nel contesto di qualsiasi discussione con un'occhiata un colpo d'occhio e di condividere le informazioni con i propri colleghi o clienti su richiesta.
La visione si è rapidamente trasformata in qualcosa di più della semplice preparazione a eventuali controversie future.
È sempre meglio mantenere buoni rapporti con i clienti, gli appaltatori e i partner a lungo termine in prima persona. A tal fine, Timelines consente al vostro team di prendere decisioni informate, poiché tutto ciò che avete discusso con i vostri partner è memorizzato e facilmente condivisibile su richiesta.
Mettete in pratica le informazioni sui recenti negoziati e sugli aggiornamenti del progetto.
Sembrerebbe che l'implementazione di un CRM possa risolvere il problema della gestione dei clienti, giusto? Lo pensavamo anche noi. Abbiamo provato a utilizzare ZohoCRM e successivamente PipeDrive per gestire i nostri clienti. Nessuno dei due ha aiutato davvero la nostra situazione.
Abbiamo imparato che i CRM sono più adatti per organizzare cicli di vendita ben strutturati e ripetibili. Ma se avete bisogno di visualizzare e condividere rapidamente messaggi specifici nel contesto di progetti in corso, i CRM non soddisfano i vostri obiettivi.
I CRM di solito coprono solo i primi passi della comunicazione. Quindi, quando i lead diventano clienti e persino partner a lungo termine, il biglietto è solitamente chiuso da tempo. Ma, ironia della sorte, le partnership a lungo termine hanno anche la storia più ricca di negoziazioni, sfumature, accordi perfezionati e sconti personali, quindi seppellire queste informazioni sotto una pila di anni di messaggi avanti e indietro sarebbe una perdita enorme, giusto?
Per noi Timelines è diventata la soluzione ottimale. In Initech lo utilizziamo per archiviare e scambiare i messaggi più importanti dei nostri clienti, partner e fornitori. Prestiamo particolare attenzione a garantire che possano essere trasferiti facilmente tra i membri del team e persino tra terzi, con un controllo granulare sull'accesso. Per nostra gioia, ci è tornato utile più spesso di quanto ci aspettassimo.
Per esempio, ci sentiamo sicuri nel caso in cui qualcuno del nostro team si licenzi, prenda giorni di malattia e di ferie o se qualcun altro si sostituisce al progetto. Possiamo facilmente passare la Timeline al membro del team appropriato, che ne saprà altrettanto bene come se avesse lavorato al caso per anni.
Inoltre, non siete gli unici a poter perdere informazioni vitali per le vostre attività.
La settimana scorsa un nostro cliente ha licenziato il suo project manager e si è messo a lavorare direttamente con noi. Era completamente estraneo al flusso di lavoro e ai suoi obblighi di pagamento nei confronti di Initech. Quando abbiamo emesso le ore di lavoro non pagate, il cliente ci ha chiesto una prova. La cosa positiva è che stavamo già usando Timeline, quindi trovare e condividere l'intera serie di messaggi appropriati del suo project manager in un'unica Timeline è stato semplice. Siamo stati pagati senza obiezioni.
Inoltre, fa risparmiare a me e a Igor molto tempo nella pianificazione dei progetti e nello sviluppo della collaborazione con i nostri clienti. Ogni settimana abbiamo una riunione con i nostri project manager per tenerci aggiornati e sapere se ci sono input necessari da parte nostra.
Prima di introdurre le Timeline nella nostra routine, queste riunioni potevano facilmente durare un paio d'ore. Di tanto in tanto potevamo chiedere dettagli su come e perché era stato concordato qualcosa, e i nostri manager non avevano le risposte a portata di mano. In tal caso, mentre aspettavamo, avrebbero sfogliato le e-mail. Lo capisco, succede anche ai migliori di noi, ma le pause per cercare qualcosa sono troppo scomode, lunghe e costano tempo a tutti. È probabile che non si riesca a trovare il messaggio giusto, quindi si è portati a rivedere un mucchio di e-mail inoltrate dopo che la riunione è già terminata... e se la questione è stata discussa su Messenger o Slack?
