WhatsApp Management Playbook für die medizinische Industrie

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Multi-number WhatsApp management and integration platform

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Willkommen zum WhatsApp Shared Inbox& CRM Integration Playbook für den Medizintourismus. In diesem Playbook erfahren Sie, wie ein gemeinsamer WhatsApp-Posteingang die Art und Weise revolutionieren kann, wie Anbieter von Medizintourismus kommunizieren, mit Patienten in Kontakt treten und ihre Abläufe verwalten. Egal, ob Sie eine medizinische Einrichtung, ein Reisebüro oder ein Dienstleister in der Medizintourismusbranche sind, dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, die Möglichkeiten von WhatsApp für eine verbesserte Kundenerfahrung, effiziente Abläufe und erfolgreiche Ergebnisse zu nutzen.

WhatsApp Gemeinsamer Posteingang für mehrere Nummern

Eine WhatsApp Shared Inbox für mehrere WhatsApp-Nummern ist eine Messaging-Plattform, die es Unternehmen und Teams ermöglicht, mehrere WhatsApp-Nummern über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Sie dient als zentraler Ort für alle WhatsApp-Konversationen und erleichtert die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und die Optimierung der Kommunikation.

Vorteile von WhatsApp Shared Inboxes im medizinischen Tourismus

Hauptmerkmale und Funktionen:

1. Anstatt mehrere WhatsApp-Nummern separat zu verwalten, fasst ein gemeinsamer Posteingang alle Unterhaltungen an einem Ort zusammen. Dies vereinfacht den Prozess der Überwachung und Beantwortung von Nachrichten.

2. Mehrere Teammitglieder können auf Nachrichten im gemeinsamen Posteingang zugreifen und darauf antworten. Dies erleichtert die Teamarbeit, ermöglicht bessere Antwortzeiten und stellt sicher, dass keine Kundenanfragen unbeantwortet bleiben.

3. Hinterlassen Sie interne Notizen. Interne Notizen bieten Teammitgliedern die Möglichkeit, Erkenntnisse, Aktualisierungen oder Anweisungen mitzuteilen. Teammitglieder können wichtige Informationen oder Kontext zu einer Kundenanfrage oder -historie hinzufügen. Dies ist besonders wertvoll, wenn mehrere Agenten dasselbe Gespräch führen, da es für Kontinuität und einen umfassenden Überblick über die Interaktionen mit dem Kunden sorgt.

4. Erinnerungen einrichten. Sie können Erinnerungen für die jeweilige Nachricht einrichten. Erinnerungen helfen Teammitgliedern dabei, organisiert zu bleiben, indem sie bestimmte Daten und Zeiten für Folgemaßnahmen festlegen. So wird sichergestellt, dass wichtige Folgemaßnahmen nicht vergessen werden und rechtzeitig erfolgen. Mithilfe von Erinnerungen können Teammitglieder Prioritäten setzen und schnell auf wichtige Anfragen reagieren. Dies führt zu kürzeren Antwortzeiten und höherer Kundenzufriedenheit.

5. Weisen Sie Chats bestimmten Agenten zu. Die Zuweisung von Chats an bestimmte Agenten bietet Unternehmen und Teams, die Kundenanfragen und -kommunikation verwalten, mehrere Vorteile. Es stellt sicher, dass jede Anfrage oder Aufgabe an den am besten geeigneten Agenten oder Teammitglied weitergeleitet wird.

6. Kennzeichnungen auf die Chats anwenden. Nachrichten können mit Etiketten kategorisiert werden, was das Sortieren und Priorisieren von Unterhaltungen nach verschiedenen Kriterien, wie z. B. Dringlichkeit, Thema oder anderen Informationen, erleichtert.

7. Chats filtern. Das Filtern von Chats beinhaltet das Kategorisieren und Organisieren von Chats nach bestimmten Kriterien oder Merkmalen. Sie können Chat-Segmente nach verschiedenen Kriterien erstellen, z. B. nach Etiketten, verantwortlichem Agenten, Telefonkammer, Chat-Name usw.

