Afsprakenboek WhatsApp-beheer voor de medische sector

By TimelinesAI
Reading Time: 7 Min

The article is Powered by TimelinesAI

Multi-number WhatsApp management and integration platform

Welkom bij het Playbook voor gedeelde inbox en CRM-integratie van WhatsApp voor medisch toerisme. In dit Playbook onderzoeken we hoe een gedeelde inbox van WhatsApp een revolutie teweeg kan brengen in de manier waarop aanbieders van medisch toerisme communiceren, contact houden met patiënten en hun activiteiten beheren. Of je nu een medische instelling, reisbureau of dienstverlener in de medisch-toeristische sector bent, deze gids helpt je de kracht van WhatsApp in te zetten voor een betere klantervaring, efficiënte activiteiten en succesvolle resultaten.

WhatsApp Gedeelde inbox voor meerdere nummers

Een WhatsApp Shared Inbox voor meerdere WhatsApp-nummers is een berichtenplatform waarmee bedrijven en teams meerdere WhatsApp-nummers kunnen beheren vanuit één interface. Het dient als een centrale plek voor alle WhatsApp-gesprekken, waardoor het eenvoudiger wordt om vragen van klanten te behandelen, samen te werken met teamleden en de communicatie te stroomlijnen.

Voordelen van gedeelde WhatsApp-inboxen in medisch toerisme

Belangrijkste kenmerken en functies:

1. In plaats van meerdere WhatsApp-nummers afzonderlijk te beheren, combineert een gedeelde inbox alle gesprekken op één plaats. Dit vereenvoudigt het proces van het controleren en beantwoorden van berichten.

2. Meerdere teamleden kunnen berichten openen en beantwoorden in de gedeelde inbox. Dit vergemakkelijkt teamwerk, zorgt voor betere responstijden en zorgt ervoor dat vragen van klanten niet onbeantwoord blijven.

3. Laat interne notities achter. Interne notities bieden ruimte voor teamleden om inzichten, updates of instructies te delen. Teamleden kunnen essentiële informatie of context toevoegen over de vraag of geschiedenis van een klant. Dit is vooral waardevol wanneer meerdere medewerkers hetzelfde gesprek voeren, omdat het continuïteit en een uitgebreid overzicht van de interacties met de klant biedt.

4. Herinneringen instellen. Je kunt herinneringen instellen voor het specifieke bericht. Herinneringen helpen teamleden om georganiseerd te blijven door specifieke datums en tijdstippen in te stellen voor opvolgingsacties. Dit zorgt ervoor dat belangrijke follow-ups niet worden vergeten en tijdig worden afgehandeld. Met herinneringen kunnen teamleden prioriteiten stellen en snel reageren op belangrijke vragen. Dit resulteert in kortere reactietijden en een hogere klanttevredenheid.

5. Chats toewijzen aan specifieke agenten. Het toewijzen van chats aan specifieke agenten biedt verschillende voordelen voor bedrijven en teams die vragen en communicatie van klanten beheren. Het zorgt ervoor dat elke vraag of taak naar de meest geschikte agent of teamlid wordt geleid.

6. Labels toepassen op de chats. Berichten kunnen worden gecategoriseerd met labels, waardoor het gemakkelijker wordt om gesprekken te sorteren en te prioriteren op basis van verschillende criteria, zoals urgentie, onderwerp of andere informatie.

7. Chats filteren. Bij het filteren van chats gaat het om het categoriseren en organiseren van chats op basis van specifieke criteria of kenmerken. U kunt chatsegmenten maken op verschillende criteria, zoals op labels, verantwoordelijke agent, telefoonkamer, chatnaam, enz.

Chatsegmentatie helpt bedrijven bij het organiseren en prioriteren van chats, waardoor het voor agenten eenvoudiger wordt om hun werklast te beheren. Dit leidt tot een efficiëntere taakverdeling en afhandeling. Door chats te segmenteren kunnen bedrijven zich richten op specifieke klantgroepen voor marketingcampagnes, promoties of ondersteuningsinitiatieven. Dit resulteert in effectievere en relevantere communicatie.

8. Reacties in bulk verzenden. Het verzenden van bulkantwoorden op WhatsApp kan verschillende voordelen bieden voor bedrijven en teams die vragen en communicatie van klanten beheren. Je kunt vooraf gedefinieerde of aangepaste antwoorden sturen naar meerdere klanten of chatgroepen tegelijk.

Bulkreacties besparen tijd en moeite doordat bedrijven op meerdere vragen tegelijk kunnen reageren. Dit stroomlijnt het communicatieproces en zorgt ervoor dat klanten snel antwoord krijgen.