Con le Timeline, potete semplicemente chiedere a un collega di creare e condividere con voi la Timeline appropriata. Si può fare in modo retroattivo e si può sempre tornare indietro in un secondo momento, perché c'è la comodità che sia lì per voi.
Ci aiuta a ridurre le spese di gestione da due riunioni a settimana a una sola ora. Quindi, considerando che abbiamo raddoppiato il numero di progetti che gestiamo da 7-8 a 15, si tratta di un enorme risparmio di tempo!
Di conseguenza, tutti i membri del nostro team di gestione sono sempre aggiornati sui recenti cambiamenti che avvengono nei nostri progetti. Noi stessi conosciamo lo stato di ogni account senza dover essere coinvolti direttamente in ogni conversazione.
È impressionante quando cito parola per parola alcuni importanti dettagli del progetto, anche se i miei clienti li hanno condivisi solo con il project manager. E tutto ciò che devo fare è aprire la Timeline appropriata.
Ecco come funziona per me adesso:
- Quando ho bisogno di conoscere i dettagli di ciò che è stato discusso con un cliente, chiedo semplicemente al mio collega di condividerli tramite Timeline.
- Ogni membro del team che ha avuto una discussione importante di solito lascia una breve nota di riepilogo all'interno di Timeline (a meno che non ci sia un riepilogo scritto inviato a un cliente, che va anch'esso in Timeline).
- I messaggi vengono organizzati cronologicamente e deduplicati automaticamente. L'applicazione supporta i client di posta elettronica e i messaggi di WhatsApp, e presto arriveranno altre integrazioni come Slack.
- Posso visualizzare un messaggio e, se ritengo di aver bisogno di maggiori dettagli, posso espandere l'intera conversazione. Anche tutti gli allegati vengono importati, in modo da averli sempre a portata di mano.
Se volete ridurre in modo significativo il tempo dedicato alla revisione e alla discussione dei messaggi durante le riunioni, provate a usare Timeline.
Utilizzate TimelinesAI mentre si evolve e porta ulteriore valore alle aziende che hanno molte negoziazioni nel loro flusso di lavoro.
Io e il mio team utilizziamo Timelines in prima persona, per cui conosciamo il dolore che allevia e ci sforziamo di renderlo ancora più prezioso per le aziende. Abbiamo una visione solida del valore che Timelines apporta a un'azienda. In due parole, TimelinesAI vi permette di essere padroni della vostra comunicazione aziendale.
L'applicazione memorizza le informazioni relative ai conti, agli accordi e alla storia delle trattative di progetto. Timelines consente di condividere facilmente queste informazioni con tutto il team, in modo da non perdere mai queste conoscenze. Vi aiuta a prendere decisioni informate e a migliorare le relazioni con i vostri clienti. Inoltre, è possibile condividere questi messaggi come prova nel caso eccezionale di disaccordi.
In un futuro non troppo lontano, aggiungeremo altre integrazioni con i canali in cui avviene la comunicazione aziendale. Slack è quello più ovvio (lo stiamo già testando internamente), ma forse dovremmo prendere in considerazione altri canali che sono vitali per la vostra attività?
Cos'altro dovremmo aggiungere? Sta a voi decidere, perché noi siamo pronti ad ascoltarvi.
Il nostro obiettivo è fare in modo che l'app fornisca un livello di valore per il quale sareste felici di pagare. Ecco perché ora è completamente gratuita: stiamo offrendo il nostro impegno e le nostre risorse per il vostro feedback.
Provate voi stessi Timelines e fatemi sapere cosa ne pensate!
Ishay Tentser
Ho co-fondato TimelinesAI per aiutare i manager e gli amministratori delegati a rivedere le comunicazioni in poco tempo e a condividere i messaggi aziendali più importanti in tutto il team con facilità.