Die Chat-Segmentierung hilft Unternehmen bei der Organisation und Priorisierung von Chats und erleichtert den Agenten die Verwaltung ihres Arbeitsaufkommens. Dies führt zu einer effizienteren Verteilung und Bearbeitung von Aufgaben. Durch die Segmentierung von Chats können Unternehmen bestimmte Kundengruppen für Marketingkampagnen, Werbeaktionen oder Supportinitiativen ansprechen. Dies führt zu einer effektiveren und relevanteren Kommunikation.

8. Senden Sie Massenantworten. Das Versenden von Massenantworten auf WhatsApp kann für Unternehmen und Teams, die Kundenanfragen und -kommunikation verwalten, mehrere Vorteile bieten. Sie können vordefinierte oder benutzerdefinierte Antworten an mehrere Kunden oder Chatgruppen gleichzeitig senden.

Massenantworten sparen Zeit und Mühe, da sie es Unternehmen ermöglichen, mehrere Anfragen auf einmal zu beantworten. Dadurch wird der Kommunikationsprozess gestrafft und sichergestellt, dass die Kunden umgehend Antworten erhalten.

9. Überprüfen Sie die Analysen für Ihre WhatsApp-Nummern. Gemeinsam genutzte Posteingänge bieten oft Analyse- und Berichtstools, um Antwortzeiten, Konversationsvolumen und Kundenzufriedenheit zu verfolgen und Unternehmen bei der Optimierung ihres Supports zu unterstützen. Sie können eine allgemeine Übersicht über die Statistiken Ihres Arbeitsbereichs (oder eines Teammitglieds) finden, die auf den folgenden Indikatoren basiert:

Gesendete Nachrichten: Die Nachrichten, die Ihr Team/Mitglied gesendet hat
Nachrichten lesen: Anzahl der von den Empfängern gelesenen Nachrichten, bezogen auf alle während des Zeitraums gesendeten Nachrichten
Empfangene Nachrichten: Von Ihrem Team/Mitglied empfangene Nachrichten
Neu empfangene Chats: Neue Chats, die von Ihrem Team/Mitglied empfangen wurden
Neue Chats gestartet: Die Anzahl der neuen Chats, die von Ihrem Team/Mitglied initiiert wurden
Einzigartige Konversationen: Die Anzahl der einzelnen Gespräche, die Ihr Team/Mitglied im ausgewählten Zeitraum geführt hat
Durchschnittliche Reaktionszeit: Sie bezieht sich auf die Zeit, die Ihr Team/Mitglied benötigt, um die erste Nachricht auf einen neu eingehenden Chat zu senden.

10. Verwenden Sie Schnellantwortvorlagen. Schnellantwortvorlagen sparen Zeit und Mühe, da Agenten mit nur wenigen Klicks auf Anfragen antworten können. Sie können Schnellantwortvorlagen mit wenigen Klicks erstellen. Eine Genehmigung ist nicht erforderlich.

Anwendungsfälle:

Kundenbetreuung

Unternehmen können einen gemeinsamen WhatsApp-Posteingang nutzen, um Kundenanfragen zu verwalten, Probleme zu lösen und zeitnahen Support für mehrere WhatsApp-Nummern zu leisten.

Vertrieb

Vertriebsteams können gemeinsam genutzte Posteingänge nutzen, um mit Leads und potenziellen Kunden in Kontakt zu treten, den Vertriebsprozess zu vereinfachen und sicherzustellen, dass potenzielle Kunden umgehend Antworten erhalten.

Terminplanung

Unternehmen verschiedener Branchen, z. B. im Gesundheitswesen oder bei Dienstleistern, können gemeinsame Posteingänge nutzen, um Termine zu planen und Buchungen zu verwalten.

