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Zapier-Automatisierung: HubSpot und WhatsApp

Erstellt am

Sie können HubSpot mit WhatsApp auf TimelinesAI integrieren, dank unserer nativen Zapier-Integration. Zapier ermöglicht es Ihnen, HubSpot mit TimelinesAI zu verbinden, so dass Sie verschiedene Aktionen basierend auf den in Zapier eingestellten Auslösern durchführen können. So können Sie automatisierte Nachrichten an Ihre Kontakte auf WhatsApp senden, sobald eine Änderung in HubSpot eintritt, wie z. B. das Erstellen oder Aktualisieren eines Deals.

  • Die native Zapier-Integration ist für alle TimelinesAI-Pläne verfügbar.
  • Sie können es jetzt kostenlos ausprobieren! Es ist keine Kreditkarte oder zusätzliche Einrichtung erforderlich, funktioniert mit allen WhatsApp-Nummern.

Erfahren Sie mehr über die Integration von WhatsApp und Zapier hier.

In diesem Artikel gehen wir auf die Erstellung von Zaps ein, die Folgendes umfassen:

Dies sind grundlegende Zaps, die Sie für sich selbst erstellen können. Wir gehen auf die Erstellung von beiden ein, um den allgemeinen Prozess zu vermitteln, aber denken Sie daran, dass Sie Zaps mit verschiedenen Auslösern und Aktionen für HubSpot/TimelinesAI erstellen können, je nach Ihren Bedürfnissen. Wir stellen Ihnen auch Vorlagen für diese Zaps zur Verfügung, die Sie selbst ausprobieren können.

Senden einer Nachricht an einen neuen Chat in TimelinesAI, wenn ein neuer Deal in HubSpot erstellt wird

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Zap

Melden Sie sich bei TimelinesAI, HubSpot und Zapier an.

Gehen Sie dann auf Zapier zum Dashboard und sehen Sie sich den Abschnitt "Einen Zap erstellen" an. Hier sollten Sie Ihren Zap wie folgt einrichten:

Bild 2

Danach klicken Sie bitte auf "Ausprobieren".

Hinweis: Wenn Sie es noch nicht getan haben, wird Zapier Sie um Erlaubnis bitten, auf Informationen aus Ihrem HubSpot-Konto zuzugreifen. Sobald Sie zustimmen, wird Zapier fortfahren und Daten von Ihrem HubSpot-Konto sammeln. Sie müssen auch TimelinesAI mit Zapier integrieren. Sie können diese schnellen Schritte befolgen, um alles für diese und zukünftige Zaps, die Sie erstellen, vorzubereiten:

  • Gehen Sie zu TimelinesAI und klicken Sie auf den Abschnitt "Zapier".
  • Stellen Sie sicher, dass Sie auf die Schaltfläche "Neues Token generieren" klicken. Dadurch erhalten Sie ein Token, das Zapier für die Integration mit Ihrem TimelinesAI-Konto benötigt:
Bild 3
Klicken Sie auf das Token, damit es in die Zwischenablage kopiert werden kann.
  • Gehen Sie dann zurück zu Zapier und setzen Sie den Prozess fort, indem Sie das Token in dieses Textfeld einfügen:
Bild 4
Dadurch kann Zapier Ihr WhatsApp-Konto laden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Konto dort auswählen und klicken Sie dann auf Weiter

Schritt #2: Bearbeiten des Triggers

Hier bearbeiten Sie Ihren Auslöser (Nachricht an neuen Chat in TimelinesAI senden, wenn neuer Deal in HubSpot), indem Sie die folgenden Details ausfüllen:

  • Konto auswählen: Hier können Sie Ihr HubSpot-Konto auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche "Neues Konto verbinden" klicken. Wenn Sie sich zuvor bei HubSpot angemeldet haben, wird Ihr Konto automatisch von Zapier geladen - es wird Sie um die Erlaubnis bitten, darauf zuzugreifen, und dann steht das Konto zur Verfügung
  • Auslöser testen: In diesem Abschnitt können Sie Eigenschaften hinzufügen, die von HubSpot abgerufen werden sollen. Wir empfehlen, dieses Feld leer zu lassen, da wir mit neuen Geschäften arbeiten werden. Sie können jedoch weitere Eigenschaften hinzufügen, wenn Sie dies für notwendig erachten.

