Ik leid Initech, een Israëlisch softwareontwikkelingsbedrijf. We hebben het meer dan 10 jaar geleden opgericht. Nu heeft ons bedrijf meer dan 20 teamleden, dus veel interne en externe communicatie verloopt eerst via de managers en pas daarna via mij en mijn medeoprichter.
Ook al delegeren we de verantwoordelijkheden, het kost ons nog steeds veel tijd om ervoor te zorgen dat er geen onverwachte veranderingen zijn in de flow die met onze klanten is afgesproken.
In het ideale geval moet elke verhuizing, elk verzoek en elke wijziging van de plannen worden gedocumenteerd, zodat je gewoon de samenvatting kunt bekijken, instructies kunt geven en verder kunt gaan.
Maar in de echte wereld worden de meeste zakelijke beslissingen informeel goedgekeurd. Vaker wel dan niet gebeurt dit via e-mails, berichten, vergaderingen en alarmgesprekken. Berichten heen en weer sturen zorgt alleen maar voor extra verwarring, en als zo'n informele goedkeuring verloren gaat of vergeten wordt door je klant, kan het declareren van de onbetaalde uren een onmogelijke taak worden.
Dit probleem was niet zo toen Initech nog een klein team was dat alleen bestond uit mij en Igor, mijn technische medeoprichter en CTO. Maar toen het bedrijf groeide met klanten, ontwikkelaars, projectmanagers, leveranciers en aannemers, werd onze tijd te schaars om dat in ons eentje te beheren.
Als gevolg daarvan kost het veel tijd en moeite om op de hoogte te blijven. Hoe blijf je op de hoogte van de situatieafspraken en wijzigingen in plannen zonder in micromanagement te vervallen terwijl je bedrijf groeit?
Als je even geduld hebt, kom je erachter waarom we Timelines hebben ontwikkeld - een app die de inzichten van je bedrijf opslaat en ze op aanvraag toegankelijk maakt voor je team of klanten. Je kunt je ook aanmelden om hem helemaal gratis te gebruiken.
Krijg eenvoudig toegang tot berichten van je klanten en zorg ervoor dat ze nooit verloren gaan
Het verhaal begon 5 jaar geleden. We verloren ~ $5K en verschillende werkdagen aan diverse werkzaamheden omdat we een proces moesten doorlopen. Het belangrijkste probleem was een enorme verspilling van tijd en aandacht waardoor je je niet kunt concentreren op je hoofdactiviteiten.
Je voelt bijna hoe je geld opbrandt wanneer je je tijd verspilt aan het handmatig verzamelen van berichten, documenten en het maken van een visuele tijdlijn zodat de advocaat de zaak beter kan begrijpen en presenteren in de rechtszaal. Mijn medeoprichter Igor moest meerdere dagen besteden aan het handmatig kopiëren/plakken van elk bericht... als we het konden vinden. De tijd die we besteedden aan het zoeken naar berichten van een paar jaar oud werd geschat op duizenden $ per dag, nog afgezien van het verlies van nieuwe kansen die we niet konden benutten.
Bovendien ging een aanzienlijk deel van die communicatie via de inbox van onze projectmanager, die op dat moment al op dat moment al ontslag had genomen. Oeps, toch?
Er is geen eenvoudige manier om de informatie die betrekking heeft op de geschiedenis van je bedrijfsadministratie over te dragen aan het hele team. En als het verloren gaat, is het voor altijd verloren. Bovendien vergeten onze klanten soms dat ze meerwerk hebben goedgekeurd, dus is het handig om hun bericht bij de hand te hebben als bewijs om betaald te krijgen.
Zo kwamen we op het idee voor een tool die bedrijfsgerelateerde communicatie op één plaats zou opslaan, met berichten georganiseerd rond een bepaald onderwerp of project. Met zo'n systeem kun je in één oogopslag de context van een discussie en de informatie in één oogopslag delen met je teamgenoten of klanten.