Gemeinsamer WhatsApp-Posteingang einrichten

Die Einrichtung des gemeinsamen WhatsApp-Posteingangs für die Verwaltung mehrerer WhatsApp-Nummern ist ein unkomplizierter Prozess. Hier sind die einfachen Schritte, um loszulegen:

Registrieren Sie sich für ein kostenloses TimelinesAI-Konto.
Nach der Anmeldung werden Sie aufgefordert, Ihre WhatsApp-Nummer durch Scannen des QR-Codes zu verbinden. Die WhatsApp Business API ist nicht erforderlich, alles geschieht mit ein paar Klicks.
Um effektiv zusammenzuarbeiten, gehen Sie auf die Registerkarte "Team" in TimelinesAI und laden Sie Ihre Teammitglieder ein. Jedes Teammitglied kann seine WhatsApp-Nummer angeben.

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, sind Sie startklar! Sie finden alle Ihre Chats in der Chatliste organisiert. Außerdem haben Sie Zugriff auf Tools zur Zusammenarbeit, um Ihre Kommunikation zu optimieren und Ihre WhatsApp-Interaktionen effizient zu verwalten.

Mit diesen einfachen Schritten können Sie Ihr gemeinsames WhatsApp-Postfach schnell einrichten und mehrere WhatsApp-Nummern problemlos verwalten.

Integration von WhatsApp und CRM

Die Integration von WhatsApp ermöglicht es Gesundheitsdienstleistern, mit Patienten über eine Plattform zu kommunizieren, mit der sie bereits vertraut sind. Sie eröffnet direkte Kommunikationskanäle für die Planung von Terminen, Nachuntersuchungen und die Bereitstellung gesundheitsbezogener Informationen.

TimelinesAI bietet native WhatsApp- und CRM-Integrationen mit einem Klick mit den folgenden CRMs:

Außerdem bieten wir Webhooks und eine öffentliche API, die Ihnen bei der Integration mit anderen CRM-Systemen helfen.

Mit Hilfe der CRM- und WhatsApp-Integration können Sie:

1. Automatische Synchronisierung Ihrer WhatsApp-Kontakte mit Ihrem CRM

Die automatische Synchronisierung ermöglicht es Anbietern von Medizintourismus, nahtlos mit internationalen Patienten über WhatsApp zu kommunizieren und wichtige WhatsApp-Daten im CRM zu speichern.

2. WhatsApp-Konversationen mit CRM synchronisieren

Mit dieser Funktion werden Patientendaten effizient organisiert. Mitarbeiter des Gesundheitswesens können vom CRM aus auf WhatsApp-Konversationen von Patienten zugreifen.

3. Senden von WhatsApp-Nachrichten aus dem CRM

Mit dieser Funktion können Sie die gesamte WhatsApp-Kommunikation über das CRM verwalten und müssen nicht zwischen verschiedenen Apps wechseln. Der Medizintourismus ist oft mit komplexen Reiseplänen, Visabestimmungen und Terminplanungen verbunden. Die WhatsApp-Integration mit dem CRM stellt sicher, dass Patienten Echtzeit-Updates und Erinnerungen zu ihren Reiseplänen erhalten und hilft ihnen, organisiert und termingerecht zu bleiben.

4. Automatisierung von Routineaufgaben

Durch die Automatisierung werden manuelle und sich wiederholende Aufgaben überflüssig, so dass sich die Mitarbeiter auf strategisch wichtigere und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Diese Zeitersparnis steigert die Gesamtproduktivität.

Sie können WhatsApp-Nachrichten mit Hilfe der nativen WhatsApp- und Zapier-Integration von TimelinesAI, der öffentlichen API und direkt aus CRM-Workflows automatisieren.

