Manuel de gestion de WhatsApp pour l'industrie médicale

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Multi-number WhatsApp management and integration platform

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Bienvenue dans le manuel d'utilisation de la boîte de réception partagée WhatsApp et de l'intégration CRM pour le tourisme médical. Dans ce guide, nous allons explorer comment une boîte de réception partagée WhatsApp peut révolutionner la façon dont les prestataires de tourisme médical communiquent, s'engagent avec les patients et gèrent leurs opérations. Que vous soyez un établissement médical, une agence de voyage ou un prestataire de services dans le secteur du tourisme médical, ce guide vous aidera à exploiter la puissance de WhatsApp pour améliorer l'expérience client, rendre les opérations plus efficaces et obtenir des résultats fructueux.

WhatsApp Boîte de réception partagée pour plusieurs numéros

Une boîte de réception partagée WhatsApp pour plusieurs numéros WhatsApp est une plateforme de messagerie unique qui permet aux entreprises et aux équipes de gérer plusieurs numéros WhatsApp à partir d'une seule interface. Elle sert de lieu centralisé pour toutes les conversations WhatsApp, ce qui facilite la gestion des demandes des clients, la collaboration avec les membres de l'équipe et la rationalisation de la communication.

Avantages des boîtes de réception partagées WhatsApp dans le tourisme médical

Caractéristiques et fonctions principales :

1. Au lieu de gérer plusieurs numéros WhatsApp séparément, une boîte de réception partagée regroupe toutes les conversations en un seul endroit. Cela simplifie le processus de suivi et de réponse aux messages.

2. Plusieurs membres de l'équipe peuvent accéder et répondre aux messages dans la boîte de réception partagée. Cela facilite le travail d'équipe, améliore les temps de réponse et garantit qu'aucune demande de la part des clients ne reste sans réponse.

3. Laisser des notes internes. Les notes internes permettent aux membres de l'équipe de partager des idées, des mises à jour ou des instructions. Les membres de l'équipe peuvent ajouter des informations essentielles ou un contexte sur la demande ou l'historique d'un client. Cette fonction est particulièrement utile lorsque plusieurs agents traitent la même conversation, car elle permet d'assurer la continuité et d'avoir une vue d'ensemble des interactions avec le client.

4. Configurer des rappels. Vous pouvez définir des rappels pour un message spécifique. Les rappels aident les membres de l'équipe à rester organisés en fixant des dates et des heures spécifiques pour les actions de suivi. Cela permet de s'assurer que les suivis critiques ne sont pas oubliés et qu'ils sont traités en temps voulu. Grâce aux rappels, les membres de l'équipe peuvent établir des priorités et répondre rapidement aux demandes importantes. Cela permet de réduire les temps de réponse et d'augmenter la satisfaction des clients.

5. Attribuer des chats à des agents spécifiques. L'attribution de chats à des agents spécifiques présente plusieurs avantages pour les entreprises et les équipes qui gèrent les demandes et les communications des clients. Cela permet de s'assurer que chaque demande ou tâche est dirigée vers l'agent ou le membre de l'équipe le plus approprié.

6. Appliquez des étiquettes aux chats. Les messages peuvent être classés à l'aide d'étiquettes, ce qui facilite le tri et la hiérarchisation des conversations en fonction de différents critères, tels que l'urgence, le sujet ou toute autre information.

7. Filtrer les chats. Le filtrage des chats consiste à classer et à organiser les chats en fonction de critères ou de caractéristiques spécifiques. Vous pouvez créer des segments de chat en fonction de différents critères, tels que les étiquettes, l'agent responsable, la chambre téléphonique, le nom du chat, etc.

La segmentation des chats aide les entreprises à organiser et à hiérarchiser les chats, ce qui permet aux agents de gérer plus facilement leur charge de travail. La répartition et le traitement des tâches sont ainsi plus efficaces. En segmentant les chats, les entreprises peuvent cibler des groupes de clients spécifiques pour des campagnes de marketing, des promotions ou des initiatives d'assistance. Il en résulte une communication plus efficace et plus pertinente.

8. Envoyer des réponses en masse. L'envoi de réponses groupées sur WhatsApp présente plusieurs avantages pour les entreprises et les équipes qui gèrent les demandes de renseignements et les communications avec les clients. Vous pouvez envoyer des réponses prédéfinies ou personnalisées à plusieurs clients ou groupes de discussion simultanément.

Les réponses groupées permettent aux entreprises de gagner du temps et d'économiser des efforts en répondant à plusieurs demandes à la fois. Le processus de communication est ainsi rationalisé et les clients reçoivent des réponses rapides.

