Я возглавляю израильскую компанию Initech, занимающуюся разработкой программного обеспечения. Мы создали ее более 10 лет назад. Сейчас в нашей компании работает более 20 человек, поэтому многие внутренние и внешние коммуникации проходят сначала через менеджеров, а только потом через меня и моего соучредителя.
Несмотря на то, что мы делегируем обязанности, нам все равно приходится тратить много времени на то, чтобы убедиться, что в согласованном с клиентами потоке нет непредвиденных изменений.
В идеале каждое перемещение, запрос и изменение планов должны быть задокументированы, чтобы можно было просто просмотреть сводку, выдать инструкции и двигаться дальше.
Но в реальном мире большинство бизнес-решений утверждается неформально. Чаще всего это происходит через электронную почту, сообщения, встречи и тревожные звонки. Пересылка сообщений туда-сюда только вносит дополнительную путаницу, а если такое неформальное согласование будет утеряно или забыто клиентом, то предъявление претензий за неоплаченные часы может стать непосильной задачей.
Эта проблема не была столь Когда компания Initech была небольшой командой, состоящей только из меня и Игоря, моего технического сооснователя и технического директора, эта проблема была не столь ощутима. Но когда компания разрослась, появились клиенты, разработчики, менеджеры проектов, поставщики и подрядчики, нам стало не хватать времени, чтобы справляться с этим самостоятельно.
В результате приходится тратить много времени и сил на то, чтобы быть в курсе всех событий. Как по мере роста компании быть в курсе ситуационных соглашений и изменений планов, не погружаясь в микроменеджмент?
Послушайте меня, и вы поймете, почему мы разработали Timelines - приложение, которое хранит информацию о вашем бизнесе и делает ее доступной для вашей команды или клиентов по требованию. Вы также можете подписаться и пользоваться им совершенно бесплатно.
Попробуйте TimelinesAI бесплатно
Получите легкий доступ к сообщениям ваших клиентов и будьте уверены, что они никогда не потеряются
История началась 5 лет назад. Мы потеряли ~5 тыс. долл. и несколько рабочих дней на разные операции, поскольку нам пришлось пройти через судебный процесс. Основная проблема заключалась в огромной трате времени и внимания, не позволяющей сосредоточиться на основном бизнесе.
Вы почти чувствуете, как сгорают ваши деньги. когда вы тратите время на ручной сбор сообщений, документов и построение визуальной временной шкалы, чтобы адвокат мог лучше понять дело и представить его в суде. Моему сооснователю Игорю пришлось потратить несколько дней на ручное копирование/вставку каждого сообщения... если нам удавалось его найти. Наше время, потраченное на поиск сообщений нескольких лет, оценивалось в тысячи долларов в день, не считая потери новых возможностей, которые мы не смогли реализовать.
Более того, значительная часть этих сообщений проходила через почтовый ящик нашего руководителя проекта, который к тому времени уже уволился из компании. который к тому времени уже уволился из компании. Упс, да?
Нет простого способа передать информацию, касающуюся истории бухгалтерского учета вашего предприятия, в рамках одной команды. А если она потеряна, то потеряна навсегда. Кроме того, иногда наши клиенты забывают, что они одобрили дополнительные работы, поэтому иметь под рукой их сообщение в качестве доказательства полезно для получения оплаты.
Так возникла идея создания инструмента, позволяющего хранить деловую переписку в одном месте, причем сообщения должны быть организованы по определенной теме или проекту. Такая система позволила бы с первого взгляда вникнуть в контекст любого обсуждения и делиться информацией с коллегами или клиентами по первому требованию.
Это видение быстро переросло в нечто большее, чем просто готовность к любым будущим судебным разбирательствам.
Поддерживать хорошие отношения с клиентами, подрядчиками и долгосрочными партнерами всегда лучше из первых рук. Для этого Timelines позволяет вашей команде принимать взвешенные решения, поскольку все, что вы обсуждали с партнерами, хранится и легко предоставляется по запросу.
Используйте информацию о последних переговорах и обновлениях проекта в действии
Казалось бы, внедрение CRM должно решить проблему управления клиентами, не так ли? Мы тоже так думали. Мы попробовали использовать ZohoCRM, а затем PipeDrive для управления клиентами. Ни то, ни другое не помогло.
Мы узнали, что CRM лучше подходят для организации хорошо структурированных и повторяющихся циклов продаж. Но если вам необходимо быстро просматривать и передавать конкретные сообщения в контексте реальных проектов, то CRM не отвечает вашим целям.
CRM обычно охватывают только первые шаги в общении. Поэтому, когда лиды становятся клиентами и даже долгосрочными партнерами, билет, как правило, давно закрыт. Но, по иронии судьбы, долгосрочные партнеры имеют богатейшую историю переговоров, нюансов, отточенных сделок и персональных скидок, поэтому похоронить эту информацию под грудой многолетних сообщений туда-сюда было бы большой потерей, не так ли?
Для нас Timelines стал оптимальным решением. В компании Initech мы используем его для хранения и обмена наиболее важными сообщениями от наших клиентов, партнеров и поставщиков. Особое внимание мы уделяем тому, чтобы их можно было легко передавать между членами команды и даже третьими лицами с разграниченным контролем доступа. К нашему удовольствию, эта система пригодилась нам гораздо чаще, чем мы ожидали.
