Conduc Initech, o companie israeliană de dezvoltare de software. Am înființat-o în urmă cu mai bine de 10 ani. În prezent, compania noastră are peste 20 de membri ai echipei, așa că o mare parte din comunicarea internă și externă trece mai întâi prin intermediul managerilor și abia apoi prin mine și prin cofondatorul meu.
Chiar dacă delegăm responsabilitățile, tot ne costă mult timp să ne asigurăm că nu există schimbări neașteptate în fluxul convenit cu clienții noștri.
În mod ideal, fiecare mutare, solicitare și schimbare de planuri trebuie să fie documentată, astfel încât să puteți doar să revizuiți rezumatul, să dați instrucțiuni și să treceți mai departe.
Dar, în lumea reală, majoritatea deciziilor de afaceri sunt aprobate în mod informal. De cele mai multe ori se întâmplă prin e-mailuri, mesaje, întâlniri și telefoane de alarmă. Transmiterea mesajelor de la un capăt la altul nu face decât să creeze o confuzie suplimentară, iar dacă o astfel de aprobare informală se pierde sau este uitată de clientul dumneavoastră, solicitarea orelor neplătite poate deveni o sarcină imposibilă.
Această problemă nu a fost la fel de tangibilă atunci când Initech era o echipă mică, formată doar din mine și Igor, co-fondatorul meu tehnic și CTO. Dar, din moment ce compania a crescut cu clienți, dezvoltatori, manageri de proiect, furnizori și antreprenori, timpul nostru a devenit prea puțin pentru a gestiona toate acestea pe cont propriu.
Prin urmare, este nevoie de mult timp și efort doar pentru a rămâne la curent. Cum rămâneți la curent cu acordurile situaționale și cu schimbarea planurilor fără să vă afundați în micromanagement pe măsură ce compania dumneavoastră crește?
Aveți răbdare cu mine și veți afla de ce am dezvoltat Timelines - o aplicație care stochează informațiile din afacerea dvs. și le face accesibile echipei sau clienților dvs. la cerere. De asemenea, vă puteți înscrie pentru a o utiliza complet gratuit.
Obțineți acces ușor la mesajele de la clienții dvs. și asigurați-vă că nu se pierd niciodată
Povestea a început în urmă cu 5 ani. Am pierdut aproximativ 5 000 de dolari și câteva zile de lucru pentru diverse operațiuni, deoarece a trebuit să trecem printr-un proces de litigiu. Principala problemă a fost o pierdere uriașă de timp și de atenție care nu îți permite să te concentrezi asupra activității principale.
Aproape că simți cum îți ard banii atunci când vă pierdeți timpul colectând manual mesaje, documente și construind o cronologie vizuală pentru ca avocatul să poată înțelege mai bine cazul și să-l prezinte în instanță. Cofondatorul meu, Igor, a trebuit să petreacă mai multe zile copiind/lipind manual fiecare mesaj... dacă reușeam să îl găsim. Timpul nostru petrecut căutând mesaje vechi de mai multe ani a fost evaluat la mii de dolari pe zi, fără a include pierderea de noi oportunități pe care nu am putut să le urmărim.
Mai mult, o parte semnificativă a acestei comunicări a trecut prin căsuța de e-mail a managerului nostru de proiect, care avea demisionase deja din companie la acel moment. Oops, nu-i așa?
Nu există o modalitate ușoară de a transfera informațiile referitoare la istoricul contabilității afacerii dvs. în întreaga echipă. Iar dacă se pierde, se pierde pentru totdeauna. În plus, uneori, clienții noștri uită că au aprobat lucrări suplimentare, așa că a avea la îndemână mesajul lor ca dovadă este util pentru a fi plătiți.
Așa ne-a venit ideea de a crea un instrument care să stocheze într-un singur loc comunicările legate de afaceri, cu mesaje organizate în jurul unui anumit subiect sau proiect. Un astfel de sistem v-ar permite să intrați în contextul oricărei discuții la dintr-o privire și de a împărtăși informațiile cu colegii de echipă sau clienții la cerere.
Această viziune s-a transformat rapid în ceva mai mult decât o simplă pregătire pentru orice litigiu viitor.
