- دراسة حالة Initech: الشفافية والتحكم في اتصالات Whatsapp في شركتنا - يونيو 24, 2020
- كيف تمتلك اتصالات عملك بطريقة تزيد من دخلك وإنتاجيتك - أكتوبر 3, 2019
أدير Initech ، وهي شركة إسرائيلية لتطوير البرمجيات. لقد أنشأناها منذ أكثر من 10 سنوات. تضم شركتنا الآن أكثر من 20 عضوا في الفريق ، لذلك يأتي الكثير من الاتصالات الداخلية والخارجية من خلال المديرين أولا ، وبعد ذلك فقط من خلالي وشريكي المؤسس.
على الرغم من أننا نفوض المسؤوليات ، إلا أنه لا يزال يكلفنا الكثير من الوقت للتأكد من عدم وجود تغييرات غير متوقعة في التدفق الذي تم الاتفاق عليه مع عملائنا.
من الناحية المثالية ، يجب توثيق كل خطوة وطلب وتغيير في الخطط ، بحيث يمكنك فقط مراجعة الملخص وإصدار التعليمات والمضي قدما.
ولكن في العالم الحقيقي ، تتم الموافقة على معظم قرارات العمل بشكل غير رسمي. في أكثر الأحيان يحدث ذلك عبر رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والاجتماعات ومكالمات الإنذار. إن إعادة توجيه الرسائل ذهابا وإيابا لا يؤدي إلا إلى حدوث ارتباك إضافي ، وإذا فقد عميلك هذه الموافقة غير الرسمية أو نسيها ، فقد يصبح الادعاء بالساعات غير المدفوعة مهمة مستحيلة.
لم تكن هذه المشكلة ملموسة عندما كانت Initech عبارة عن فريق صغير يتكون مني ومن Igor فقط ، المؤسس المشارك التقني و CTO. ولكن منذ أن نمت الشركة مع العملاء والمطورين ومديري المشاريع والموردين والمقاولين ، أصبح وقتنا نادرا جدا لإدارة ذلك بمفردنا.
نتيجة لذلك ، يستغرق الأمر الكثير من الوقت والجهد لمجرد البقاء في الحلقة. كيف يمكنك البقاء على اطلاع دائم بالاتفاقيات الظرفية وتغيير الخطط دون الغرق في الإدارة التفصيلية مع نمو شركتك؟
تحمل معي ، وستكتشف سبب تطويرنا ل Timelines - تطبيق يخزن الرؤى من عملك مما يجعلها في متناول فريقك أو عملائك عند الطلب. يمكنك أيضا التسجيل لاستخدامه بالكامل مجانا.
احصل على وصول سهل إلى الرسائل من عملائك وتأكد من عدم فقدها أبدا
بدأت القصة قبل 5 سنوات. لقد خسرنا ~ 5 آلاف دولار وعدة أيام عمل لعمليات متنوعة حيث كان علينا أن نمر بعملية التقاضي. كانت المشكلة الرئيسية مضيعة كبيرة للوقت والاهتمام الذي لا يسمح لك بالتركيز على العمل الرئيسي.
تكاد تشعر كيف تحترق أموالك عندما تضيع وقتك في جمع الرسائل والمستندات يدويا وبناء جدول زمني مرئي حتى يتمكن المحامي من فهم القضية بشكل أفضل وتقديمها في المحكمة. كان على شريكي المؤسس إيغور قضاء عدة أيام في نسخ / لصق كل رسالة يدويا ... إذا تمكنا من العثور عليه. تم تقييم الوقت الذي قضيناه في البحث عن رسائل عمرها عدة سنوات بآلاف الدولارات في اليوم ، ولا يشمل ذلك فقدان الفرص الجديدة التي لم نتمكن من متابعتها.
علاوة على ذلك ، مر جزء كبير من هذا الاتصال عبر البريد الوارد لمدير المشروع لدينا ، الذي كان قد ترك الشركة بالفعل بحلول ذلك الوقت. عفوا ، أليس كذلك؟
لا توجد طريقة سهلة لنقل المعلومات التي تتعلق بتاريخ محاسبة عملك عبر الفريق. وإذا ضاعت ، فقد ضاعت إلى الأبد. إلى جانب ذلك ، في بعض الأحيان ينسى عملاؤنا أنهم وافقوا على عمل إضافي ، لذا فإن وجود رسالتهم في متناول اليد كدليل مفيد للحصول على أموال.
هذه هي الطريقة التي حصلنا بها على فكرة لأداة من شأنها تخزين الاتصالات المتعلقة بالعمل في مكان واحد ، مع رسائل منظمة حول موضوع أو مشروع معين. سيمكنك هذا النظام من الدخول في سياق أي مناقشة في لمحة ومشاركة المعلومات مع زملائك في الفريق أو العملاء عند الطلب.