9. Bekijk analytics per WhatsApp-nummer. Gedeelde inboxen bieden vaak analyse- en rapportagetools om reactietijden, gespreksvolumes en klanttevredenheid bij te houden, waardoor bedrijven hun ondersteuning kunnen optimaliseren. Je kunt een algemeen overzicht van de statistieken van je werkruimte (of teamlid) vinden op basis van de volgende indicatoren:

Verzonden berichten: De berichten die je team/lid heeft verzonden
Berichten Gelezen: Aantal berichten gelezen door ontvangers, van alle berichten verzonden tijdens de periode
Ontvangen berichten: Berichten ontvangen door je team/lid
Nieuw ontvangen chats: Nieuwe chats die zijn ontvangen door je team/lid
Nieuwe chats gestart: Het aantal nieuwe chats die zijn gestart door je team/lid
Unieke gesprekken: Het aantal unieke gesprekken gevoerd door je team/lid gedurende de geselecteerde periode
Gemiddelde reactietijd: Dit is de tijd die je team/lid nodig heeft om het eerste bericht te versturen naar een nieuwe binnenkomende chat.

10. Gebruik sjablonen voor snel antwoorden. Sjablonen voor snel antwoorden besparen tijd en moeite doordat agenten met slechts een paar klikken kunnen reageren op vragen. Je kunt snel antwoordsjablonen maken in een paar klikken. Goedkeuring is niet nodig.

Gebruikscases:

Klantenservice

Bedrijven kunnen een WhatsApp Shared Inbox gebruiken om vragen van klanten te beheren, problemen op te lossen en tijdige ondersteuning te bieden via meerdere WhatsApp-nummers.

Verkoop

Verkoopteams kunnen gedeelde inboxen gebruiken om contact te leggen met leads en prospects, het verkoopproces vergemakkelijken en ervoor zorgen dat potentiële klanten snel antwoord krijgen.

Afspraken plannen

Bedrijven in verschillende sectoren, zoals de gezondheidszorg of dienstverleners, kunnen gedeelde inboxen gebruiken om afspraken te plannen en boekingen te beheren.

Je gedeelde inbox van WhatsApp instellen

Je WhatsApp Shared Inbox instellen om meerdere WhatsApp-nummers te beheren is een eenvoudig proces. Hier zijn de eenvoudige stappen om te beginnen:

Registreer een gratis TimelinesAI account.
Nadat je je hebt aangemeld, wordt je gevraagd je WhatsApp-nummer te verbinden door de QR-code te scannen. Je hebt de WhatsApp Business API niet nodig, alles gebeurt in een paar klikken.
Om effectief samen te werken, ga naar de "Team" tab binnen TimelinesAI en nodig je teamleden uit. Elk teamlid kan zijn WhatsApp nummer verbinden.

Zodra deze stappen zijn voltooid, ben je klaar! Je vindt al je chats georganiseerd in de chatlijst. Je hebt ook toegang tot samenwerkingstools om je communicatie te stroomlijnen en je WhatsApp-interacties efficiënt te beheren.

Met deze eenvoudige stappen kun je snel je WhatsApp Shared Inbox instellen en eenvoudig meerdere WhatsApp-nummers beheren.

WhatsApp en CRM integratie

Dankzij de WhatsApp-integratie kunnen zorgaanbieders contact leggen met patiënten op een platform waarmee ze al vertrouwd zijn. Het opent directe communicatiekanalen voor het plannen van afspraken, follow-ups en het verstrekken van gezondheidsgerelateerde informatie.

TimelinesAI biedt met één klik native WhatsApp- en CRM-integraties met de volgende CRM's:

We bieden ook webhooks en openbare API die je helpen om te integreren met andere CRM.

Met behulp van CRM en WhatsApp integratie kun je:

1. Automatisch je WhatsApp-contacten synchroniseren met je CRM

Dankzij automatische synchronisatie kunnen aanbieders van medisch toerisme naadloos communiceren met internationale patiënten via WhatsApp en belangrijke WhatsApp-gegevens opslaan in het CRM.

2. WhatsApp-gesprekken synchroniseren met CRM

Deze functie organiseert patiëntgegevens op een efficiënte manier. Zorgprofessionals hebben toegang tot WhatsApp-gesprekken met patiënten vanuit CRM.

