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Automazione Zapier: HubSpot e WhatsApp

Creato il

È possibile integrare HubSpot con WhatsApp su TimelinesAI, grazie alla nostra integrazione nativa Zapier. Zapier vi permetterà di collegare HubSpot con TimelinesAI, in modo da poter eseguire diverse azioni in base ai trigger impostati su Zapier. Questo vi permetterà di inviare messaggi automatici ai vostri contatti su WhatsApp ogni volta che si verifica una modifica in HubSpot, come la creazione o l'aggiornamento di un'offerta.

  • L'integrazione Zapier nativa è disponibile su tutti i piani TimelinesAI.
  • Potete provarlo subito con una prova gratuita! Non è richiesta alcuna carta di credito o configurazione aggiuntiva, funziona con tutti i numeri WhatsApp.

Per saperne di più sull'integrazione di WhatsApp e Zapier , cliccate qui.

In questo articolo, esamineremo la creazione di Zaps che copriranno:

Si tratta di Zaps di base che potete creare da soli. Esamineremo la creazione di entrambi, in modo da trasmettere il processo generale coinvolto, ma tenete presente che potete creare Zaps con diversi trigger e azioni per HubSpot/TimelinesAI, in base alle vostre esigenze. Vi lasceremo anche dei modelli di questi Zap da provare sul vostro conto.

Inviare un messaggio a una nuova chat in TimelinesAI quando viene creato un nuovo affare in HubSpot

Passo 1: Creare lo Zap

Accedere a TimelinesAI, HubSpot e Zapier.

Poi, su Zapier, andate nella Dashboard e consultate la sezione "Crea uno Zap". Qui, dovrete impostare il vostro Zap in questo modo:

immagine 2

Successivamente, fare clic su "Prova".

Nota: se non l'avete già fatto, Zapier vi chiederà il permesso di accedere alle informazioni del vostro account HubSpot. Una volta approvata, Zapier procederà a raccogliere i dati dal vostro account HubSpot. È inoltre necessario integrare TimelinesAI con Zapier. Potete seguire questi rapidi passaggi, per avere tutto pronto per questo e per i futuri Zap creati:

  • Andate su TimelinesAI e cliccate sulla sezione "Zapier".
  • Assicurarsi di fare clic sul pulsante "Genera nuovo token". Questo fornirà un token che Zapier richiederà per integrarsi con il vostro account TimelinesAI:
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Assicuratevi di fare clic sul token per copiarlo negli appunti.
  • Quindi, tornate a Zapier e continuate il processo incollando il token in questa casella di testo:
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Questo consentirà a Zapier di caricare il vostro account WhatsApp. Assicuratevi di selezionare il vostro account e poi cliccate su Avanti.

Passo 2: modifica dell'innesco

Qui modificherete il vostro trigger (Send message to new chat in TimelinesAI when new deal in HubSpot) completando i seguenti dettagli:

  • Scegliere l'account: Potrete selezionare il vostro account HubSpot cliccando sul pulsante "Connetti un nuovo account" - accedendo in precedenza a HubSpot, il vostro account verrà automaticamente caricato da Zapier, che vi chiederà il permesso di accedervi e quindi l'account sarà disponibile per l'uso.
  • Test trigger: In questa sezione è possibile aggiungere le proprietà da recuperare da HubSpot; consigliamo di lasciarla vuota, poiché lavoreremo con nuove offerte. Tuttavia, è possibile aggiungere altre proprietà, se lo si ritiene necessario.

Zapier caricherà l'offerta più recente nel vostro account HubSpot - se non carica nessuna offerta, potete crearne una nuova e procedere, poiché Zapier richiede che questo sia solo a scopo di test.

Passo n. 3: modifica dell'azione

Ora si procederà a lavorare sull'Azione che seguirà il Trigger (Invia un messaggio alla chat esistente/nuova in TimelinesAI quando c'è un nuovo accordo in HubSpot).

