Διευθύνω την Initech, μια ισραηλινή εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού. Την ιδρύσαμε πριν από περισσότερα από 10 χρόνια. Τώρα η εταιρεία μας έχει περισσότερα από 20 μέλη της ομάδας, οπότε πολλές εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες γίνονται πρώτα μέσω των διευθυντών και μόνο μετά μέσω εμού και του συνιδρυτή μου.
Παρόλο που αναθέτουμε τις ευθύνες, εξακολουθεί να μας κοστίζει πολύ χρόνο για να βεβαιωθούμε ότι δεν υπάρχουν απροσδόκητες αλλαγές στη ροή που είχε συμφωνηθεί με τους πελάτες μας.
Ιδανικά, κάθε κίνηση, αίτημα και αλλαγή σχεδίων πρέπει να τεκμηριώνεται, ώστε να μπορείτε απλώς να επανεξετάζετε τη σύνοψη, να δίνετε οδηγίες και να προχωράτε.
Αλλά στον πραγματικό κόσμο, οι περισσότερες επιχειρηματικές αποφάσεις εγκρίνονται ανεπίσημα. Τις περισσότερες φορές αυτό συμβαίνει μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων, μηνυμάτων, συσκέψεων και κλήσεων συναγερμού. Η προώθηση μηνυμάτων μπρος-πίσω δημιουργεί μόνο πρόσθετη σύγχυση, και αν αυτή η άτυπη έγκριση χαθεί ή ξεχαστεί από τον πελάτη σας, η διεκδίκηση των απλήρωτων ωρών μπορεί να γίνει αδύνατη υπόθεση.
Το πρόβλημα αυτό δεν ήταν τόσο απτό όταν η Initech ήταν μια μικρή ομάδα που αποτελούνταν μόνο από εμένα και τον Ιγκόρ, τον τεχνικό συνιδρυτή και Τεχνολόγο Τεχνολογίας μου. Αλλά καθώς η εταιρεία μεγάλωσε με πελάτες, προγραμματιστές, διαχειριστές έργων, προμηθευτές και εργολάβους, ο χρόνος μας έγινε πολύ λίγος για να τον διαχειριστούμε μόνοι μας.
Ως αποτέλεσμα, χρειάζεται πολύς χρόνος και προσπάθεια για να παραμείνετε ενήμεροι. Πώς μένετε ενήμεροι σχετικά με τις συμφωνίες κατάστασης και την αλλαγή σχεδίων χωρίς να βυθίζεστε σε μικροδιαχείριση καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει;
Αντέξτε μαζί μου και θα καταλάβετε γιατί αναπτύξαμε το Timelines - μια εφαρμογή που αποθηκεύει τις γνώσεις από την επιχείρησή σας και τις καθιστά προσβάσιμες από την ομάδα ή τους πελάτες σας κατά παραγγελία. Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε για να τη χρησιμοποιήσετε εντελώς δωρεάν.
Δοκιμάστε το TimelinesAI δωρεάν
Αποκτήστε εύκολη πρόσβαση στα μηνύματα των πελατών σας και βεβαιωθείτε ότι δεν χάνονται ποτέ.
Η ιστορία ξεκίνησε πριν από 5 χρόνια. Χάσαμε ~$5K και αρκετές εργάσιμες ημέρες σε διάφορες εργασίες, καθώς έπρεπε να περάσουμε από μια δικαστική διαδικασία. Το κύριο πρόβλημα ήταν μια τεράστια σπατάλη χρόνου και προσοχής που δεν σας επιτρέπει να επικεντρωθείτε στην κύρια επιχείρηση.
Σχεδόν αισθάνεσαι πως τα χρήματά σου καίγονται όταν σπαταλάτε το χρόνο σας συλλέγοντας χειροκίνητα μηνύματα, έγγραφα και δημιουργώντας ένα οπτικό χρονοδιάγραμμα, ώστε ο δικηγόρος να μπορεί να κατανοήσει καλύτερα την υπόθεση και να την παρουσιάσει στο δικαστήριο. Ο συνιδρυτής μου Igor έπρεπε να περάσει αρκετές ημέρες αντιγράφοντας/επικολλώντας χειροκίνητα κάθε μήνυμα... αν καταφέρναμε να το βρούμε. Ο χρόνος που ξοδεύαμε για την αναζήτηση μηνυμάτων αρκετών ετών αποτιμήθηκε σε χιλιάδες $ ανά ημέρα, χωρίς να συμπεριλαμβάνεται η απώλεια νέων ευκαιριών που δεν μπορέσαμε να επιδιώξουμε.