In Ihrer WhatsApp- und CRM-Integration haben Sie die Flexibilität, verschiedene automatische Nachrichten zu konfigurieren. Hier sind einige Beispiele:

Willkommensnachrichten können automatisch gesendet werden, wenn ein neuer Lead oder Kontakt zu Ihrem CRM hinzugefügt wird. Dies ist eine großartige Möglichkeit, potenzielle Kunden zu begrüßen, einen positiven Ton anzuschlagen und ihnen Ihr Unternehmen vorzustellen.
Terminerinnerungen können so eingerichtet werden, dass sie automatische WhatsApp-Nachrichten zur Bestätigung von Terminen senden. Es rationalisiert die Planungsprozesse und macht sie effizienter.
Wann immer es ein neues Produkt oder eine neue Funktion gibt, können Sie Nachrichten automatisieren, um Ihre Kunden zu informieren. So bleiben sie über Ihre neuesten Angebote und Verbesserungen auf dem Laufenden.
Die Automatisierung im CRM kann durch bestimmte Ereignisse oder Bedingungen innerhalb Ihres CRM-Systems ausgelöst werden. Das bedeutet, dass Sie Nachrichten so konfigurieren können, dass sie auf der Grundlage verschiedener CRM-Aktivitäten oder -Änderungen gesendet werden, was eine hochgradig personalisierte und zeitnahe Kommunikation mit Ihren Kontakten ermöglicht.

Verbessertes Patientenbeziehungsmanagement

Im Gesundheitswesen ist der Aufbau und die Pflege enger Patientenbeziehungen von entscheidender Bedeutung. Die Integration von WhatsApp und CRM ermöglicht es Gesundheitsdienstleistern, Patientenbeziehungen effektiv zu verwalten.

Die Integration ermöglicht eine personalisierte Patientenkommunikation, einschließlich Terminerinnerungen, Medikamentenplänen und Wellness-Tipps.

CRM-Systeme, die mit WhatsApp verbunden sind, helfen Gesundheitsdienstleistern bei der Verwaltung von Patientenakten und verbessern so die Qualität der Pflege.

Anwendungsfälle für die Integration von WhatsApp und CRM:

Einrichtungen des Gesundheitswesens müssen täglich umfangreiche Verwaltungsaufgaben erledigen. Durch die Integration von WhatsApp in CRM-Systeme werden viele dieser Prozesse automatisiert, was zu einer Steigerung der betrieblichen Effizienz führt.
Automatisierte WhatsApp-Nachrichten, die die Patienten an die Einnahme ihrer Medikamente erinnern, helfen ihnen, ihre Behandlungspläne besser einzuhalten.
WhatsApp kann als wertvoller Kanal für Notfallwarnungen und -benachrichtigungen dienen.

Einrichten der WhatsApp- und CRM-Integration

Die Integration von CRM und WhatsApp ist denkbar einfach, und Sie müssen kein Technikexperte sein. So einfach ist es:

1. Melden Sie sich für ein kostenloses TimelinesAI-Konto an.

2. Scannen Sie den QR-Code, um Ihre WhatsApp-Nummer zu verbinden. Der Vorgang ist schnell erledigt und Sie benötigen keine WhatsApp Business API.

3. Laden Sie Ihre Teammitglieder über deren E-Mail-Adressen ein.

4. Wenn Sie eine Integration mit Zoho, HubSpot, Pipedrive oder Monday CRM wünschen, gehen Sie auf die entsprechende Registerkarte und klicken Sie auf "Verbinden".

5. Für die WhatsApp-Integration mit anderen CRMs verwenden Sie unsere Webhooks, API oder die WhatsApp- und Zapier-Integration.

Dieser unkomplizierte Prozess stellt sicher, dass Sie Ihr CRM nahtlos mit WhatsApp verbinden können, um Ihre Kommunikation und Zusammenarbeit mühelos zu verbessern.

Wir bieten Ihnen eine umfassende 10-tägige kostenlose Testphase, in der Sie alle Funktionen und Vorteile unserer Plattform kennenlernen können. Ganz gleich, ob Sie WhatsApp in Ihr CRM integrieren möchten oder spezielle Anforderungen haben, unsere benutzerfreundliche Testphase ermöglicht es Ihnen, unsere Lösung eingehend zu testen und sicherzustellen, dass sie perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.

Darüber hinaus ist unser engagiertes Support-Team immer bereit, Sie bei allen Integrationen oder Herausforderungen zu unterstützen, auf die Sie auf Ihrem Weg stoßen könnten.