سرعان ما نمت الرؤية إلى شيء أكثر من مجرد الاستعداد لأي دعوى قضائية في المستقبل.
من الأفضل دائما الحفاظ على علاقات جيدة مع عملائك ومقاوليك وشركائك على المدى الطويل بشكل مباشر. لتحقيق ذلك ، تمكن الجداول الزمنية فريقك من اتخاذ قرارات مستنيرة ، حيث يتم تخزين كل ما ناقشته مع شركائك ويمكن مشاركته بسهولة عند الطلب.
وضع المعلومات حول المفاوضات الأخيرة وتحديثات المشروع موضع التنفيذ
يبدو أن تنفيذ CRM سيعالج مشكلة إدارة العملاء ، أليس كذلك؟ كنا نظن ذلك أيضا. حاولنا استخدام ZohoCRM ولاحقا PipeDrive لإدارة عملائنا. لم يساعد أي منهما وضعنا حقا.
لقد تعلمنا أن CRMs مناسبة بشكل أفضل لتنظيم دورات مبيعات جيدة التنظيم وقابلة للتكرار. ولكن إذا كنت بحاجة إلى عرض رسائل محددة ومشاركتها في سياق المشاريع المباشرة بسرعة ، فإن CRMs لا تلبي أهدافك.
عادة ما تغطي CRMs الخطوات الأولى فقط في الاتصال. لذلك عندما يصبح العملاء المحتملون عملاء وحتى شركاء على المدى الطويل ، عادة ما تكون التذكرة مغلقة لفترة طويلة. ولكن من المفارقات أن الشراكات طويلة الأجل لديها أيضا أغنى تاريخ من المفاوضات والفروق الدقيقة والصفقات الدقيقة والخصومات الشخصية ، لذا فإن دفن هذه المعلومات تحت كومة من سنوات من الرسائل ذهابا وإيابا سيكون خسارة كبيرة ، أليس كذلك؟
بالنسبة لنا ، أصبحت الجداول الزمنية هي الحل الأمثل. في Initech ، نستخدمها لتخزين وتبادل أهم الرسائل من عملائنا وشركائنا وموردينا. نولي اهتماما خاصا لضمان إمكانية نقله بسهولة بين أعضاء الفريق وحتى أطراف 3rd مع التحكم الدقيق في الوصول. من دواعي سرورنا ، أنه أصبح مفيدا في كثير من الأحيان أكثر مما توقعنا.
على سبيل المثال ، نشعر بالأمان في حالة استقالة أي شخص من فريقنا ، أو أخذ أيام مرضية وإجازة أو إذا كان هناك شخص آخر يقف في المشروع. قد نضغط بسهولة على الجدول الزمني إلى عضو الفريق المناسب وسيعرف بقدر ما لو كان يعمل على القضية لسنوات.
إلى جانب ذلك ، فأنت لست الجانب الوحيد الذي قد يفقد المعلومات الحيوية لعملياتك.
في الأسبوع الماضي ، قام عميلنا بطرد مدير مشروعه وتدخل لإدارة الأعمال مباشرة معنا. لقد كان خارج حلقة سير العمل تماما والتزاماته بالدفع لشركة Initech. عندما أصدرنا ساعات عمل غير مدفوعة الأجر ، طلب العميل إثباتا. الشيء الجيد هو أننا كنا نستخدم بالفعل الجداول الزمنية ، لذا كان العثور على مجموعة كاملة من الرسائل المناسبة من مدير مشروعه ومشاركتها في جدول زمني أنيق واحد أمرا بسيطا. لقد حصلنا على رواتبنا دون أي اعتراضات.
إلى جانب ذلك ، فإنه يوفر لي ولإيغور الكثير من الوقت في تخطيط المشاريع وتطوير التعاون مع عملائنا. كل أسبوع لدينا اجتماع مع مديري المشاريع لدينا لإبقائنا على اطلاع دائم ومعرفة ما إذا كانت هناك أي مدخلات مطلوبة من جانبنا.
قبل أن ندخل الجداول الزمنية في روتيننا ، يمكن أن تستغرق هذه الاجتماعات بسهولة بضع ساعات. يمكننا أحيانا أن نطلب تفاصيل حول كيفية وسبب الاتفاق على شيء ما ، ولن يكون لدى مديرينا الإجابات في متناول اليد. في مثل هذه الحالة ، كانوا يخلطون رسائل البريد الإلكتروني أثناء انتظارنا. فهمت ذلك ، يحدث ذلك لأفضل منا ، لكن التوقف مؤقتا للبحث عن الأشياء أمر محرج للغاية وطويل ويكلف وقت الجميع. من المحتمل أنك لا تجد الرسالة الصحيحة أيضا ، لذا فأنت عرضة لمراجعة مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني المعاد توجيهها بعد انتهاء الاجتماع بالفعل ... وماذا لو تمت مناقشة الأمر في Messenger أو Slack؟
باستخدام المخططات الزمنية ، يمكنك فقط أن تطلب من زميل إنشاء المخطط الزمني المناسب ومشاركته معك. يمكن القيام بذلك بأثر رجعي ، ويمكنك دائما العودة إليه لاحقا حيث توجد الراحة التي ستكون موجودة من أجلك.