Επιπλέον, ένα σημαντικό μέρος αυτής της επικοινωνίας περνούσε από τα εισερχόμενα του διαχειριστή του έργου μας, ο οποίος είχε είχε ήδη παραιτηθεί από την εταιρεία μέχρι τότε. Ουπς, σωστά;
Δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να μεταφέρετε τις πληροφορίες που αφορούν το ιστορικό της λογιστικής της επιχείρησής σας σε όλη την ομάδα. Και αν χαθούν, χάνονται για πάντα. Εξάλλου, μερικές φορές οι πελάτες μας ξεχνούν ότι έχουν εγκρίνει πρόσθετες εργασίες, οπότε το να έχουμε το μήνυμά τους πρόχειρο ως απόδειξη είναι χρήσιμο για να πληρωθούμε.
Έτσι μας ήρθε η ιδέα για ένα εργαλείο που θα αποθηκεύει την επικοινωνία που σχετίζεται με την επιχείρηση σε ένα μέρος, με μηνύματα οργανωμένα γύρω από ένα συγκεκριμένο θέμα ή έργο. Ένα τέτοιο σύστημα θα σας επέτρεπε να μπαίνετε στο πλαίσιο οποιασδήποτε συζήτησης σε με μια ματιά και να μοιράζεστε τις πληροφορίες με τους συναδέλφους ή τους πελάτες σας κατά παραγγελία.
Το όραμα γρήγορα εξελίχθηκε σε κάτι περισσότερο από το να είμαστε απλώς προετοιμασμένοι για κάθε μελλοντική δικαστική διαμάχη.
Είναι πάντα καλύτερο να διατηρείτε καλές σχέσεις με τους πελάτες, τους εργολάβους και τους μακροχρόνιους συνεργάτες σας από πρώτο χέρι. Για να το πετύχετε αυτό, το Timelines δίνει τη δυνατότητα στην ομάδα σας να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις, καθώς όλα όσα έχετε συζητήσει με τους συνεργάτες σας αποθηκεύονται και μπορούν εύκολα να μοιραστούν κατόπιν αιτήματος.
Υλοποιήστε τις πληροφορίες σχετικά με τις πρόσφατες διαπραγματεύσεις και τις ενημερώσεις του έργου
Φαίνεται ότι η εφαρμογή ενός CRM θα μπορούσε να αντιμετωπίσει το ζήτημα της διαχείρισης πελατών, σωστά; Το ίδιο πιστεύαμε κι εμείς. Δοκιμάσαμε να χρησιμοποιήσουμε το ZohoCRM και αργότερα το PipeDrive για τη διαχείριση των πελατών μας. Κανένα από τα δύο δεν βοήθησε πραγματικά την κατάστασή μας.
Μάθαμε ότι τα CRM είναι καταλληλότερα για την οργάνωση καλά δομημένων και επαναλαμβανόμενων κύκλων πωλήσεων. Αν όμως πρέπει να προβάλλετε και να μοιράζεστε γρήγορα συγκεκριμένα μηνύματα στο πλαίσιο ζωντανών έργων, τα CRM δεν ανταποκρίνονται στους στόχους σας.
Τα CRM καλύπτουν συνήθως μόνο τα πρώτα βήματα της επικοινωνίας. Έτσι, όταν τα leads γίνονται πελάτες και ακόμη και μακροχρόνιοι συνεργάτες, το εισιτήριο είναι συνήθως κλειστό για πολύ καιρό. Όμως, κατά ειρωνικό τρόπο, οι μακροχρόνιες συνεργασίες έχουν επίσης το πλουσιότερο ιστορικό διαπραγματεύσεων, αποχρώσεων, τελειοποιημένων συμφωνιών και προσωπικών εκπτώσεων, οπότε το θάψιμο αυτών των πληροφοριών κάτω από ένα σωρό χρόνια παλινδρομικών μηνυμάτων θα ήταν τεράστια απώλεια, σωστά;
Για εμάς, τα Timelines αποτέλεσαν τη βέλτιστη λύση. Στην Initech, το χρησιμοποιούμε για να αποθηκεύουμε και να ανταλλάσσουμε τα πιο σημαντικά μηνύματα από τους πελάτες, τους συνεργάτες και τους προμηθευτές μας. Δίνουμε ιδιαίτερη προσοχή στο να διασφαλίσουμε ότι μπορούν να μεταφερθούν εύκολα μεταξύ των μελών της ομάδας, ακόμη και μεταξύ 3ων μερών, με λεπτομερή έλεγχο της πρόσβασης. Προς μεγάλη μας χαρά, μας έχει φανεί χρήσιμο πιο συχνά απ' ό,τι περιμέναμε.
