Saya menjalankan Initech, sebuah perusahaan pengembangan perangkat lunak Israel. Kami telah mendirikannya lebih dari 10 tahun yang lalu. Sekarang perusahaan kami memiliki lebih dari 20 anggota tim, jadi banyak komunikasi internal dan eksternal dilakukan melalui para manajer terlebih dahulu, baru kemudian melalui saya dan rekan pendiri saya.
Meskipun kami mendelegasikan tanggung jawab, tetap saja kami harus menghabiskan banyak waktu untuk memastikan tidak ada perubahan tak terduga dalam alur yang telah disepakati dengan klien kami.
Idealnya, setiap langkah, permintaan, dan perubahan rencana harus didokumentasikan, sehingga Anda bisa meninjau ringkasannya, mengeluarkan instruksi, dan melanjutkan.
Namun di dunia nyata, sebagian besar keputusan bisnis disetujui secara informal. Lebih sering terjadi melalui email, pesan, rapat, dan panggilan alarm. Meneruskan pesan bolak-balik hanya akan menambah kebingungan, dan jika persetujuan informal tersebut hilang atau dilupakan oleh klien Anda, mengklaim jam kerja yang belum dibayar bisa jadi merupakan tugas yang mustahil.
Masalah ini tidak begitu ketika Initech masih berupa tim kecil yang hanya terdiri dari saya dan Igor, co-founder dan CTO. Namun, karena perusahaan berkembang dengan klien, pengembang, manajer proyek, pemasok, dan kontraktor, waktu kami menjadi terlalu sedikit untuk mengelolanya sendiri.
Akibatnya, dibutuhkan banyak waktu dan upaya untuk tetap mengikuti perkembangan. Bagaimana Anda tetap mendapatkan informasi terbaru tentang perjanjian situasional dan perubahan rencana tanpa tenggelam dalam manajemen mikro seiring pertumbuhan perusahaan Anda?
Bersabarlah, dan Anda akan mengetahui mengapa kami mengembangkan Timelines - aplikasi yang menyimpan wawasan dari bisnis Anda sehingga dapat diakses oleh tim atau klien Anda sesuai permintaan. Anda juga dapat mendaftar untuk menggunakannya secara gratis.
Coba TimelinesAI secara gratis
Dapatkan akses mudah ke pesan dari klien Anda dan pastikan pesan tersebut tidak pernah hilang
Cerita ini dimulai 5 tahun yang lalu. Kami kehilangan ~$5K dan beberapa hari kerja untuk berbagai operasi karena kami harus melalui proses litigasi. Masalah utamanya adalah pemborosan waktu dan perhatian yang sangat besar yang tidak memungkinkan Anda untuk fokus pada bisnis utama.
Anda hampir merasakan bagaimana uang Anda habis ketika Anda membuang waktu untuk mengumpulkan pesan, dokumen, dan membuat garis waktu visual secara manual agar pengacara dapat lebih memahami kasus dan mempresentasikannya di pengadilan. Rekan pendiri saya, Igor, harus menghabiskan beberapa hari untuk menyalin/menempelkan setiap pesan secara manual... jika kami bisa menemukannya. Waktu yang kami habiskan untuk mencari pesan-pesan yang sudah berumur beberapa tahun bernilai ribuan dolar per hari, belum termasuk hilangnya peluang baru yang tidak dapat kami kejar.
Selain itu, sebagian besar komunikasi tersebut masuk ke kotak masuk manajer proyek kami, yang sudah keluar dari perusahaan saat itu. Ups, bukan?
Tidak ada cara yang mudah untuk mentransfer informasi yang berkaitan dengan sejarah akuntansi bisnis Anda ke seluruh tim. Dan jika hilang, maka akan hilang selamanya. Selain itu, terkadang klien kami lupa bahwa mereka telah menyetujui pekerjaan tambahan, jadi memiliki pesan mereka sebagai bukti akan berguna untuk mendapatkan bayaran.
Dari situlah kami mendapatkan ide untuk sebuah alat yang dapat menyimpan komunikasi yang berhubungan dengan bisnis di satu tempat, dengan pesan-pesan yang diatur berdasarkan topik atau proyek tertentu. Sistem seperti ini akan memungkinkan Anda untuk masuk ke dalam konteks diskusi apa pun dalam sekejap sekilas dan berbagi informasi dengan rekan tim atau klien sesuai permintaan.