9. Examinez les analyses en fonction de vos numéros WhatsApp. Les boîtes de réception partagées fournissent souvent des outils d'analyse et de reporting permettant de suivre les temps de réponse, les volumes de conversation et la satisfaction des clients, ce qui aide les entreprises à optimiser leur assistance. Vous pouvez obtenir une vue d'ensemble des statistiques de votre espace de travail (ou des membres de votre équipe), sur la base des indicateurs suivants :

Messages envoyés: Les messages que votre équipe/membre a envoyés
Messages lus: Nombre de messages lus par les destinataires, sur l'ensemble des messages envoyés au cours de la période.
Messages reçus: Messages reçus par votre équipe/membre
Nouveaux chats reçus: Nouveaux chats reçus par votre équipe/membre
Nouveaux chats lancés: Le nombre de nouveaux chats qui ont été initiés par votre équipe/membre.
Conversations uniques: Le nombre de conversations uniques menées par votre équipe/membre au cours de la période sélectionnée.
Temps de réponse moyen: Il s'agit du temps nécessaire à votre équipe/membre pour envoyer le premier message à un nouveau chat entrant.

10. Utiliser des modèles de réponse rapide. Les modèles de réponse rapide permettent de gagner du temps et d'économiser des efforts en permettant aux agents de répondre aux demandes en quelques clics. Vous pouvez créer des modèles de réponse rapide en quelques clics. Aucune approbation n'est nécessaire.

Cas d'utilisation :

Soutien à la clientèle

Les entreprises peuvent utiliser une boîte de réception partagée WhatsApp pour gérer les demandes des clients, résoudre les problèmes et fournir une assistance rapide sur plusieurs numéros WhatsApp.

Vente

Les équipes de vente peuvent utiliser des boîtes de réception partagées pour dialoguer avec les clients potentiels, ce qui facilite le processus de vente et garantit que les clients potentiels reçoivent des réponses rapides.

Prise de rendez-vous

Les entreprises de divers secteurs, tels que les soins de santé ou les prestataires de services, peuvent utiliser des boîtes de réception partagées pour planifier des rendez-vous et gérer des réservations.

Configurer votre boîte de réception partagée WhatsApp

La configuration de votre boîte de réception partagée WhatsApp pour gérer plusieurs numéros WhatsApp est un processus simple. Voici les étapes à suivre pour commencer :

Créez un compte TimelinesAI gratuit.
Après vous être inscrit, vous devrez connecter votre numéro WhatsApp en scannant le code QR. Il n'est pas nécessaire d'utiliser l'API WhatsApp Business, tout se fait en quelques clics.
Pour collaborer efficacement, allez dans l'onglet "Équipe" de TimelinesAI et invitez les membres de votre équipe. Chaque membre de l'équipe peut connecter son numéro WhatsApp.

Une fois ces étapes terminées, vous êtes prêt ! Vous trouverez tous vos chats organisés dans la liste des chats. Vous aurez également accès à des outils de collaboration pour rationaliser votre communication et gérer efficacement vos interactions avec WhatsApp.

Grâce à ces étapes simples, vous pouvez rapidement configurer votre boîte de réception partagée WhatsApp et commencer à gérer plusieurs numéros WhatsApp en toute simplicité.

Intégration de WhatsApp et du CRM

L'intégration de WhatsApp permet aux prestataires de soins de santé de communiquer avec les patients sur une plateforme qui leur est déjà familière. Elle ouvre des canaux de communication directe pour la prise de rendez-vous, le suivi et la fourniture d'informations relatives à la santé.

TimelinesAI offre des intégrations natives WhatsApp et CRM en un seul clic avec les CRM suivants :

De plus, nous fournissons des webhooks et des API publiques qui vous aident à vous intégrer à n'importe quel autre système de gestion de la relation client (CRM).

Grâce à l'intégration de CRM et de WhatsApp, vous pouvez :

1. Synchroniser automatiquement vos contacts WhatsApp avec votre CRM

La synchronisation automatique permet aux prestataires de tourisme médical de communiquer de manière transparente avec les patients internationaux via WhatsApp et de stocker les données WhatsApp importantes dans le CRM.

2. Synchroniser les conversations WhatsApp avec le CRM

Cette fonction permet d'organiser efficacement les données des patients. Les professionnels de la santé peuvent accéder aux conversations WhatsApp des patients à partir du CRM.