Zapier lädt den neuesten Deal in Ihrem HubSpot-Konto - wenn kein Deal geladen wird, können Sie einen neuen erstellen und fortfahren, da Zapier dies nur zu Testzwecken verlangt.

Schritt #3: Bearbeiten der Aktion

Nun arbeiten Sie an der Aktion, die auf den Auslöser folgt (Nachricht an bestehenden/neuen Chat in TimelinesAI senden, wenn neues Geschäft in HubSpot).

Angesichts der Art und Weise, wie HubSpot innerhalb von Zapier funktioniert, gibt es einige zusätzliche Schritte, die vor der Arbeit an der endgültigen Aktion auf TimelinesAI durchgeführt werden müssen. Sie müssen einige "Vor-Aktionen" festlegen, damit Zapier die Informationen, wie z. B. die Kontakte, abrufen kann, die Sie für die Nachricht benötigen, die Sie in TimelinesAI senden werden. Wir werden diese hier durchgehen:

Fügen Sie eine Aktion zu Ihrem Zap 1/2 hinzu: Finden Sie Assoziationen innerhalb Ihres Geschäfts:

Bild 5

Unter dem Auslöser, mit dem wir gearbeitet haben, sehen Sie eine Schaltfläche "+", mit der Sie eine Aktion hinzufügen können. Hier wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie nach der Anwendung gefragt werden, in der die Aktion ausgeführt werden soll. Stellen Sie sicher, dass Sie nach HubSpot suchen. Sobald Sie es gefunden und ausgewählt haben, wird hier ein neuer Abschnitt geöffnet.

Wählen Sie nun in der Dropdown-Liste "Ereignis" die Option "Assoziationen suchen" und klicken Sie auf "Weiter". Dann müssen Sie Ihr HubSpot-Konto aus dem Dropdown-Menü auswählen; nachdem Sie Ihr eigenes HubSpot-Konto ausgewählt haben, klicken Sie auf "Weiter".

Als Nächstes zeigt Zapier den Abschnitt "Aktion einrichten" an, der die folgenden Felder enthält:

  • Strategie zum Anhalten der Aufgabe: Stellen Sie sicher, dass Sie "Aufgabe anhalten, wenn Assoziationen nicht gefunden werden" wählen.
  • Die ID des Objekts, das Sie in der Assoziation suchen möchten: Hier tragen Sie die ID des Geschäfts ein, die Sie aus den Optionen in diesem Dropdown-Feld auswählen können. Die Option lautet etwa "1. ID: 1234567890"
  • Die Art des Objekts, in dem Sie die Assoziation suchen möchten: Wählen Sie "Geschäft"
  • Anzahl der Assoziationstypen, nach denen Sie suchen möchten: Wählen Sie "Eine"
  • Typ der Objekte, mit denen das Von-Objekt verknüpft werden soll: Hier wählen Sie "Kontakt".
  • Soll dieser Schritt als "Erfolg" gewertet werden, wenn nichts gefunden wird? Wählen Sie abschließend unbedingt "Nein".

Wenn Sie fertig sind, können Sie fortfahren und auf "Weiter" klicken - Sie gelangen dann zum letzten Abschnitt: "Aktion testen". Sobald Sie mit dem Test fortfahren, werden Sie Daten sehen, die anzeigen, dass der Kontakt in Ihrem Deal gefunden wurde. Das System teilt Ihnen die ID des Kontakts in HubSpot mit:

Bild 6

Fügen Sie eine Aktion zu Ihrem Zap 2/2 hinzu: Abrufen der Kontaktinformationen aus HubSpot:

Jetzt, wo wir den Kontakt gefunden haben, der mit Ihrem Geschäft verbunden ist, können wir alle Details dieses Kontakts abrufen, was uns später helfen wird.