Visi tersebut dengan cepat berkembang menjadi sesuatu yang lebih dari sekadar persiapan untuk menghadapi litigasi di masa depan.
Selalu lebih baik untuk menjaga hubungan baik dengan klien, kontraktor, dan mitra jangka panjang Anda secara langsung. Untuk mencapainya, Timelines memungkinkan tim Anda membuat keputusan yang tepat, karena semua yang Anda diskusikan dengan mitra Anda disimpan dan dapat dibagikan dengan mudah sesuai permintaan.
Masukkan informasi tentang negosiasi terbaru dan pembaruan proyek ke dalam tindakan
Tampaknya menerapkan CRM akan mengatasi masalah manajemen klien, bukan? Kami juga berpikir demikian. Kami mencoba menggunakan ZohoCRM dan kemudian PipeDrive untuk mengelola klien kami. Tidak ada yang benar-benar membantu situasi kami.
Kita telah mempelajari bahwa CRM lebih cocok untuk mengatur siklus penjualan yang terstruktur dengan baik dan berulang. Namun jika Anda perlu melihat dan berbagi pesan spesifik dalam konteks proyek langsung dengan cepat, CRM tidak memenuhi tujuan Anda.
CRM biasanya hanya mencakup langkah pertama dalam komunikasi. Jadi, ketika prospek menjadi klien dan bahkan mitra jangka panjang, tiket biasanya sudah lama ditutup. Namun ironisnya, kemitraan jangka panjang juga memiliki sejarah negosiasi, nuansa, kesepakatan yang disesuaikan, dan diskon pribadi yang paling kaya, sehingga mengubur informasi ini di bawah tumpukan pesan bolak-balik selama bertahun-tahun akan menjadi kerugian yang sangat besar, bukan?
Bagi kami, Timeline menjadi solusi optimal. Di Initech, kami menggunakannya untuk menyimpan dan bertukar pesan terpenting dari klien, mitra, dan pemasok kami. Kami memberikan perhatian khusus untuk memastikan bahwa pesan-pesan tersebut dapat ditransfer dengan mudah di antara anggota tim dan bahkan pihak ketiga dengan kontrol terperinci atas aksesnya. Kami sangat senang, aplikasi ini sangat berguna lebih sering daripada yang kami perkirakan.
Sebagai contoh, kami merasa aman jika ada anggota tim kami yang berhenti, mengambil cuti sakit dan berlibur, atau jika ada orang lain yang menggantikannya. Kita dapat dengan mudah melempar Timeline ke anggota tim yang sesuai dan dia akan tahu sebanyak jika dia mengerjakan kasus ini selama bertahun-tahun.
Selain itu, Anda bukanlah satu-satunya pihak yang mungkin kehilangan informasi yang penting bagi operasi Anda.
Minggu lalu, klien kami telah memecat nya manajer proyeknya dan melangkah untuk menjalankan bisnis secara langsung dengan kami. Dia benar-benar keluar dari lingkaran alur kerja dan kewajiban pembayarannya kepada Initech. Ketika kami mengeluarkan jam kerja yang belum dibayar, klien meminta bukti. Hal yang baik adalah kami sudah menggunakan Timeline, jadi menemukan dan membagikan seluruh pesan yang sesuai dari manajer proyeknya dalam satu Timeline yang rapi sangatlah mudah. Kami dibayar tanpa ada keberatan.
Selain itu, ini menghemat banyak waktu saya dan Igor dalam merencanakan proyek dan mengembangkan kerja sama dengan klien kami. Setiap minggu kami mengadakan pertemuan dengan manajer proyek kami untuk terus mendapatkan informasi terbaru dan belajar jika ada masukan yang diperlukan dari pihak kami.
Sebelum kami memperkenalkan Timeline ke dalam rutinitas kami, rapat semacam itu bisa dengan mudah memakan waktu beberapa jam. Kadang-kadang kami dapat menanyakan detail tentang bagaimana dan mengapa sesuatu disetujui, dan manajer kami tidak memiliki jawabannya. Dalam kasus seperti itu, mereka akan membuka-buka email sambil menunggu. Saya mengerti, hal ini sering terjadi pada kami, tetapi jeda untuk mencari sesuatu terlalu canggung, lama, dan menghabiskan waktu semua orang. Kemungkinan Anda juga tidak menemukan pesan yang tepat, sehingga Anda cenderung meninjau banyak email yang diteruskan setelah rapat berakhir... dan bagaimana jika masalah tersebut dibahas di Messenger atau Slack?