3. WhatsApp-berichten verzenden vanuit het CRM

Met deze functie kun je alle WhatsApp-communicatie beheren vanuit het CRM en hoef je niet te schakelen tussen verschillende apps. Medisch toerisme gaat vaak gepaard met complexe reisroutes, visumvereisten en het maken van afspraken. WhatsApp-integratie met het CRM zorgt ervoor dat patiënten realtime updates en herinneringen ontvangen over hun reisplannen, zodat ze georganiseerd en op schema blijven.

4. Routinetaken automatiseren

Door automatisering zijn er geen handmatige en repetitieve taken meer nodig, waardoor werknemers zich kunnen richten op meer strategische activiteiten met toegevoegde waarde. Deze tijdsbesparing verhoogt de algehele productiviteit.

Je kunt WhatsApp-berichten automatiseren met behulp van TimelinesAI Native WhatsApp en Zapier-integratie, Public API en rechtstreeks vanuit CRM-workflows.

In je WhatsApp- en CRM-integratie heb je de flexibiliteit om verschillende geautomatiseerde berichten te configureren. Hier zijn enkele voorbeelden:

Welkomstberichten kunnen automatisch worden verzonden wanneer een nieuwe lead of contactpersoon wordt toegevoegd aan je CRM. Het is een geweldige manier om potentiële klanten te begroeten, een positieve toon te zetten en je bedrijf aan hen voor te stellen.
Afspraakherinneringen kunnen worden ingesteld om geautomatiseerde WhatsApp-berichten te versturen om afspraken te bevestigen. Dit stroomlijnt het planningsproces en maakt het efficiënter.
Wanneer er een nieuw product of een nieuwe functie wordt uitgebracht, kun je berichten automatiseren om je klanten te informeren. Zo blijven ze op de hoogte van je nieuwste aanbiedingen en verbeteringen.
Automatisering in CRM kan worden geactiveerd door specifieke gebeurtenissen of omstandigheden binnen uw CRM-systeem. Dit betekent dat u berichten kunt configureren die worden verzonden op basis van verschillende CRM-activiteiten of -wijzigingen, waardoor zeer gepersonaliseerde en tijdige communicatie met uw contactpersonen mogelijk wordt.

Verbeterd beheer van patiëntrelaties

In de gezondheidszorg is het opbouwen en onderhouden van sterke relaties met patiënten essentieel. De integratie van WhatsApp en CRM stelt zorgverleners in staat om relaties met patiënten effectief te beheren.

Integratie maakt gepersonaliseerde patiëntencommunicatie mogelijk, waaronder afspraakherinneringen, medicatieschema's en wellnesstips.

CRM-systemen die verbonden zijn met WhatsApp helpen zorgverleners bij het bijhouden van overzichtelijke patiëntendossiers, waardoor de kwaliteit van de zorg verbetert.

Gebruikscases van WhatsApp- en CRM-integratie:

Zorginstellingen hebben dagelijks te maken met belangrijke administratieve taken. De integratie van WhatsApp met CRM-systemen automatiseert veel van deze processen, waardoor de operationele efficiëntie toeneemt.
Geautomatiseerde WhatsApp-berichten die patiënten eraan herinneren hun medicatie in te nemen, helpen hen hun behandelplannen beter te volgen.
WhatsApp kan dienen als een waardevol kanaal voor noodwaarschuwingen en -meldingen.

WhatsApp- en CRM-integratie instellen

CRM en WhatsApp integreren is ongelooflijk eenvoudig en je hoeft geen technisch expert te zijn. Zo eenvoudig is het:

1. Meld u aan voor een gratis TimelinesAI account.

2. Scan de QR-code om je WhatsApp-nummer te verbinden. Het is een snel proces en je hebt de WhatsApp Business API niet nodig.

3. Nodig je teamleden uit via hun e-mailadres.

4. Als je wilt integreren met Zoho, HubSpot, Pipedrive of Monday CRM, ga dan naar het betreffende tabblad en klik op "Verbinden".

5. Voor WhatsApp-integratie met andere CRM's gebruik je onze Webhooks, API of de WhatsApp- en Zapier-integratie.

Dit eenvoudige proces zorgt ervoor dat je je CRM naadloos kunt verbinden met WhatsApp om je communicatie en samenwerking moeiteloos te verbeteren.

We bieden een uitgebreide gratis proefperiode van 10 dagen, zodat je alle functies en voordelen van ons platform kunt verkennen. Of je WhatsApp nu wilt integreren met je CRM of specifieke eisen hebt, onze gebruiksvriendelijke proefperiode stelt je in staat onze oplossing grondig te testen, zodat je zeker weet dat deze perfect aansluit op je behoeften.

Bovendien staat ons toegewijde supportteam altijd klaar om je te helpen met integraties of uitdagingen die je onderweg kunt tegenkomen.