فهو يساعدنا على تقليل النفقات العامة للإدارة من اجتماعين في الأسبوع إلى اجتماع مدته ساعة واحدة فقط. لذا ، بالنظر إلى أننا ضاعفنا عدد المشاريع التي نديرها من 7-8 إلى 15 ، فهذا يوفر وقتا كبيرا!
نتيجة لذلك ، يتم تحديث كل فرد في فريق الإدارة لدينا دائما بالتغييرات الأخيرة التي تحدث لمشاريعنا. نحن أنفسنا نعرف حالة كل حساب دون الحاجة إلى المشاركة المباشرة في كل محادثة.
إنه أمر مثير للإعجاب عندما أستشهد ببعض تفاصيل المشروع المهمة كلمة بكلمة ، على الرغم من أن عملائي قد شاركوها فقط مع مدير المشروع من قبل. وكل ما علي فعله هو فتح الجدول الزمني المناسب.
إليك كيف يعمل بالنسبة لي الآن:
- عندما أحتاج إلى معرفة تفاصيل ما تمت مناقشته مع العميل ، أطلب فقط من زميلي في الفريق مشاركته عبر الجداول الزمنية.
- عادة ما يترك أي عضو في الفريق أجرى مناقشة مهمة ملاحظة موجزة موجزة داخل الجداول الزمنية (ما لم يكن هناك ملخص مكتوب يتم إرساله إلى العميل ، والذي ينتقل أيضا إلى الجداول الزمنية)
- يتم تنظيم الرسائل ترتيبا زمنيا وإلغاء تكرارها تلقائيا. يدعم التطبيق عملاء البريد الإلكتروني والرسائل من WhatsApp ، مع المزيد من عمليات الدمج مثل Slack قريبا.
- يمكنني عرض رسالة وقد أتوسع في المحادثة بأكملها إذا شعرت أنني بحاجة إلى مزيد من التفاصيل. يتم استيراد جميع المرفقات أيضا ، لذلك لدي دائما في متناول اليد.
لذلك إذا كنت ترغب في تقليل الوقت المستغرق في مراجعة الرسائل ومناقشتها في الاجتماعات بشكل كبير ، فحاول استخدام الجداول الزمنية.
استخدم TimelinesAI أثناء تطوره ويجلب قيمة إضافية للشركات التي لديها الكثير من المفاوضات في سير عملها
أنا وفريقي نستخدم Timelines بأنفسنا ، لذلك نحن نعرف الألم الذي تخففه بشكل مباشر ونسعى جاهدين لجعله أكثر قيمة للشركات. لدينا رؤية قوية للقيمة التي تجلبها الجداول الزمنية للشركة. بكلمتين ، يمكنك TimelinesAI من امتلاك اتصالات عملك.
يخزن التطبيق معلومات حول حساباتك واتفاقياتك وتاريخ مفاوضات المشروع. تسهل الجداول الزمنية مشاركة هذه المعلومات عبر الفريق بأكمله ، بطريقة تضمن عدم فقد هذه المعرفة أبدا. يساعدك على اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين علاقاتك مع عملائك. على سبيل المكافأة ، يمكنك مشاركة هذه الرسائل كدليل في حالة الخلافات الاستثنائية.
في المستقبل غير البعيد ، سنضيف المزيد من عمليات الدمج مع القنوات التي يتم فيها التواصل التجاري الخاص بك. Slack هو الواضح (نحن نختبره بالفعل داخليا) ، ولكن ربما يجب علينا التفكير في القنوات الأخرى الحيوية لعملك؟
ماذا يجب أن نضيف؟ الأمر متروك لك تماما لأننا مستعدون للاستماع.
هدفنا هو جعل التطبيق يوفر مستوى من القيمة التي ستكون سعيدا بدفعها. هذا هو السبب في أنه مجاني تماما الآن: نحن نقدم جهودنا ومواردنا لملاحظاتك.
جرب الجداول الزمنية بنفسك واسمحوا لي أن أعرف ما هو رأيك!
ايشاي تينتسر
لقد شاركت في تأسيس TimelinesAI لمساعدة المديرين والرؤساء التنفيذيين على مراجعة الاتصالات في أي وقت من الأوقات ومشاركة أهم رسائل العمل عبر الفريق بأكمله بسهولة.