De visie groeide al snel uit tot iets meer dan alleen maar voorbereid zijn op eventuele toekomstige rechtszaken.
Het is altijd beter om goede relaties te onderhouden met uw klanten, aannemers en langetermijnpartners. Om dit te bereiken, stelt Timelines uw team in staat om weloverwogen beslissingen te nemen, aangezien alles wat u met uw partners hebt besproken wordt opgeslagen en gemakkelijk op aanvraag kan worden gedeeld.
Zet de informatie over de recente onderhandelingen en projectupdates om in actie
Het lijkt erop dat het implementeren van een CRM het probleem van klantbeheer zou oplossen, toch? Dat dachten wij ook. We probeerden ZohoCRM en later PipeDrive te gebruiken om onze klanten te beheren. Geen van beide heeft onze situatie echt geholpen.
We hebben geleerd dat CRM's beter geschikt zijn voor het organiseren van goed gestructureerde en herhaalbare verkoopcycli. Maar als je snel specifieke berichten moet bekijken en delen in de context van live projecten, dan voldoen CRM's niet aan je doelen.
CRM's dekken meestal alleen de eerste stappen in de communicatie. Dus wanneer leads klanten en zelfs langetermijnpartners worden, is het ticket meestal al lang gesloten. Maar ironisch genoeg hebben de langetermijnpartnerschappen ook de rijkste geschiedenis van onderhandelingen, nuances, afgestemde deals en persoonlijke kortingen, dus deze informatie begraven onder een stapel van jaren heen en weer berichten zou een enorm verlies zijn, toch?
Voor ons werd Timelines de optimale oplossing. Bij Initech gebruiken we het om de belangrijkste berichten van onze klanten, partners en leveranciers op te slaan en uit te wisselen. We besteden speciale aandacht om ervoor te zorgen dat het gemakkelijk kan worden overgedragen tussen teamleden en zelfs derden met granulaire controle over de toegang. Tot onze vreugde is het vaker van pas gekomen dan we hadden verwacht.
We voelen ons bijvoorbeeld veilig als iemand uit ons team ontslag neemt, ziektedagen en vakantie opneemt of als iemand anders het project overneemt. We kunnen de tijdlijn gemakkelijk doorspelen naar het juiste teamlid en hij zal net zoveel weten als wanneer hij jarenlang aan de zaak heeft gewerkt.
Bovendien ben je niet de enige die informatie kan verliezen die van vitaal belang is voor je bedrijfsvoering.
Vorige week had onze klant zijn projectmanager ontslagen en ging hij rechtstreeks zaken met ons doen. Hij was totaal niet op de hoogte van de workflow en zijn betalingsverplichtingen aan Initech. Toen we onbetaalde werkuren verstrekten, vroeg de klant om bewijs. Het goede was dat we Timelines al gebruikten, dus het vinden en delen van een heleboel toepasselijke berichten van zijn projectmanager in één keurige Timeline was eenvoudig. We werden betaald zonder bezwaren.
Daarnaast bespaart het mij en Igor veel tijd bij het plannen van projecten en het ontwikkelen van de samenwerking met onze klanten. Elke week hebben we een vergadering met onze projectmanagers om ons op de hoogte te houden en te horen of er nog input van onze kant nodig is.
Voordat we Timelines in onze routine introduceerden, konden zulke vergaderingen gemakkelijk een paar uur duren. Soms vroegen we om details over hoe en waarom iets was afgesproken en onze managers hadden de antwoorden niet bij de hand. In dat geval bladerden ze door e-mails terwijl wij wachtten. Ik snap het, het overkomt de besten van ons, maar pauzes om dingen op te zoeken zijn gewoon te lastig, lang en kosten iedereen tijd. De kans is groot dat je het juiste bericht ook niet vindt, zodat je geneigd bent om een heleboel doorgestuurde e-mails te bekijken nadat de vergadering al is afgelopen... en wat als het onderwerp in Messenger of Slack is besproken?