Dato il funzionamento di HubSpot all'interno di Zapier, ci sono alcuni passi in più da fare prima di lavorare all'azione finale su TimelinesAI. È necessario impostare un paio di "pre-azioni", in modo che Zapier recuperi le informazioni, come i contatti, di cui si ha bisogno per il messaggio da inviare su TimelinesAI. Le esamineremo qui:

Aggiungere un'azione allo Zap 1/2: trovare le associazioni all'interno dell'affare:

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Sotto l'attivazione con cui abbiamo lavorato, vedrete un pulsante "+", che vi permetterà di aggiungere un'azione. Qui si aprirà una finestra che vi chiederà l'applicazione in cui si svolgerà l'azione. Assicuratevi di cercare HubSpot; una volta trovato e selezionato, vedrete aprirsi una nuova sezione.

Ora, all'interno del menu a tendina "Evento", assicurarsi di selezionare "Trova associazioni" e quindi fare clic su "Continua". Quindi, è necessario selezionare il proprio account HubSpot dal menu a tendina; dopo aver selezionato il proprio account HubSpot, fare clic su "Continua".

Successivamente, Zapier presenterà la sezione "Imposta azione", che conterrà i seguenti campi:

  • Strategia di arresto dell'attività: Assicurarsi di scegliere "Arresta l'attività se le associazioni non vengono trovate".
  • L'ID dell'oggetto che si desidera cercare nell'associazione: Qui si inserirà l'ID dell'affare, che si potrà scegliere tra le opzioni fornite in questo campo a discesa. L'opzione sarà del tipo " 1. ID: 1234567890"
  • Il tipo di oggetto che si vuole cercare nell'associazione: Selezionare "Affare".
  • Numero di tipi di associazione che si desidera ricercare: Scegliere "Uno".
  • Tipo di oggetti a cui viene associato l'oggetto from: Qui si sceglierà "contatto".
  • Questo passaggio deve essere considerato un "successo" se non viene trovato nulla? Infine, assicurarsi di selezionare "No".

Una volta terminato, si può procedere e fare clic su "Continua" - si passerà quindi alla sezione finale: "Azione di prova". Qui, dopo aver proceduto con il test, vedrete i dati che indicano che il contatto è stato trovato all'interno del vostro Deal. Il sistema vi fornirà l'ID del contatto su HubSpot:

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Aggiungere un'azione allo Zap 2/2: ottenere le informazioni di contatto da HubSpot:

Ora che abbiamo trovato il contatto associato all'affare, possiamo ottenere tutti i dettagli del contatto, che ci saranno utili in seguito.

Procedere alla creazione di un'altra azione, facendo clic sul pulsante "+", che si trova al centro dell'azione creata in precedenza e dell'azione finale. Per creare l'azione, si può fare riferimento ai passaggi descritti in precedenza.

Dopo aver creato l'azione per HubSpot, è necessario selezionare "Ottieni contatto" dal menu a discesa "Evento" e fare clic su "Continua". Selezionate quindi nuovamente il vostro account HubSpot e fate clic su "Continua". Passiamo alla sezione "Imposta azione", dove sono presenti i seguenti campi:

  • ID contatto: Assicurarsi di selezionare l'azione precedente (Trova associazioni in HubSpot), come mostrato qui:
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  • Ulteriori proprietà da recuperare: Cercare l'opzione "Informazioni di contatto: Numero di telefono calcolato in formato internazionale".

Una volta terminato, potete continuare e testare l'azione. Il sistema vi fornirà le informazioni di contatto e, in particolare, il numero di telefono in formato internazionale.

Azione: Inviare un messaggio alla chat esistente/nuova in TimelinesAI quando si tratta di un nuovo affare in HubSpot

Dopo aver lavorato sulle precedenti "pre-azioni", siamo ora pronti a proseguire con l'ultimo passo, che sarà l'azione diretta dopo l'attivazione. Qui imposteremo l'azione in modo da poter inviare un messaggio a una nuova chat su TimelinesAI.