Например, мы чувствуем себя уверенно, если кто-то из нашей команды увольняется, берет больничный или отпуск, или если кто-то другой берет на себя ответственность за проект. Мы можем легко перекинуть "временную шкалу" соответствующему члену команды, и он будет знать столько же, сколько если бы работал над этим делом несколько лет.
Кроме того, вы не единственная сторона, которая может потерять информацию, жизненно важную для вашей деятельности.
На прошлой неделе наш клиент уволил своего менеджера проекта и начал вести дела напрямую с нами. Он был совершенно не в курсе рабочего процесса и своих обязательств по оплате перед Initech. Когда мы выписали неоплаченные рабочие часы, клиент попросил предоставить доказательства. Хорошо, что мы уже использовали Timelines, поэтому найти и опубликовать целую кучу соответствующих сообщений от его менеджера проекта в одной аккуратной временной шкале было проще простого. Мы получили оплату без возражений.
Кроме того, это экономит нам с Игорем много времени при планировании проектов и развитии сотрудничества с клиентами. Каждую неделю мы проводим совещание с руководителями проектов, чтобы быть в курсе событий и узнать, не требуется ли от нас каких-то действий.
До того как мы ввели в свой распорядок дня Timelines, такие встречи могли длиться по нескольку часов. Иногда мы спрашивали, как и почему было принято то или иное решение, а у менеджеров не было ответов. В этом случае они в ожидании нас перебирали электронные письма. Я понимаю, это случается с лучшими из нас, но паузы на поиск информации слишком неловки, длительны и отнимают время у всех. Есть шанс, что вы не найдете нужного сообщения, и тогда вам придется пересматривать кучу пересланных писем уже после окончания встречи... А если вопрос обсуждался в Messenger или Slack?
С помощью временных шкал можно просто попросить коллегу создать и передать вам соответствующую временную шкалу. Это можно сделать задним числом, и вы всегда сможете вернуться к ней позже, так как есть удобство в том, что она будет находиться рядом с вами.
Это позволяет нам сократить накладные расходы на управление с двух совещаний в неделю до одного часового совещания. Таким образом, если учесть, что количество проектов, которые мы ведем, удвоилось с 7-8 до 15, это огромная экономия времени!
В результате все члены нашей команды менеджеров всегда в курсе последних изменений, происходящих в наших проектах. Мы сами знаем о состоянии каждого счета, не принимая непосредственного участия в каждом разговоре.
Впечатляет, когда я слово в слово цитирую какие-то важные детали проекта, хотя до этого мои клиенты сообщали их только руководителю проекта. И все, что мне нужно сделать, - это открыть соответствующую Timeline.
Вот как это работает у меня сейчас:
- Когда мне нужно узнать подробности того, что обсуждалось с клиентом, я просто прошу своего коллегу поделиться ими через Timelines.
- Любой член команды, который провел важное обсуждение, обычно оставляет краткое резюме в Timelines (за исключением случаев, когда письменное резюме направляется клиенту, которое также попадает в Timelines).
- Сообщения упорядочиваются в хронологическом порядке и автоматически дедуплицируются. Приложение поддерживает почтовые клиенты и сообщения из WhatsApp, а в ближайшее время появятся и другие интеграции, например Slack.
- Я просматриваю сообщение и могу развернуть его на весь разговор, если чувствую, что мне нужна более подробная информация. Все вложения также импортируются, так что они всегда под рукой.
Поэтому, если вы хотите значительно сократить время, затрачиваемое на просмотр и обсуждение сообщений на совещаниях, попробуйте использовать Timelines.
Используйте TimelinesAI по мере того, как он развивается и приносит дополнительную пользу предприятиям, в рабочих процессах которых присутствует большое количество переговоров
Я и моя команда сами используем Timelines, поэтому мы не понаслышке знаем, какую боль он приносит, и стремимся сделать его еще более ценным для бизнеса. У нас есть четкое представление о том, какую пользу приносит Timelines компании. Двумя словами, TimelinesAI позволяет вам стать владельцем бизнес-коммуникаций.
Приложение хранит информацию о ваших счетах, соглашениях и истории переговоров по проекту. Timelines позволяет легко делиться этой информацией со всей командой, что гарантирует, что эти знания никогда не будут потеряны. Это помогает принимать взвешенные решения и улучшать отношения с клиентами. Кроме того, эти сообщения можно использовать в качестве доказательств в исключительных случаях возникновения разногласий.
В ближайшем будущем мы планируем добавить больше интеграций с каналами, через которые происходит ваше деловое общение. Очевидным является Slack (мы уже тестируем его внутри компании), но, может быть, стоит рассмотреть и другие каналы, которые важны для вашего бизнеса?
Что еще мы должны добавить? Это полностью зависит от вас, потому что мы готовы выслушать вас.
Наша цель - сделать приложение таким, за которое вы бы с удовольствием заплатили. Именно поэтому сейчас оно совершенно бесплатно: мы предлагаем наши усилия и ресурсы для получения ваших отзывов.
Попробуйте сами попробовать Timelines и дайте мне знать, что вы думаете!
Ишай Тенцер
Я стал одним из основателей компании TimelinesAI, которая помогает руководителям и генеральным директорам оперативно анализировать коммуникации и с легкостью делиться наиболее важными деловыми сообщениями со всей командой.
