- Studium przypadku Initech: Przejrzystość i kontrola komunikacji Whatsapp w naszej firmie - 24 czerwca 2020 r.
- Jak prowadzić komunikację biznesową w sposób zwiększający dochody i produktywność? - 3 października 2019 r.
Prowadzę Initech, izraelską firmę zajmującą się tworzeniem oprogramowania. Założyliśmy ją ponad 10 lat temu. Obecnie nasza firma ma ponad 20 członków zespołu, więc wiele komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej odbywa się najpierw za pośrednictwem menedżerów, a dopiero potem przeze mnie i mojego współzałożyciela.
Nawet jeśli delegujemy obowiązki, nadal kosztuje nas to dużo czasu, aby upewnić się, że nie ma żadnych nieoczekiwanych zmian w przepływie, który został uzgodniony z naszymi klientami.
W idealnej sytuacji każdy ruch, prośba i zmiana planów muszą być udokumentowane, aby można było po prostu przejrzeć podsumowanie, wydać instrukcje i przejść dalej.
Jednak w prawdziwym świecie większość decyzji biznesowych jest zatwierdzana nieformalnie. Najczęściej odbywa się to za pośrednictwem e-maili, wiadomości, spotkań i rozmów alarmowych. Przekazywanie wiadomości tam i z powrotem wprowadza tylko dodatkowe zamieszanie, a jeśli takie nieformalne zatwierdzenie zostanie utracone lub zapomniane przez klienta, ubieganie się o niepłatne godziny może stać się niemożliwym zadaniem.
Ten problem nie był tak namacalny, gdy Initech był małym zespołem składającym się tylko ze mnie i Igora, mojego technicznego współzałożyciela i CTO. Ale kiedy firma rozrosła się o klientów, deweloperów, kierowników projektów, dostawców i wykonawców, nasz czas stał się zbyt ograniczony, aby zarządzać tym samodzielnie.
W rezultacie potrzeba wiele czasu i wysiłku, aby być na bieżąco. Jak być na bieżąco z ustaleniami sytuacyjnymi i zmianami planów bez popadania w mikrozarządzanie w miarę rozwoju firmy?
Bądź ze mną, a dowiesz się, dlaczego opracowaliśmy Timelines - aplikację, która przechowuje spostrzeżenia z Twojej firmy i udostępnia je Twojemu zespołowi lub klientom na żądanie. Możesz również zarejestrować się, aby korzystać z niej całkowicie za darmo.
Uzyskaj łatwy dostęp do wiadomości od klientów i upewnij się, że nigdy nie zostaną utracone.
Historia zaczęła się 5 lat temu. Straciliśmy około 5 tysięcy dolarów i kilka dni roboczych na różne operacje, ponieważ musieliśmy przejść przez proces sądowy. Głównym problemem była ogromna strata czasu i uwagi, która nie pozwalała skupić się na głównym biznesie.
Niemal czujesz, jak spalasz swoje pieniądze kiedy tracisz czas na ręczne zbieranie wiadomości, dokumentów i tworzenie wizualnej osi czasu, aby prawnik mógł lepiej zrozumieć sprawę i przedstawić ją w sądzie. Mój współzałożyciel Igor musiał spędzić kilka dni na ręcznym kopiowaniu/wklejaniu każdej pojedynczej wiadomości... jeśli udało nam się ją znaleźć. Nasz czas poświęcony na szukanie kilkuletnich wiadomości był wyceniany w tysiącach dolarów dziennie, nie licząc utraty nowych możliwości, których nie byliśmy w stanie wykorzystać.
Co więcej, znaczna część tej komunikacji przechodziła przez skrzynkę odbiorczą naszego kierownika projektu, który w tym czasie już który w tym czasie odszedł już z firmy. Ups, prawda?
Nie ma łatwego sposobu na przekazanie informacji, które dotyczą historii księgowości firmy w całym zespole. A jeśli zostaną utracone, zostaną utracone na zawsze. Poza tym, czasami nasi klienci zapominają, że zatwierdzili dodatkową pracę, więc posiadanie ich wiadomości pod ręką jako dowodu jest przydatne do uzyskania zapłaty.
W ten sposób wpadliśmy na pomysł narzędzia, które przechowywałoby komunikację biznesową w jednym miejscu, z wiadomościami zorganizowanymi wokół określonego tematu lub projektu. Taki system umożliwiłby błyskawiczne zapoznanie się z kontekstem każdej dyskusji na pierwszy rzut oka i udostępniać informacje kolegom z zespołu lub klientom na żądanie.