Întotdeauna este mai bine să mențineți relații bune cu clienții, contractorii și partenerii pe termen lung. Pentru a realiza acest lucru, Timelines permite echipei dvs. să ia decizii în cunoștință de cauză, deoarece tot ceea ce ați discutat cu partenerii dvs. este stocat și poate fi ușor partajat la cerere.
Puneți în practică informațiile despre recentele negocieri și actualizări ale proiectului
S-ar părea că implementarea unui CRM ar rezolva problema gestionării clienților, nu-i așa? Așa am crezut și noi. Am încercat să folosim ZohoCRM și mai târziu PipeDrive pentru a ne gestiona clienții. Niciuna dintre ele nu a ajutat cu adevărat situația noastră.
Am învățat că CRM-urile sunt mai potrivite pentru a organiza cicluri de vânzări bine structurate și repetabile. Dar dacă aveți nevoie să vizualizați și să partajați rapid mesaje specifice în contextul unor proiecte în desfășurare, CRM-urile nu vă îndeplinesc obiectivele.
CRM acoperă, de obicei, doar primii pași în comunicare. Astfel, atunci când clienții potențiali devin clienți și chiar parteneri pe termen lung, biletul este de obicei închis de mult timp. Dar, în mod ironic, parteneriatele pe termen lung au, de asemenea, cel mai bogat istoric de negocieri, nuanțe, acorduri perfecționate și reduceri personale, așa că îngroparea acestor informații sub o grămadă de ani de mesaje de du-te-vino ar fi o pierdere uriașă, nu-i așa?
Pentru noi, Timelines a devenit soluția optimă. La Initech, o folosim pentru a stoca și a schimba cele mai importante mesaje de la clienții, partenerii și furnizorii noștri. Acordăm o atenție deosebită pentru a ne asigura că poate fi transferat cu ușurință între membrii echipei și chiar între terțe părți, cu un control granular asupra accesului. Spre încântarea noastră, ne-a fost de folos mai des decât ne așteptam.
De exemplu, ne simțim în siguranță în cazul în care cineva din echipa noastră demisionează, își ia zile de concediu medical și de odihnă sau dacă altcineva se ocupă de proiect. Putem să dăm cu ușurință Timeline-ul pe mâna membrului corespunzător al echipei, iar acesta va ști la fel de multe ca și cum ar fi lucrat la caz de ani de zile.
În plus, nu sunteți singura parte care poate pierde informații vitale pentru operațiunile dumneavoastră.
Săptămâna trecută, clientul nostru a fost concediat pe manager de proiect și a intervenit pentru a derula afacerile direct cu noi. El era complet în afara circuitului de lucru și a obligațiilor sale de plată către Initech. Când am emis orele de lucru neplătite, clientul a cerut dovezi. Partea bună este că noi foloseam deja Timelines, așa că a fost simplu să găsim și să partajăm întreaga grămadă de mesaje corespunzătoare de la managerul său de proiect într-un singur Timeline îngrijit. Am fost plătiți fără obiecții.
În plus, ne economisește mie și lui Igor o mulțime de timp în planificarea proiectelor și în dezvoltarea cooperării cu clienții noștri. În fiecare săptămână avem o întâlnire cu managerii noștri de proiect pentru a ne ține la curent și pentru a afla dacă sunt necesare contribuții din partea noastră.
Înainte de a introduce Timeline în rutina noastră, astfel de întâlniri puteau dura cu ușurință câteva ore. Din când în când, puteam cere detalii despre cum și de ce s-a convenit asupra unui lucru, iar managerii noștri nu aveau răspunsurile la îndemână. În acest caz, ei ar fi amestecat e-mailurile în timp ce noi așteptam. Înțeleg, se întâmplă celor mai buni dintre noi, dar pauzele pentru a căuta lucruri sunt pur și simplu prea ciudate, lungi și costă timpul tuturor. Sunt șanse să nu găsești nici mesajul potrivit, așa că ești predispus să treci în revistă o grămadă de e-mailuri redirecționate după ce ședința s-a încheiat deja... și ce se întâmplă dacă problema a fost discutată în Messenger sau Slack?