Για παράδειγμα, αισθανόμαστε ασφαλείς σε περίπτωση που κάποιος από την ομάδα μας παραιτηθεί, πάρει αναρρωτικές άδειες και διακοπές ή αν κάποιος άλλος αναλάβει το έργο. Μπορούμε εύκολα να μεταβιβάσουμε το χρονοδιάγραμμα στο κατάλληλο μέλος της ομάδας και θα ξέρει τόσα πολλά σαν να δούλευε την υπόθεση για χρόνια.
Εξάλλου, δεν είστε η μόνη πλευρά που μπορεί να χάσει πληροφορίες ζωτικής σημασίας για τις δραστηριότητές σας.
Την περασμένη εβδομάδα ο πελάτης μας είχε απολύσει το διαχειριστή του έργου και μπήκε στη θέση του για να διευθύνει τις επιχειρήσεις απευθείας μαζί μας. Ήταν εντελώς εκτός βρόχου της ροής εργασιών και των υποχρεώσεων πληρωμής του προς την Initech. Όταν εκδώσαμε απλήρωτες ώρες εργασίας, ο πελάτης ζήτησε απόδειξη. Το καλό είναι ότι χρησιμοποιούσαμε ήδη το Timelines, οπότε η εύρεση και η κοινοποίηση ολόκληρου του συνόλου των κατάλληλων μηνυμάτων από τον διαχειριστή του έργου του σε ένα τακτοποιημένο Timeline ήταν απλή υπόθεση. Πληρωθήκαμε χωρίς αντιρρήσεις.
Εκτός αυτού, εξοικονομεί σε μένα και τον Ιγκόρ πολύ χρόνο για τον προγραμματισμό έργων και την ανάπτυξη συνεργασίας με τους πελάτες μας. Κάθε εβδομάδα έχουμε μια συνάντηση με τους διαχειριστές των έργων μας για να μας ενημερώνουν και να μαθαίνουμε αν απαιτούνται εισροές από την πλευρά μας.
Πριν εισαγάγουμε τα Χρονοδιαγράμματα στη ρουτίνα μας, τέτοιες συναντήσεις μπορούσαν εύκολα να διαρκέσουν μερικές ώρες. Κατά καιρούς μπορούσαμε να ζητήσουμε λεπτομέρειες για το πώς και γιατί συμφωνήθηκε κάτι, και οι διευθυντές μας δεν είχαν τις απαντήσεις στα χέρια τους. Σε μια τέτοια περίπτωση, ανακάτευαν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς περιμέναμε. Το καταλαβαίνω, αυτό συμβαίνει στους καλύτερους από εμάς, αλλά οι παύσεις για να ψάξουμε για πράγματα είναι απλά πολύ αμήχανες, μακροχρόνιες και κοστίζουν το χρόνο όλων μας. Οι πιθανότητες είναι να μην βρείτε ούτε το σωστό μήνυμα, οπότε είστε επιρρεπείς στο να επανεξετάζετε ένα σωρό προωθημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφού η συνάντηση έχει ήδη τελειώσει... και τι γίνεται αν το θέμα συζητήθηκε στο Messenger ή στο Slack;
Με τα Χρονολόγια, μπορείτε απλώς να ζητήσετε από έναν συνάδελφο να δημιουργήσει και να μοιραστεί μαζί σας το κατάλληλο Χρονολόγιο. Αυτό μπορεί να γίνει αναδρομικά και μπορείτε πάντα να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα, καθώς υπάρχει η ευκολία ότι θα είναι εκεί για εσάς.
Μας βοηθά να μειώσουμε τα έξοδα διαχείρισης από δύο συναντήσεις την εβδομάδα σε μία μόνο συνάντηση μιας ώρας. Έτσι, λαμβάνοντας υπόψη ότι έχουμε διπλασιάσει τον αριθμό των έργων που εκτελούμε από 7-8 σε 15, είναι μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου!
Ως αποτέλεσμα, όλοι στην ομάδα διαχείρισης μας είναι πάντα ενημερωμένοι για τις πρόσφατες αλλαγές που συμβαίνουν στα έργα μας. Εμείς οι ίδιοι γνωρίζουμε την κατάσταση κάθε λογαριασμού χωρίς να χρειάζεται να συμμετέχουμε άμεσα σε κάθε συζήτηση.
Είναι εντυπωσιακό όταν αναφέρω λέξη προς λέξη κάποιες σημαντικές λεπτομέρειες του έργου, παρόλο που οι πελάτες μου τις έχουν κοινοποιήσει μόνο στον υπεύθυνο του έργου. Και το μόνο που χρειάζεται να κάνω είναι να ανοίξω το κατάλληλο Χρονολόγιο.