3. Envoyer des messages WhatsApp à partir du CRM

Grâce à cette fonction, vous pouvez gérer toutes les communications WhatsApp à partir du CRM, sans avoir à passer d'une application à l'autre. Le tourisme médical implique souvent des itinéraires de voyage complexes, des exigences en matière de visa et la prise de rendez-vous. L'intégration de WhatsApp au CRM permet aux patients de recevoir des mises à jour et des rappels en temps réel concernant leurs projets de voyage, ce qui les aide à rester organisés et à respecter le calendrier.

4. Automatiser les tâches de routine

L'automatisation élimine les tâches manuelles et répétitives, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. Ce gain de temps améliore la productivité globale.

Vous pouvez automatiser les messages WhatsApp à l'aide de l'intégration native de TimelinesAI avec WhatsApp et Zapier, de l'API publique et directement à partir des flux de travail CRM.

Dans votre intégration de WhatsApp et du CRM, vous avez la possibilité de configurer différents messages automatisés. En voici quelques exemples :

Les messages de bienvenue peuvent être envoyés automatiquement lorsqu'un nouveau prospect ou contact est ajouté à votre CRM. C'est un excellent moyen d'accueillir les clients potentiels, de leur donner un ton positif et de leur présenter votre entreprise.
Les rappels de rendez-vous peuvent être configurés pour envoyer des messages WhatsApp automatisés afin de confirmer les rendez-vous. Il rationalise les processus de planification et les rend plus efficaces.
Chaque fois qu'un nouveau produit ou une nouvelle fonctionnalité est lancé, vous pouvez automatiser les messages pour en informer vos clients. Ils restent ainsi au courant de vos dernières offres et améliorations.
L'automatisation dans le CRM peut être déclenchée par des événements ou des conditions spécifiques dans votre système CRM. Cela signifie que vous pouvez configurer l'envoi de messages en fonction de diverses activités ou modifications du CRM, ce qui permet une communication hautement personnalisée et opportune avec vos contacts.

Gestion améliorée des relations avec les patients

Dans le secteur de la santé, il est essentiel d'établir et de maintenir de solides relations avec les patients. L'intégration de WhatsApp et du CRM permet aux prestataires de soins de santé de gérer efficacement les relations avec les patients.

L'intégration permet une communication personnalisée avec les patients, y compris des rappels de rendez-vous, des calendriers de prise de médicaments et des conseils de bien-être.

Les systèmes CRM connectés à WhatsApp aident les prestataires de soins de santé à organiser les dossiers des patients, ce qui améliore la qualité des soins.

Cas d'utilisation de WhatsApp et de l'intégration CRM :

Les établissements de santé sont confrontés quotidiennement à d'importantes tâches administratives. L'intégration de WhatsApp aux systèmes de gestion de la relation client permet d'automatiser bon nombre de ces processus, ce qui se traduit par des gains d'efficacité opérationnelle.
Les messages WhatsApp automatisés qui rappellent aux patients de prendre leurs médicaments les aident à mieux suivre leur traitement.
WhatsApp peut être un canal précieux pour les alertes et les notifications d'urgence.

Mise en place de l'intégration de WhatsApp et du CRM

L'intégration de CRM et de WhatsApp est incroyablement facile, et vous n'avez pas besoin d'être un expert en technologie. Voici comment procéder :

1. Créez un compte TimelinesAI gratuit.

2. Scannez le code QR pour connecter votre numéro WhatsApp. La procédure est rapide et vous n'avez pas besoin de l'API WhatsApp Business.

3. Invitez les membres de votre équipe par l'intermédiaire de leur adresse électronique.

4. Si vous souhaitez intégrer Zoho, HubSpot, Pipedrive ou Monday CRM, allez dans l'onglet correspondant et cliquez sur "Connecter".

5. Pour l'intégration de WhatsApp avec d'autres CRM, utilisez nos Webhooks, API, ou l'intégration WhatsApp et Zapier.

Ce processus simple vous permet de connecter votre CRM à WhatsApp de manière transparente afin d'améliorer votre communication et votre collaboration sans effort.

Nous offrons une période d'essai gratuite de 10 jours, qui vous permet d'explorer toutes les fonctionnalités et tous les avantages de notre plateforme. Que vous souhaitiez intégrer WhatsApp à votre CRM ou que vous ayez des besoins spécifiques, notre période d'essai conviviale vous permet de tester notre solution en profondeur et de vous assurer qu'elle répond parfaitement à vos besoins.

De plus, notre équipe d'assistance dédiée est toujours prête à vous aider pour les intégrations ou les défis que vous pourriez rencontrer en cours de route.