Met Tijdlijnen kun je een collega vragen om de juiste Tijdlijn aan te maken en met je te delen. Het kan met terugwerkende kracht worden gedaan en je kunt er later altijd naar terugkeren omdat je het gemak hebt dat het voor je klaarligt.
Het helpt ons om de managementoverhead terug te brengen van twee vergaderingen per week naar slechts een vergadering van een uur. Dus gezien het feit dat we het aantal projecten dat we uitvoeren hebben verdubbeld van 7-8 naar 15, is dit een enorme tijdsbesparing!
Hierdoor is iedereen in ons managementteam altijd op de hoogte van de recente wijzigingen in onze projecten. We weten zelf de status van elke account zonder dat we direct bij elk gesprek betrokken hoeven te zijn.
Het is indrukwekkend als ik een aantal belangrijke projectdetails woord voor woord citeer, ook al hebben mijn klanten deze eerder alleen aan de projectmanager gedeeld. En ik hoef alleen maar de juiste tijdlijn te openen.
Zo werkt het nu voor mij:
- Als ik de details wil weten van wat er is besproken met een klant, vraag ik gewoon aan mijn teamgenoot om het te delen via Timelines.
- Elk teamlid dat een belangrijke discussie heeft gehad, laat meestal een korte samenvatting achter in Timelines (tenzij er een schriftelijke samenvatting wordt doorgestuurd naar een klant, die ook naar Timelines gaat).
- Berichten worden chronologisch georganiseerd en automatisch ontdubbeld. De app ondersteunt e-mailclients en berichten van WhatsApp, en binnenkort komen er meer integraties zoals Slack.
- Ik kan een bericht bekijken en uitbreiden naar het hele gesprek als ik meer details nodig heb. Alle bijlagen worden ook geïmporteerd, zodat ik ze altijd bij de hand heb.
Dus als u de tijd die u kwijt bent aan het bekijken en bespreken van berichten tijdens vergaderingen aanzienlijk wilt verminderen, probeer dan Timelines te gebruiken.
Gebruik TimelinesAI terwijl het zich ontwikkelt en extra waarde toevoegt voor bedrijven die veel onderhandelingen in hun workflow hebben
Mijn team en ik gebruiken Timelines zelf, dus we kennen de pijn die het verlicht uit eerste hand en streven ernaar om het nog waardevoller te maken voor bedrijven. We hebben een solide visie op de waarde die Timelines aan een bedrijf toevoegt. In twee woorden, TimelinesAI stelt u in staat om uw bedrijfscommunicatie in eigen handen te nemen.
De app slaat informatie op over je accounts, overeenkomsten en de geschiedenis van projectonderhandelingen. Timelines maakt het gemakkelijk om deze informatie te delen met het hele team, op een manier die ervoor zorgt dat deze kennis nooit verloren gaat. Het helpt je om weloverwogen beslissingen te nemen en je relaties met je klanten te verbeteren. Als bonus kunt u deze berichten delen als bewijs in het uitzonderlijke geval van onenigheid.
In de niet al te verre toekomst gaan we meer integraties toevoegen met kanalen waar je zakelijke communicatie plaatsvindt. Slack is de meest voor de hand liggende (we zijn het intern al aan het testen), maar misschien moeten we andere kanalen overwegen die van vitaal belang zijn voor jouw bedrijf?
Wat moeten we nog toevoegen? Dat is helemaal aan jou, want we zijn bereid om te luisteren.
Ons doel is om de app zo waardevol te maken dat je er graag voor betaalt. Daarom is de app nu helemaal gratis: we bieden onze moeite en middelen aan voor jouw feedback.
Probeer Timelines zelf en laat me weten wat je ervan vindt!
Ishay Tentser
Ik heb TimelinesAI mede opgericht om managers en CEO's te helpen in een handomdraai de communicatie te herzien en de belangrijkste zakelijke berichten eenvoudig te delen met het hele team.