  1. Nota: l'invio di un messaggio a una chat esistente su TimelinesAI richiede un passaggio aggiuntivo, che sarà discusso in dettaglio dopo l'invio di un messaggio a una nuova chat.
  2. Evento: Qui si controlla se si vuole inviare un messaggio a una nuova chat o a una chat esistente. Tenete presente che le impostazioni per entrambi gli scenari variano; fate riferimento al punto 3 per maggiori dettagli.
  3. Scegliere l'account: Qui selezionerete il vostro account TimelinesAI (workspace), che sarà quello utilizzato per inviare il messaggio. Tenete presente che Zapier potrebbe chiedervi un token, che potete sempre ottenere da TimelinesAI andando nella sezione Zapier e poi cliccando sul token che avete generato lì - verrà automaticamente copiato negli appunti, in modo da poterlo incollare in questa sezione di Zapier.
  4. Impostazione dell'azione: In questa sezione è possibile inserire i dettagli del messaggio. I campi che si possono utilizzare variano a seconda del tipo di azione che si vuole compiere: inviare un messaggio a una nuova chat o a una chat esistente. In questa sede esamineremo entrambi gli scenari:

Invio di un messaggio a una nuova chat su TimelinesAI:

  • Account WhatsApp: Qui potete scegliere il vostro account WhatsApp, quello che avete collegato a TimelinesAI.
  • Numero di telefono: qui è possibile selezionare il valore che si desidera utilizzare, ad esempio "Informazioni sull'affare".
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Assicurarsi di aprire il menu a tendina Ottieni contatto in HubSpot e selezionare Informazioni di contatto Numero di telefono.
  • Testo del messaggio: Il corpo vero e proprio del messaggio; è possibile utilizzare le variabili disponibili per personalizzare il messaggio:
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Il vostro messaggio avrà questo aspetto su TimelinesAI - tenete presente che questo messaggio sarà lo stesso anche su WhatsApp:

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Invio di un messaggio a una chat esistente su TimelinesAI:

Quando si tratta di inviare un messaggio a una chat esistente su TimelinesAI, c'è un passo in più da fare. Dovete aggiungere un'altra azione al vostro Zap, subito prima dell'azione finale (invio di un messaggio a una chat esistente su TimelinesAI).

Assicurarsi di aggiungere una nuova azione facendo clic sul pulsante "+", che si trova tra l'azione precedente e l'ultima. Quindi, selezionare TimelinesAI come applicazione per questa azione; l'evento dovrebbe essere "Trova chat". Quindi, assicurarsi di selezionare il proprio account TimelinesAI e fare clic su "Continua".

Nella sezione "Impostare l'azione", si vedrà quanto segue:

  • Nome: Questa sezione può essere lasciata vuota; tuttavia, è possibile selezionare il nome del contatto solo se si è sicuri che il nome del contatto sia lo stesso su HubSpot e TimelinesAI.
  • Telefono: È fondamentale: fare clic su "Ottieni un contatto in HubSpot" e selezionare "Informazioni di contatto: Numero di telefono". In questo modo il sistema otterrà la chat appartenente a quel telefono. È indispensabile che il telefono e il nome siano gli stessi su TimelinesAI e HubSpot.
  • Id della chat: Si può lasciare vuoto
  • Questa fase deve essere considerata un "successo" quando non viene trovato nulla? No

Una volta terminato, procedere con il test.

Infine, possiamo lavorare sull'azione finale: inviare un messaggio a una chat esistente su TimelinesAI. All'interno dell'ultima azione, nella sezione "Imposta azione" sono presenti i seguenti campi:

  • ID della chat: È possibile selezionare l'ID dall'opzione "Trova chat in TimelinesAI".
  • Numero di account Whatsapp: il tuo account WhatsApp, quello che hai collegato a TimelinesAI.
  • Jid della chat di Whatsapp: Un identificatore univoco che si può aggiungere anche dall'opzione "Trova chat in TimelinesAI".
  • Testo del messaggio: Il corpo del messaggio - Sentitevi liberi di aggiungere le variabili disponibili in questa sezione come mostrato in precedenza, in modo da poter inviare un messaggio personalizzato al vostro contatto.

Ed ecco fatto! Avete integrato con successo HubSpot e TimelinesAI(WhatsApp) tramite Zapier. Potete controllare i modelli che abbiamo a disposizione qui:

Tenete presente che potete creare più Zaps per HubSpot e TimelinesAI, dove potete cambiare i trigger e le azioni, a seconda di ciò che volete ottenere.

Se avete domande, non esitate a contattarci tramite il nostro supporto via chat o inviando un'e-mail a hello@timelines.ai, saremo più che felici di fornirvi ulteriore assistenza!

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