Fahren Sie mit der Erstellung einer weiteren Aktion fort, indem Sie auf die Schaltfläche "+" klicken, die sich in der Mitte zwischen Ihrer zuvor erstellten Aktion und der endgültigen Aktion befindet. Sie können sich auf die Schritte beziehen, die wir zuvor besprochen haben, um die Aktion hier zu erstellen.

Nachdem Sie die Aktion für HubSpot erstellt haben, müssen Sie im Dropdown-Menü "Ereignis" die Option "Kontakt aufnehmen" auswählen und auf "Weiter" klicken. Wählen Sie dann erneut Ihr HubSpot-Konto aus und klicken Sie auf "Weiter". Wir gehen nun zum Abschnitt "Aktion einrichten", wo Sie diese Felder sehen:

  • Kontakt-ID: Stellen Sie sicher, dass Sie die vorherige Aktion auswählen, an der wir zuvor gearbeitet haben (Assoziationen in HubSpot finden), wie hier gezeigt:
Abbildung 7
  • Zusätzliche Eigenschaften zum Abrufen: Suche nach der Option "Kontaktinformationen: Berechnete Telefonnummer im internationalen Format"

Sobald Sie fertig sind, können Sie fortfahren und die Aktion testen. Das System wird Ihnen die Kontaktinformationen und insbesondere die Telefonnummer im internationalen Format anzeigen.

Aktion: Nachricht an bestehenden/neuen Chat in TimelinesAI bei neuem Geschäft in HubSpot senden

Nachdem wir an den vorherigen "Vor-Aktionen" gearbeitet haben, sind wir nun bereit, mit dem letzten Schritt fortzufahren, der die direkte Aktion nach dem Auslöser sein wird. Hier werden wir die Aktion so einstellen, dass Sie eine Nachricht an einen neuen Chat auf TimelinesAI senden können.

  1. Hinweis: Das Senden einer Nachricht an einen bestehenden Chat auf TimelinesAI erfordert einen zusätzlichen Schritt, der im Detail besprochen wird, nachdem wir das Senden einer Nachricht an einen neuen Chat besprochen haben.
  2. Ereignis: Hier können Sie überprüfen, ob Sie eine Nachricht an einen neuen oder einen bestehenden Chat senden möchten. Beachten Sie, dass die Einstellungen für beide Szenarien unterschiedlich sind; siehe Punkt 3 für weitere Details.
  3. Konto wählen: Hier wählen Sie Ihr TimelinesAI-Konto (Arbeitsbereich) aus, das für das Senden der Nachricht verwendet werden soll. Beachten Sie, dass Zapier Sie möglicherweise nach einem Token fragt, das Sie jederzeit von TimelinesAI erhalten können, indem Sie zum Abschnitt Zapier gehen und dann auf das Token klicken, das Sie dort generiert haben - es wird automatisch in Ihre Zwischenablage kopiert, sodass Sie es dann in diesen Abschnitt auf Zapier einfügen können.
  4. Aktion einrichten: In diesem Abschnitt können Sie die Details Ihrer Nachricht eingeben. Die Felder, mit denen Sie arbeiten können, variieren je nach der Art der Aktion, die Sie durchführen möchten: Senden einer Nachricht an einen neuen Chat oder an einen bestehenden Chat. Wir werden hier beide Szenarien durchgehen:

Senden einer Nachricht an einen neuen Chat auf TimelinesAI:

  • WhatsApp-Konto: Sie können hier Ihr WhatsApp-Konto auswählen, das Sie mit TimelinesAI verbunden haben.
  • Telefonnummer: Hier können Sie den Wert auswählen, den Sie verwenden möchten, z. B. "Geschäftsinformationen".
Bild 8
Stellen Sie sicher, dass Sie die Dropdown-Liste "Kontakt in HubSpot erhalten" öffnen und Kontaktinformationen "Telefonnummer" auswählen.
  • Nachrichtentext: Der eigentliche Text Ihrer Nachricht; Sie können die Variablen verwenden, die Ihnen zur Verfügung stehen, um Ihre Nachricht zu personalisieren:
Bild 9

Ihre Nachricht wird auf TimelinesAI wie folgt aussehen - denken Sie daran, dass diese Nachricht auch auf WhatsApp so aussehen wird:

Bild 10

Senden einer Nachricht an einen bestehenden Chat auf TimelinesAI:

Wenn Sie eine Nachricht an einen bestehenden Chat in TimelinesAI senden möchten, müssen Sie einen zusätzlichen Schritt ausführen. Sie müssen eine weitere Aktion zu Ihrem Zap hinzufügen, direkt vor der letzten Aktion (Senden einer Nachricht an einen bestehenden Chat in TimelinesAI).

Stellen Sie sicher, dass Sie eine neue Aktion hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "+" klicken, die sich zwischen der vorherigen und der letzten Aktion befindet. Wählen Sie dann TimelinesAI als Anwendung für diese Aktion; das Ereignis sollte "Find Chat" sein. Wählen Sie dann Ihr TimelinesAI-Konto aus und klicken Sie auf "Weiter".

Im Abschnitt "Aktion einrichten" sehen Sie Folgendes:

  • Name: Sie können diesen Abschnitt leer lassen; Sie können den Namen des Kontakts jedoch nur auswählen , wenn Sie sicher sind, dass der Name des Kontakts in HubSpot und TimelinesAI identisch ist.
  • Telefon: Dies ist entscheidend - klicken Sie auf "Kontakt in HubSpot erhalten" und wählen Sie dann "Kontaktinformationen: Telefonnummer". So kann das System den Chat abrufen, der zu diesem Telefon gehört. Es ist zwingend erforderlich, dass sowohl die Telefonnummer als auch der Name in TimelinesAI und HubSpot identisch sind.
  • Chat Id: Sie können dies leer lassen
  • Sollte dieser Schritt als "Erfolg" gewertet werden, wenn nichts gefunden wird? Nein

Fahren Sie anschließend mit dem Test fort.

Schließlich können wir an der letzten Aktion arbeiten - dem Senden einer Nachricht an einen bestehenden Chat in TimelinesAI. Bei der letzten Aktion sehen Sie die folgenden Felder im Abschnitt "Aktion einrichten":

  • Chat-ID: Sie können die ID über die Option "Chat in TimelinesAI finden" auswählen.
  • Whatsapp-Kontonummer: Ihr WhatsApp-Konto, das Sie mit TimelinesAI verbunden haben
  • Whatsapp-Chat jid: Eine eindeutige Kennung, die Sie auch über die Option "Chat in TimelinesAI finden" hinzufügen können
  • Nachrichtentext: Der Text Ihrer Nachricht - Fügen Sie die in diesem Abschnitt verfügbaren Variablen hinzu, wie zuvor gezeigt, damit Sie eine individuelle Nachricht an Ihren Kontakt senden können.

Und das war's! Sie haben erfolgreich HubSpot und TimelinesAI(WhatsApp) über Zapier integriert. Sie können die Vorlagen, die wir zur Verfügung haben, hier überprüfen:

Denken Sie daran, dass Sie weitere Zaps für HubSpot und TimelinesAI erstellen können, bei denen Sie die Auslöser und Aktionen ändern können, je nachdem, was Sie erreichen wollen.

Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns über unseren Chat-Support oder senden Sie eine E-Mail an hello@timelines.ai, wir helfen Ihnen gerne weiter!

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