În cazul liniilor de timp, puteți cere unui coleg să creeze și să vă împărtășească linia de timp corespunzătoare. Acest lucru se poate face retroactiv și puteți reveni oricând la ea mai târziu, deoarece există confortul că va fi acolo pentru dumneavoastră.
Ne ajută să reducem cheltuielile de management de la două întâlniri pe săptămână la doar o întâlnire de o oră. Având în vedere că am dublat numărul de proiecte pe care le derulăm, de la 7-8 la 15, este o mare economie de timp!
Prin urmare, toți membrii echipei noastre de management sunt mereu la curent cu schimbările recente care au loc în proiectele noastre. Noi înșine cunoaștem starea fiecărui cont fără a fi nevoie să fim implicați direct în fiecare conversație.
Este impresionant când citez cuvânt cu cuvânt unele detalii importante ale proiectului, chiar dacă clienții mei le-au împărtășit înainte doar managerului de proiect. Și tot ce trebuie să fac este să deschid Timeline-ul corespunzător.
Iată cum funcționează pentru mine acum:
- Când am nevoie să aflu detalii despre ce s-a discutat cu un client, îi cer colegului meu de echipă să le împărtășească prin intermediul Timeline.
- Orice membru al echipei care a purtat o discuție importantă lasă de obicei o scurtă notă de rezumat în Timelines (cu excepția cazului în care există un rezumat scris transmis unui client, care ajunge de asemenea în Timelines).
- Mesajele sunt organizate în ordine cronologică și deduplicate automat. Aplicația suportă clienții de e-mail și mesajele din WhatsApp, urmând ca în curând să fie integrate și alte aplicații, precum Slack.
- Pot să vizualizez un mesaj și pot să mă extind la întreaga conversație dacă simt că am nevoie de mai multe detalii. Toate atașamentele sunt, de asemenea, importate, astfel încât le am mereu la îndemână.
Așadar, dacă doriți să reduceți în mod semnificativ timpul petrecut la revizuirea și discutarea mesajelor în cadrul ședințelor, încercați să utilizați Timeline.
Folosiți TimelinesAI pe măsură ce evoluează și aduce valoare suplimentară întreprinderilor care au multe negocieri în fluxul lor de lucru
Echipa mea și cu mine folosim Timelines, așa că știm de la început cât de mult ne ajută și ne străduim să îl facem și mai valoros pentru întreprinderi. Avem o viziune solidă asupra valorii pe care Timelines o aduce unei companii. În două cuvinte, TimelinesAI vă permite să vă stăpâniți comunicarea în afaceri.
Aplicația stochează informații despre conturile dumneavoastră, acordurile și istoricul negocierilor de proiect. Timelines facilitează partajarea acestor informații în cadrul întregii echipe, într-un mod care să asigure că aceste cunoștințe nu se vor pierde niciodată. Aceasta vă ajută să luați decizii în cunoștință de cauză și să vă îmbunătățiți relațiile cu clienții dumneavoastră. Ca un bonus, puteți partaja aceste mesaje ca dovezi în cazul excepțional al unor dezacorduri.
În viitorul nu prea îndepărtat, vom adăuga mai multe integrări cu canalele pe care are loc comunicarea de afaceri. Slack este cel mai evident (îl testăm deja la nivel intern), dar poate ar trebui să luăm în considerare și alte canale care sunt vitale pentru afacerea dvs.
Ce ar trebui să mai adăugăm? Depinde numai de dumneavoastră, pentru că suntem gata să vă ascultăm.
Scopul nostru este să facem ca aplicația să ofere un nivel de valoare pentru care ați fi bucuroși să plătiți. De aceea, acum este complet gratuită: ne oferim efortul și resursele pentru feedback-ul dvs.
Încearcă și tu Timelines și spune-mi ce părere ai!
Ishay Tentser
Am co-fondat TimelinesAI pentru a ajuta managerii și directorii executivi să revizuiască comunicarea în cel mai scurt timp și să împărtășească cele mai importante mesaje de afaceri cu întreaga echipă cu ușurință.