Wizja ta szybko przerodziła się w coś więcej niż tylko przygotowanie się na wszelkie przyszłe spory sądowe.
Zawsze lepiej jest utrzymywać dobre relacje z klientami, kontrahentami i długoterminowymi partnerami z pierwszej ręki. Aby to osiągnąć, Timelines umożliwia zespołowi podejmowanie świadomych decyzji, ponieważ wszystko, co zostało omówione z partnerami, jest przechowywane i łatwo udostępniane na żądanie.
Wykorzystaj informacje o ostatnich negocjacjach i aktualizacjach projektu w praktyce
Wydawać by się mogło, że wdrożenie CRM rozwiąże problem zarządzania klientami, prawda? My też tak myśleliśmy. Próbowaliśmy używać ZohoCRM, a później PipeDrive do zarządzania naszymi klientami. Żadne z nich nie pomogło nam w naszej sytuacji.
Dowiedzieliśmy się, że systemy CRM lepiej nadają się do organizowania dobrze zorganizowanych i powtarzalnych cykli sprzedaży. Jeśli jednak potrzebujesz szybko przeglądać i udostępniać konkretne wiadomości w kontekście bieżących projektów, CRM nie spełni twoich celów.
CRM zazwyczaj obejmuje tylko pierwsze kroki w komunikacji. Kiedy więc potencjalni klienci stają się klientami, a nawet długoterminowymi partnerami, bilet jest zwykle dawno zamknięty. Ale jak na ironię, długoterminowe partnerstwa mają również najbogatszą historię negocjacji, niuansów, dopracowanych umów i osobistych rabatów, więc zakopanie tych informacji pod stosem lat wiadomości tam i z powrotem byłoby ogromną stratą, prawda?
Timelines stał się dla nas optymalnym rozwiązaniem. W Initech używamy go do przechowywania i wymiany najważniejszych wiadomości od naszych klientów, partnerów i dostawców. Zwracamy szczególną uwagę na to, aby można je było łatwo przesyłać między członkami zespołu, a nawet stronami trzecimi, z granularną kontrolą dostępu. Ku naszej radości, przydaje się on częściej niż się spodziewaliśmy.
Na przykład, czujemy się bezpiecznie na wypadek, gdyby ktoś z naszego zespołu zrezygnował z pracy, wziął dni chorobowe i urlop lub gdyby ktoś inny stanął za projektem. Możemy łatwo przekazać oś czasu odpowiedniemu członkowi zespołu, a on będzie wiedział tyle samo, co gdyby pracował nad tą sprawą od lat.
Poza tym, nie jesteś jedyną stroną, która może utracić informacje istotne dla swojej działalności.
W zeszłym tygodniu nasz klient zwolnił swojego kierownika projektu i rozpoczął współpracę bezpośrednio z nami. Był całkowicie poza pętlą przepływu pracy i swoich zobowiązań płatniczych wobec Initech. Kiedy wystawiliśmy nieopłacone godziny pracy, klient poprosił o dowód. Dobrą rzeczą jest to, że korzystaliśmy już z osi czasu, więc znalezienie i udostępnienie całej grupy odpowiednich wiadomości od kierownika projektu w jednej zgrabnej osi czasu było proste. Otrzymaliśmy zapłatę bez żadnych zastrzeżeń.
Poza tym oszczędza mi i Igorowi dużo czasu przy planowaniu projektów i rozwijaniu współpracy z naszymi klientami. Co tydzień mamy spotkanie z naszymi kierownikami projektów, abyśmy byli na bieżąco i dowiedzieli się, czy są jakieś wymagane wkłady z naszej strony.
Zanim wprowadziliśmy Timelines do naszej rutyny, takie spotkania mogły z łatwością zająć kilka godzin. Od czasu do czasu mogliśmy zapytać o szczegóły tego, jak i dlaczego coś zostało uzgodnione, a nasi menedżerowie nie mieli pod ręką odpowiedzi. W takim przypadku tasowali oni maile, podczas gdy my czekaliśmy. Rozumiem, zdarza się to najlepszym z nas, ale przerwy na szukanie rzeczy są po prostu zbyt niezręczne, długie i kosztują wszystkich czas. Są szanse, że nie znajdziesz właściwej wiadomości, więc jesteś skłonny przejrzeć kilka przekazanych wiadomości e-mail po zakończeniu spotkania... a co, jeśli sprawa była omawiana na Messengerze lub Slacku?