Dengan Timeline, Anda bisa meminta rekan kerja untuk membuat dan berbagi Timeline yang sesuai dengan Anda. Hal ini dapat dilakukan secara retroaktif, dan Anda selalu dapat kembali ke sana nanti karena ada kemudahan yang akan tersedia untuk Anda.
Ini membantu kami mengurangi biaya manajemen dari dua pertemuan per minggu menjadi hanya satu pertemuan selama satu jam. Jadi, mengingat kami telah menggandakan jumlah proyek yang kami jalankan dari 7-8 menjadi 15 proyek, hal ini sangat menghemat waktu!
Sebagai hasilnya, semua orang di tim manajemen kami selalu mendapatkan informasi terbaru tentang perubahan terbaru yang terjadi pada proyek-proyek kami. Kami sendiri mengetahui status setiap akun tanpa perlu terlibat langsung dalam setiap percakapan.
Sangat mengesankan ketika saya mengutip beberapa detail proyek yang penting kata demi kata, meskipun klien saya hanya membagikannya kepada manajer proyek sebelumnya. Dan yang perlu saya lakukan hanyalah membuka Timeline yang sesuai.
Inilah cara kerjanya untuk saya sekarang:
- Ketika saya perlu mempelajari detail dari apa yang didiskusikan dengan klien, saya cukup meminta rekan tim saya untuk membagikannya melalui Timeline.
- Setiap anggota tim yang melakukan diskusi penting biasanya meninggalkan catatan ringkasan singkat di dalam Timeline (kecuali jika ada ringkasan tertulis yang diteruskan ke klien, yang juga masuk ke Timeline)
- Pesan-pesan diatur secara kronologis dan diduplikasi secara otomatis. Aplikasi ini mendukung klien email dan pesan dari WhatsApp, dengan lebih banyak integrasi seperti Slack yang akan segera hadir.
- Saya dapat melihat pesan dan dapat memperluas ke seluruh percakapan jika saya merasa perlu lebih banyak detail. Semua lampiran juga diimpor, jadi saya selalu siap sedia.
Jadi, jika Anda ingin mengurangi waktu yang dihabiskan untuk meninjau dan mendiskusikan pesan dalam rapat secara signifikan, cobalah menggunakan Timeline.
Gunakan TimelinesAI seiring perkembangannya dan berikan nilai tambah bagi bisnis yang memiliki banyak negosiasi dalam alur kerja mereka
Saya dan tim saya sendiri menggunakan Timelines, jadi kami tahu secara langsung manfaatnya dan berusaha untuk menjadikannya lebih bernilai bagi bisnis. Kami memiliki visi yang kuat tentang nilai yang diberikan Timelines kepada perusahaan. Dalam dua kata, TimelinesAI memungkinkan Anda untuk memiliki komunikasi bisnis Anda.
Aplikasi ini menyimpan informasi tentang akun Anda, perjanjian, dan riwayat negosiasi proyek. Garis waktu memudahkan untuk membagikan informasi ini ke seluruh tim, dengan cara yang memastikan bahwa pengetahuan ini tidak akan pernah hilang. Ini membantu Anda untuk membuat keputusan yang tepat dan meningkatkan hubungan Anda dengan klien. Sebagai bonus, Anda dapat membagikan pesan-pesan ini sebagai bukti jika terjadi perselisihan.
Dalam waktu yang tidak terlalu lama, kami akan menambahkan lebih banyak integrasi dengan saluran-saluran di mana komunikasi bisnis Anda berlangsung. Slack adalah yang paling jelas (kami sudah mengujinya secara internal), tetapi mungkin kami harus mempertimbangkan saluran lain yang penting untuk bisnis Anda?
Apa lagi yang harus kami tambahkan? Itu sepenuhnya terserah Anda karena kami siap mendengarkan.
Tujuan kami adalah membuat aplikasi ini memberikan tingkat nilai yang membuat Anda bersedia membayarnya. Itulah mengapa aplikasi ini sepenuhnya gratis sekarang: kami menawarkan upaya dan sumber daya kami untuk umpan balik Anda.
Coba Timeline sendiri dan beri tahu saya pendapat Anda!
Ishay Tentser
Saya mendirikan TimelinesAI untuk membantu para manajer dan CEO meninjau komunikasi dalam waktu singkat dan berbagi pesan bisnis yang paling penting di seluruh tim dengan mudah.