Ακούστε πώς λειτουργεί για μένα τώρα:
- Όταν πρέπει να μάθω τις λεπτομέρειες για το τι συζητήθηκε με έναν πελάτη, απλώς ζητώ από τον συνάδελφό μου να τις μοιραστεί μέσω του Timelines.
- Κάθε μέλος της ομάδας που είχε μια σημαντική συζήτηση συνήθως αφήνει μια σύντομη περιληπτική σημείωση μέσα στο Timelines (εκτός αν υπάρχει μια γραπτή περίληψη που διαβιβάζεται σε έναν πελάτη, η οποία επίσης πηγαίνει στο Timelines).
- Τα μηνύματα οργανώνονται χρονολογικά και αποδιπλασιάζονται αυτόματα. Η εφαρμογή υποστηρίζει πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνύματα από το WhatsApp, ενώ σύντομα θα υπάρξουν περισσότερες ενσωματώσεις όπως το Slack.
- Μπορώ να δω ένα μήνυμα και να επεκτείνω ολόκληρη τη συνομιλία, αν νιώθω ότι χρειάζομαι περισσότερες λεπτομέρειες. Όλα τα συνημμένα αρχεία εισάγονται επίσης, ώστε να τα έχω πάντα στη διάθεσή μου.
Αν θέλετε, λοιπόν, να μειώσετε σημαντικά το χρόνο που ξοδεύετε για την εξέταση και τη συζήτηση μηνυμάτων σε συσκέψεις, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το Timelines.
Χρησιμοποιήστε το TimelinesAI καθώς εξελίσσεται και προσφέρει πρόσθετη αξία στις επιχειρήσεις που έχουν πολλές διαπραγματεύσεις στη ροή εργασιών τους
Η ομάδα μου και εγώ χρησιμοποιούμε το Timelines, οπότε γνωρίζουμε από πρώτο χέρι τον πόνο που ανακουφίζει και προσπαθούμε να το κάνουμε ακόμα πιο πολύτιμο για τις επιχειρήσεις. Έχουμε ένα σταθερό όραμα για την αξία που προσφέρει το Timelines σε μια εταιρεία. Με δύο λόγια, το TimelinesAI σας δίνει τη δυνατότητα να αποκτήσετε την επικοινωνία της επιχείρησής σας.
Η εφαρμογή αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με τους λογαριασμούς σας, τις συμφωνίες και το ιστορικό των διαπραγματεύσεων έργων. Το Timelines διευκολύνει την κοινή χρήση αυτών των πληροφοριών σε ολόκληρη την ομάδα, με τρόπο που να διασφαλίζει ότι η γνώση αυτή δεν θα χαθεί ποτέ. Σας βοηθά να λαμβάνετε τεκμηριωμένες αποφάσεις και να βελτιώνετε τις σχέσεις σας με τους πελάτες σας. Ως μπόνους, μπορείτε να μοιραστείτε αυτά τα μηνύματα ως αποδεικτικά στοιχεία στην εξαιρετική περίπτωση διαφωνιών.
Στο όχι πολύ μακρινό μέλλον, πρόκειται να προσθέσουμε περισσότερες ενσωματώσεις με κανάλια στα οποία πραγματοποιείται η επικοινωνία της επιχείρησής σας. Το Slack είναι το προφανές (το δοκιμάζουμε ήδη εσωτερικά), αλλά ίσως θα πρέπει να εξετάσουμε και άλλα κανάλια που είναι ζωτικής σημασίας για την επιχείρησή σας;
Τι άλλο πρέπει να προσθέσουμε; Εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς, γιατί είμαστε έτοιμοι να σας ακούσουμε.
Στόχος μας είναι να κάνουμε την εφαρμογή να παρέχει ένα επίπεδο αξίας για το οποίο θα ήσασταν ευτυχείς να πληρώσετε. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι εντελώς δωρεάν τώρα: προσφέρουμε την προσπάθειά μας και τους πόρους μας για τα σχόλιά σας.
Δοκιμάστε το Timelines μόνοι σας και πείτε μου τη γνώμη σας!
Ishay Tentser
Συνίδρυσα το TimelinesAI για να βοηθήσω τους διευθυντές και τους διευθύνοντες συμβούλους να επανεξετάζουν την επικοινωνία σε χρόνο μηδέν και να μοιράζονται τα πιο σημαντικά επιχειρηματικά μηνύματα σε όλη την ομάδα με ευκολία.