W przypadku osi czasu można po prostu poprosić współpracownika o utworzenie i udostępnienie odpowiedniej osi czasu. Można to zrobić z mocą wsteczną i zawsze można wrócić do tego później, ponieważ istnieje wygoda, że będzie tam dla Ciebie.
Pomaga nam to zredukować koszty zarządzania z dwóch spotkań tygodniowo do zaledwie jednego godzinnego spotkania. Biorąc pod uwagę, że podwoiliśmy liczbę prowadzonych projektów z 7-8 do 15, jest to ogromna oszczędność czasu!
W rezultacie wszyscy członkowie naszego zespołu zarządzającego są zawsze na bieżąco z ostatnimi zmianami, które mają miejsce w naszych projektach. Sami znamy status każdego konta bez konieczności bezpośredniego angażowania się w każdą rozmowę.
To imponujące, gdy przytaczam ważne szczegóły projektu słowo w słowo, mimo że moi klienci udostępnili je wcześniej tylko kierownikowi projektu. Wystarczy, że otworzę odpowiednią oś czasu.
Oto jak to teraz działa:
- Gdy chcę poznać szczegóły dyskusji z klientem, po prostu proszę kolegę z zespołu o udostępnienie ich za pośrednictwem osi czasu.
- Każdy członek zespołu, który odbył ważną dyskusję, zazwyczaj zostawia krótkie podsumowanie w Timelines (chyba że jest to pisemne podsumowanie przekazane klientowi, które również trafia do Timelines).
- Wiadomości są chronologicznie uporządkowane i automatycznie deduplikowane. Aplikacja obsługuje klientów poczty e-mail i wiadomości z WhatsApp, a wkrótce pojawi się więcej integracji, takich jak Slack.
- Mogę wyświetlić wiadomość i rozwinąć ją do całej konwersacji, jeśli czuję, że potrzebuję więcej szczegółów. Wszystkie załączniki są również importowane, więc zawsze mam je pod ręką.
Jeśli więc chcesz znacznie skrócić czas poświęcany na przeglądanie i omawianie wiadomości na spotkaniach, spróbuj użyć Timelines.
Korzystaj z TimelinesAI, ponieważ ewoluuje i przynosi dodatkową wartość firmom, które mają wiele negocjacji w swoim przepływie pracy
Mój zespół i ja sami korzystamy z Timelines, więc wiemy z pierwszej ręki, jak uwalnia od bólu i staramy się uczynić go jeszcze bardziej wartościowym dla firm. Mamy solidną wizję wartości, jaką Timelines wnosi do firmy. W dwóch słowach, TimelinesAI umożliwia Ci posiadanie własnej komunikacji biznesowej.
Aplikacja przechowuje informacje o rachunkach, umowach i historii negocjacji projektowych. Timelines ułatwia udostępnianie tych informacji całemu zespołowi w sposób, który gwarantuje, że wiedza ta nigdy nie zostanie utracona. Pomaga to podejmować świadome decyzje i poprawiać relacje z klientami. Jako bonus, możesz udostępniać te wiadomości jako dowód w wyjątkowych przypadkach nieporozumień.
W niedalekiej przyszłości zamierzamy dodać więcej integracji z kanałami, w których odbywa się komunikacja biznesowa. Slack jest oczywisty (już testujemy go wewnętrznie), ale może powinniśmy rozważyć inne kanały, które są kluczowe dla Twojej firmy?
Co jeszcze powinniśmy dodać? To zależy wyłącznie od Ciebie, ponieważ jesteśmy gotowi słuchać.
Naszym celem jest sprawienie, aby aplikacja zapewniała poziom wartości, za który chętnie zapłacisz. Właśnie dlatego jest ona teraz całkowicie darmowa: oferujemy nasz wysiłek i zasoby w zamian za Twoją opinię.
Wypróbuj Timelines i daj mi znać, co myślisz!
Ishay Tentser
Jestem współzałożycielem TimelinesAI, aby pomóc menedżerom i dyrektorom generalnym w szybkim przeglądzie komunikacji i łatwym udostępnianiu najważniejszych wiadomości biznesowych całemu zespołowi.
